Institut National du cancer
- Assistante de direction communication
2008 - maintenant– Assistanat de la Directrice : Assistanat classique, gestion de l’agenda, des rendez-vous et des mails. Préparation des dossiers pour le Comité de Direction. Préparation des interventions aux colloques et des déplacements en France et à l’étranger. Coordination d’informations confidentielles. Centralisation de documents et d’informations transversales avec les autres directions. Interface avec la Présidence, la Direction Générale, les ministères et les organismes institutionnels.
– Gestion administrative de la direction : Suivi du budget et préparation du plan d’actions, élaboration des bons de commande, interface avec les fournisseurs, renouvellement et suivi des marchés et des conventions. Suivi des paiements et des litiges avec l’agence comptable.
– Collaboration avec la Responsable presse : Elaboration et envoi hebdomadaire de la revue de presse, contact avec les journalistes, réponse aux demandes d’interviews, organisation des conférences de presse. Suivi des contrats.
– Organisation de colloques et d’actions de communication. Interface avec l’agence de communication et les prestataires, suivi des contrats de location, coordination des intervenants, gestion des inscriptions, organisation des déplacements, centralisation des présentations intervenants. Création d’un répertoire de lieux pour l’ensemble de l’Institut.
– Mise en place du Comité des professionnels de santé et des usagers, analyse des dossiers de candidature, organisation et suivi des réunions et des sujets de réflexion. Elaboration des comptes rendus.
– Contribution à l’élaboration du plan cancer II : organisation des interviews et des déplacements. Gestion du courrier. Collaboration à la relecture finale du rapport remis au Président de la République.
– Management de trois assistantes : planning congés, organisation et gestion des dossiers communs, interface avec les différents départements. Organisation du back up avec les autres Assistantes de Direction durant les absences
Aigle
- Assistante de direction
BOULOGNE BILLANCOURT2004 - 2008ASSISTANTE DIRECTION TEXTILE
– Assistanat de la Directrice Textile : Assistanat classique, gestion d’agenda, des appels téléphoniques et des mails, organisation des réunions internes et externes, mise en place des rétroplannings.
– Elaboration et suivi des documents de collection en collaboration avec les Chefs de Produits.
– Organisation des présentations de collections, défilés, photos presses, catalogue.
– Interface avec l’équipe production textile à Châtellerault et les différents services de l’entreprise.
– Suivi du budget : préparation des documents de suivi, validation et enregistrement des factures.
– Gestion administrative des mannequins : contrats, montant des prestations, règlements.
– Gestion administrative de l’équipe Textile (20 personnes) : Planning des congés, suivi des notes de frais, des contrats, des formations, organisation des déplacements en France et à l’étranger, suivi des besoins informatiques et des appels d’offres.
