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ESOOP (ECOLE SUPERIEURE D'ORTHOPEDIE ORTHESIE)
- Assistante de direction
BRON
2019 - 2024
Gestion comptable : Elaboration du prévisionnel, préparation et transmission du BPF (bilan Professionnel Financier)Facturation étudiants & organismes de financement, suivi des encaissements,
vérification des factures fournisseurs & intervenants, mise en paiement;
Administratif : Suivi des dossiers de 80 étudiants : inscription, attestations, diplômes… ;
gestion des dossiers de financement : OPCO , POLE EMPLOI, CPF... (conventions, devis, facturation, présentiels…);
constitution des dossiers de référencement (Qualiopi, datadock …);
•Commercial : Information & conseil aux prospects, élaboration des contrats, devis, facturation…; réalisation
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Sncf
- Assistante de Direction
Lyon (69000)
2016 - 2018
Assistante de 3 Directeurs de la DG TER :
- le DRH & de la Transformation;
- le Dr Marketing, de l’Innovation & du Développement ;
- la Dtrice des nouvelles mobilités régionales
Dans le cadre des 2 missions effectuées pour la SNCF, je suis en charge de :
- la gestion complexes des agendas.
- l'organisation des réunions, déplacements (France/étranger), séminaires, la cérémonie de remises des médailles et d'autres évènements internes.
Les achats :
- Enregistrement des commandes dans l'ERP
- Extraction des états des commandes / réceptions (ERP – ORACLE)
- Suivi et relance pour le « pack contractuel » (relancer les chefs de projets pour faire le point sur les commandes / facturations des prestataires - CDS)
- Gestion des stocks de fournitures de bureau pour le service
La gestion du personnel :
- Enregistrement des notes de frais dans Notilus
- Suivi des fiches de mouvements (départs & arrivées du personnel)
Support CGO (Contrôle Gestion Opérationnelle) :
- Analyses et Statistiques (tableaux croisés dynamiques et/ou recherches V) des commandes d'achats, pour :
* évaluer l’avancé des consommés et de la facturation,
* détecter les commandes manquantes,
* vérifier les imputations comptables (selon N° projet ou du Resp. Gestion)
- Préparation des budgets prévisionnels :
* collecte des informations auprès des CDP (chefs de projets) pour évaluer les accostages (reliquats à facturer sur les CDA, la quantité & le montant des CDA à prévoir pour l’année… )
Projet "574"
- Participation à l'organisation du replacement du personnel (selon les spécificités de la tour grande hauteur - ex : taux d'occupation par étage et aux contraintes de services)
- Gestion des plans de bureaux
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GRANDLYON HABITAT
- Assisante de Direction
2015 - 2016
PRESENTATION
Grand Lyon Habitat est un bailleur de logements sociaux implanté à Lyon
ASSISTANAT de la DIRECTRICE D’AGENCE
Mes fonctions principales sont :
- la gestion et l'analyse qualitative des actions menées dans un tableau de bord "Qualibail"
- la mise en page et l’édition du budget
- prise de note et rédaction des comptes rendus lors des réunions cadres.
- la gestion de l'agenda de la Directrice
- la rédaction des divers courriers et mailings destinés aux locataires ou aux autorités locales.
- la gestion des courriers à réception.
- les commandes de fourniture bureautique
Pour la gestion du patrimoine j'effectue :
- la réalisation des plans des nouveaux immeubles avec l'emplacement des logements (ppt)
- la gestion des tableaux récapitulatifs des logements/immeubles
- la mise à jour des cartes de répartitions de secteurs par services et par collaborateurs.
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Orangina Schweppes
- Assistante de Direction
Meyzieu (69330)
2015 - 2016
Assistante du Directeur du site et des membres du Comité de Direction :
- Gérer les réunions et organiser les visites de haut niveau
- Gérer les intérimaires (rechercher les candidats, suivre les contrats, les horaires et la facturation).
- Mettre en place diverses procédures dans le respect des autres services (optimiser les commandes de repas, le suivi de la distribution des EPI, des demandes d'intérimaires etc... )
- Harmoniser l'organisation des dons (interne et externe)
Responsable des Services Généraux :
- Management de l'équipe dédiée au service de la cantine (environ 80 couverts/jour) :
* commande des repas,
* veille à la bonne hygiène des locaux
* supervision de la qualité de service
* élaboration d'un questionnaire de satisfaction etc...
- Gestion des EPI (stock, distribution etc..)
- Mise en place de process pour optimiser le travail de l'équipe :
* formulaire pour optimiser les commandes de repas,
* tableau pour suivre le stock et la distribution des EPI,
* modèle type pour les demandes d'intérimaires,
* Tableau de suivi et proposition pour l'harmonisation et l'organisation des dons (interne et externe etc... )
Assistanat aux ressources humaines :
- Interlocutrice privilégiée avec les agences d'intérim
- la gestion des intérimaires :
* recherche quotidienne d’intérimaires auprès des agences
* le suivi des candidatures
* la gestion des contrats intérimaires,
* la vérification des horaires et transmission à l'agence
* vérification de la facturation.
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Bayer
- CHARGEE DU POLE RESTAURATION
Lyon
2013 - 2014
Superviseur et interlocutrice privilégiée entre Bayer et le prestataire en restauration (2 restaurants d’entreprises (250 et 150 couverts) :
- Veille à :
* la qualité et la diversité des menus
* l’hygiène et la sécurité des locaux
* la satisfaction des adhérents (questionnaire de satisfaction)
- Élaboration des statistiques :
* taux de fréquentation,
* évolution des tarifs
- Élaboration d'études de satisfaction (qualité, quantité, tarif, amabilité, propreté etc...).
- Participation à la rédaction du contrat de service avec le prestataire pour les clauses concernant :
* le développement durable
* les règles d'hygiène
* la diversité des menus
* la qualité des ingrédients
* la traçabilité des achats de marchandises etc...
Contribution à la mise en place de la collecte des déchets.
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Guy Degrenne
- CONSULTANTE / ASSISTANTE DE DIRECTION GENERALE
Bièvres (02860)
2009 - 2013
Assistante du Pt du Directoire, du Secrétaire Général et des Directeur Marketing et Commercial :
- Gestion de l'agenda du Pt du Directoire et du DAF
- Organisation des déplacements
- participation à l'organisation d'évènements (salons)
- Enregistrement des notes de frais
- Tri et rédaction des courriers
- Filtrage des appels téléphoniques
Responsable des Services Généraux :
- Management de l'équipe :
- Organisation de la réfection des locaux (en interne ou en externe selon la nature des travaux à effectuer)
- Suivi des contrats (maintenances, abonnements, assurances, eaux …)
Assistanat Juridique :
- Gestion des 10 polices d'assurances (automobiles, multirisque boutiques, bris de machines, dommages aux biens et pertes d'exploitation, marchandises transportées, missions, RC - Sociale - générale - franchiseurs - mandataires sociaux - dirigeants)
- Suivi des sinistres - en lien avec le service juridique (10 polices).
l'Administratif :
- Élaboration des dossiers de demandes de subventions régionales pour les VIE (Volontariat International en Entreprises)
- Mise en page du rapport financier
- Vérification et mise en approbation des factures fournisseurs
Les Ressources Humaines
- Suivi des absences du personnel
- Gestion des Tickets restaurants :
* Commande
* Distribution
- Gestion des VIE :
* Contact avec UBIFRANCE, enregistrement des offres sur leur site
* Organisation des entretiens collectifs,
* Aide aux démarches administratives (visas, logements, transports etc...),
Le commercial / marketing :
* Calcul du montant des royalties à distribuer aux partenaires selon les clauses du contrat (produit, lieu, % retenu etc... )
* Émission des factures de royalties
* rédaction des courriers aux partenaires
Je calcule et rédige les factures de royalties distribuées à certaines partenaires selon les clauses du contrat en vigueur (produit, lieu, % retenu etc... )
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Sanofi
- ASSISTANTE AUX AFFAIRES REGLEMENTAIRES
Massy (76270)
2005 - 2009
Assistante de 3 rédacteurs médicaux, j'assure :
- la compilation des "rapports techniques en clinique" selon différentes sources (sous les logiciels : Gedclin ; Gresda …)
- l'édition des documents - dans le respect des normes rédactionnelles strictes
- l'organisation des réunions - avec plusieurs sites selon les différentes phases du rapport
- la mise à jour des tableaux récapitulatifs (AMM ou Retrait d’un produit du marché - pruning) et l'enregistrement sur le réseau pour l'équipe
Assistante des chefs de projets réglementaires, je suis en charge de :
- la remontée des informations du Corporate aux filiales et la communication aux divers services mondiaux.
- la mise en forme des documents réglementaires
- l'enregistrement des commandes de GMP (Good Manufacturing Process) , des échantillons, des CPP (Certificat Produit Pharmaceutique) à l'AFSSAPS et autres documents à l'EMEA.
La gestion du personnel (dans"e-temptation") :
- la gestion des absences
- la mise à jour des fiches de mouvement du personnel (changement de site, bureau, services…)
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LIPO FRANCE
- ASSISTANTE de la DIRECTION GENERALE
Les Ulis (91940)
2004 - 2005
Assistant du PDG (Basé aux USA) pour la Société en France:
- Être l'interface privilégiée entre le PDG et les divers interlocuteurs (avocats, comptables, banques et administrations),
- Collaborer au changement de dénomination social de SARL en SAS
- Participer à la réactualisation des CGV
Responsable des achats (hors produits pour la revente)
Responsable des Services Généraux :
- Prendre en charge la création d'un laboratoire dans les locaux et coordonner les divers corps de métiers :
* être le lien avec les entreprises de BTP,
* vérifier la réception des documents (assurances, marchés signés…)
* planifier et réceptionner des travaux,
* veiller aux respect des normes de sécurité (stockage / manipulation de produits dangereux)
* vérifier les factures
- Prendre en charge les dossiers administratifs de l'entreprise (assurances, bail, contrats eaux, Electricité etc...)
- Gérer les sinistres (déclaration assurances du vol avec effraction, inventaire chiffré, réparations etc..)
- Etre responsable du parc automobile
- Réaliser les études comparatives (fournisseurs)
- Produire les statistiques de frais (achat des matières 1ère, transport, stockage, emballage...),
Responsable du Personnel :
- Publier les l'offre d’emploi jusqu'à la DUE,
- Rédiger les contrats de travail et gérer les mutuelles
- Transmettre les éléments de salaire à l'expert comptable puis vérifier les bulletins de paie
- Contacter les agences d'intérim.
- Informer les salariés sur le droit du travail et veiller au respect des contrats
La gestion comptable :
- Déclarer les charges sociales (TVA, IS, URSSAF…)
- Enregistrer les écritures comptables,
- Créer les comptes clients,
- Gérer le budget prévisionnel
- Suivre les échéanciers,
- Relancer les impayés,
- Acheter au meilleur coût les devises
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NILFISK ADVANCE
- ASSISTANTE de la DIRECTION MARKETING & COMMERCIALE
Les Ulis (91940)
2001 - 2004
RESPONSABLE DU SERVICE TELEMARKETING :
- Rédiger les questionnaires produits,
- Élaborer les statistiques des appels (analyser les données -RdV obtenus, docs demandées etc) & identifier le motif des retours,
- Planifier l’emploi du temps de l’équipe,
- Définir les objectifs,
- Calculer les primes selon les objectifs
- Veiller à la bonne image de l'entreprise.
Rédiger le journal interne de la société (collecte, rédaction et édition des informations concernant la vie de l'entreprise.
ASSISTANAT DES DIRECTEURS MARKETING & COMMERCIAL :
- Préparer les dossiers de présentation de réunions, de formations et d'incentives
- Participer à la motivation des ventes (statistiques des meilleurs vendeurs/ventes, remises de diplômes et récompenses)
- Suivre les budgets publicitaire du service,
- Vérifier la traduction des documents en provenance du Danemark.
- Gérer les cadeaux d'entreprises (au personnel et partenaires)
- Organiser des séminaires complexes
- Préparer les dossiers de demandes de sponsoring,
- Mettre à jour la base de données des prospects et clients pour les nouvelles demandes d'adhésions.
- Être l'interface entre les clients et les commerciaux / techniciens
- Informer les clients sur les produits,
- Gérer les réclamations et les litiges,
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MICSYSTEMES
- ASSISTANTE de la DIRECTION
LES ULIS
1999 - 2001
Assistanat du PDG pour ses 7 entreprises dans les domaines suivants :
ADMINISTRATIF :
- Organiser les plannings, réunions & déplacements internationaux
- Gérer les achats bureautiques,
- Etre en lien avec les fournisseurs
- Prendre en charge le déménagement de la société et mettre en place d'une nouvelle implantation des dossiers (Clients, Fournisseurs et Salariés etc...).
COMPTABILITÉ :
- Gérer la comptabilité :
* de la facturation clients à l’encaissement,
* de l’échéancier fournisseurs à la mise en paiement,
* de l’enregistrement des écritures comptables (clients, fournisseurs, OD de salaires etc...) au rapprochement bancaire,
* de la déclaration de TVA à la préparation du bilan et de la liasse fiscale
* transmission des documents au cabinet d'expert comptable
RESSOURCES HUMAINES :
- Gérer le personnel :
* de la publication de l’offre d'emploi à la rédaction des contrats,
* de la DUE à la transmission des éléments de salaires
* de la vérification des bulletins de paie au SDTC
* de l'information juridique sur le droit du travail (en collaboration avec l’expert comptable) à la gestion des litiges
COMMERCIAL :
Suivre les clients :
* de la rédaction des devis à la constitution des dossiers d’appels d’offres puis à l’enregistrement des commandes et au suivi de livraison
* de la facturation au suivi de l'échéancier et à la gestion des litiges.
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Nicolas
- CO-GERANTE
Longjumeau (91160)
1993 - 1998
Développer le CA et faire progresser le panier moyen et le nombre de clients.
RESPONSABLE COMMERCIALE :
- Conseiller les particuliers et les entreprises, élaborer les devis, facturer les clients.
- Agencer les rayons et présenter les vitrines et le plot central pour une meilleure attractivité, en cohérence avec l'emplacement des produits.
- Organiser les inventaires (comptage, saisie, écarts…)
RESPONSABLE DE L'APPROVISIONNEMENT DES STOCKS :
- Gérer les stocks en flux tendus tout en respectant la cohérence de la gamme de produits
- Achalander les rayons en cohésion avec la clientèle et selon les périodes.
- Pointer les bons de livraison et vérifier les stocks physiques
- Vérifier les factures fournisseurs (quantité, prix etc..)
RESPONSABLE DES FLUX MONETAIRES :
- Vérifier et éditer mensuellement la liste des paiements différés, des acomptes et du récapitulatif du livre de caisse.
- Rapprocher mensuellement "l'état de solde" généré par la maison mère de Nicolas (factures, transferts, promotions, prélèvements divers - casse, cadeaux, retours…) et la caisse
- Tenir la caisse (fond de caisse, compte intermagnum, compte emballage, bons de réduction…)
- Effectuer les remises en banque
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INTERTOOL France
- SECRETAIRE ADMIN.
VAULX EN VELIN
1983 - 1993
ASSISTANAT COMMERCIAL :
Renseigner les clients sur les prix et délais des produits
Élaborer les devis (AS 400),
Enregistrer les commandes (AS 400),
Suivre les livraisons et éditer les factures clients
Gérer des litiges.
Classer des dossiers clients.
SECRÉTARIAT
Rédiger les notes de services et autres courriers administratifs et commerciaux.
Gérer les stocks de fourniture bureautique
Mettre en concurrence les fournisseurs et négocier des remises,
Vérifier les livraisons et les factures fournisseurs
