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Alice BAUM

Courbevoie

En résumé

Le secrétariat ? J'y suis entrée par la petite porte et j'en ai franchi peu à peu les différents échelons.
Un métier passionnant, qui se renouvelle sans cesse et qui me donne envie de voir toujours plus loin ce qu'il est possible d'y faire.

Tellement passionnant qu'après l'avoir appris par mes expériences successives, j'ai décidé de le valider par un diplôme. J'ai ainsi obtenu en mars 2015 mon BTS Assistant de Manager par le biais de la VAE.

Le secrétariat (ou assistanat) est un métier au cœur de l'entreprise, qui fait le lien entre ses différents acteurs et représente une vraie valeur ajoutée.

Dynamique, rigoureuse et digne de confiance, polyvalente, créative et persévérante, je suis une assistante de direction moderne et tournée vers l'avenir. Alors n'hésitez pas à me contacter.

Mes compétences :
Secrétariat
Facturation
Gestion d'agenda
Management
Organisation d'évènements
Aide au recrutement
Logistique
Assistanat de direction
Assistanat commercial
Microsoft Office
Microsoft Word
Microsoft PowerPoint
Microsoft Outlook
Microsoft Excel
Lotus Notes/Domino
Adobe Acrobat

Entreprises

  • KPMG - Assistante de direction

    Courbevoie 2010 - maintenant Assistante du directeur de la région Est (Alsace, Lorraine, Champagne-Ardenne) pour l’audit et l’expertise comptable marché national : Gestion de l’agenda et prise de rendez-vous, en accord avec l’associé ; Organisation des déplacements en France et à l’étranger ; Traitement de documents confidentiels en relation avec la gestion de la région (ressources humaines, administration) ; Communication avec les équipes du bureau et de la région : rédaction de notes de service, transmission aux différents groupes dans le respect de la hiérarchie, interface avec l’Associé en charge de l’expertise marché local ; Organisation des réunions de Management Group Audit mensuelles : préparation de l’ordre du jour, prise de note en réunion, rédaction du compte-rendu, suivi des actions postérieures, transmission des supports de réunion

    Manager du secrétariat audit (4 personnes) : Veille à la bonne répartition de la charge de travail et à la priorisation des tâches ; Gestion des plannings, des horaires et des congés ; Interface entre les équipes et le secrétariat : communication et respect des procédures ; Recrutement, formation et suivi des stagiaires secrétariat (niveau bac pro et BTS AM)

    Assistanat de l’équipe audit (60 personnes) : Mise en forme et édition des lettres de mission, des rapports, des lettres d’acceptation de mandat, des propositions de mission, en respect des procédures audit de KPMG et de la législation ; Gestion des déclarations d’activité, des demandes de dérogation ; Traitement du courrier entrant/sortant

    Gestion des locaux : Suivi des stocks et achat des fournitures ; Correspondant informatique et bureautique : gestion du matériel, dépannage, prêt de matériel spécifique, interface avec les services informatiques locaux et nationaux

    Pilotage des événements : Organisation des événements de l'année (3 à 4) ; Organisation des séminaires de Management Group annuels (120 personnes)

  • KPMG - Assistante de direction

    Courbevoie 2008 - 2010 Assistante de deux associés : Gestion des agendas, prise de rendez-vous ; Organisation des déplacements ; Suivi des contrats ; Facturation client ; Rédaction et mise en forme de présentations, rapports, lettres de mission ; Etablissement d’un tableau de bord mensuel sur Excel

    Assistance au recrutement : Prise de rendez-vous avec les candidats ; Accueil des nouveaux collaborateurs : transmission des données aux ressources humaines, accueil du collaborateur et accompagnement dans les démarches administratives

    Assistante d’équipe : Suivi des plannings et des feuilles de temps ; Gestion des fournitures : commande mensuelle auprès des services généraux ; Mise en place et suivi du planning des formations

    Organisation des évènements du bureau : réunions d’équipes bimestrielles ; séminaire annuel du département ; soirées d’équipe

  • ALcontrol - Assistante administrative

    2007 - 2008 Assistanat quotidien : Création du poste : mise en place des procédures d’organisation générale ; Accueil des clients ; Recherche et gestion des fournisseurs ; Assistance aux réunions

    Assistance logistique :Préparation et envoi des échantillons au laboratoire hollandais ; Réception des échantillons clients

    Assistance comptable : Saisie et suivi des contrats sur logiciel spécifique ; Facturation client ; Encaissements (chèques) et suivi et répartition des virements, en lien avec la comptabilité hollandaise ; Relances

    Assistance RH : Achats et suivi des tickets restaurant ; Gestion des données administratives du personnel

    Assistance commerciale : Création d’un questionnaire de satisfaction client ; Suivi et compilation des réponses

  • Moreno Rouby & Associés - Secrétaire polyvalente

    2006 - 2007 Assistanat des associés : Mise en forme et frappe de courriers, mails, proposition de mission

    Assistance administrative : Accueil des clients ; Gestion des mails (boîte unique pour tout le cabinet) ; Traitement du courrier entrant/sortant ; Facturation client : émission, suivi et encaissements ; Gestion des fournitures et de la documentation ; Paiement des fournisseurs (chèques, ordres de virement)

    Assistanat d’équipe : Suivi des plannings et des notes de frais ; Supervision du respect des locaux et de l’organisation interne ; Organisation des déplacements

    Organisation d’un séminaire de 3 jours avec des associés étrangers : Recherche du lieu de réception journée (visites de différents sites), et soirées ; Réaménagement des locaux : tri, classement, archivage, recherche de solutions d’aménagements

  • Assystem - Hôtesse d'accueil

    Courbevoie 2005 - 2006 Assistance administrative : Accueil physique et téléphonique en français et en anglais ; Traitement du courrier entrant/sortant ; Gestion des salles de réunion et des prestations associées (café, restauration) ; Organisation des déplacements

    Gestion des locaux : Suivi et commandes des fournitures ; Gestion des factures fournisseurs ; Gestion des locaux (prestataires externes : électricité, chauffage…)

  • Société Générale - Hôtesse d'accueil

    PARIS 2002 - 2005 Accueil : Accueil des visiteurs en français et en anglais ; Gestion des badges d’accès

    Gestion des salles de réunion : Réservation et suivi du planning des salles ; Mise à disposition du matériel ; Suivi des prestations de restauration

    Assistanat du service logistique : Classement, conseil organisationnel ; Suivi des prestataires extérieurs (ouvriers du bâtiment)

    Management : Supervision des agents de sécurité et veille au respect des consignes et procédures

  • Ecoles Primaire et Maternelle St Laurent - Bischheim - Aide-éducatrice

    1999 - 2002 Bibliothécaire : Gestion des fonds des deux écoles ; Animations autour du livre : heure du conte, apprentissage de la recherche documentaire

    Assistanat : Assistanat des directrices : saisie, classement ; Aide aux activités scolaires

Formations

  • IUT Robert Schuman (Illkirch Graffenstaden)

    Illkirch Graffenstaden 1996 - 1998 option Gestion de l'Information et Documentation

Réseau

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