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Mairie de Saint Martin de Crau
- Agent des relations publiques et du protocole
2017 - 2017
Sous l’autorité du Maire et du Directeur de Cabinet, j'ai organisé le service des relations publiques :
SERVICE PROTOCOLE - RELATIONS PUBLIQUES
1°) Organiser les réceptions, cérémonies et inaugurations diverses :
- envoyer les cartons d’invitation et suivi des coupons réponses
- réserver le matériel nécessaire
- agencer et installer les salles
- installer et s’assurer du bon fonctionnement de la sono et du matériel informatique
- accueillir les invités lors de diverses manifestations et réceptions
- encadrer les agents de service et assurer avec eux, le service des réceptions
2°) assurer la mise à jour des différents fichiers et répertoires téléphoniques
3°) planifier les réunions dans les salles de la mairie centrale, avec réservation et mise en place du matériel informatique
4°) préparer le budget et le suivre
5°) élaborer avec les autres services concernés les cahiers des charges de la commande publique
6°) gérer les commandes et les stocks divers (apéritifs, objets promotionnels, médailles, gerbes, décoration de salles…)
7°) gérer et livrer les commandes des services
SECRETARIAT
1 °) rédiger et envoyer les courriers divers, les envois en nombre
2°) assister aux réunions aux côtés de l’Elu délégué des Associations Patriotiques
3°) Rédiger des comptes rendus
4°) classer et archiver les dossiers
5°) traiter la rubrique « nouveaux arrivants » sur le site Internet de la Ville
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Mairie de Saint Martin de Crau
- Assistante de direction
2016 - 2017
Sous l'autorité du Directeur général des services (DGS), j'ai assuré des tâches de secrétariat, ainsi que diverses tâches administratives :
- Ouverture et enregistrement du courrier tous les matins
- Réalisation de tâches de secrétariat courantes (accueil du public, travail de frappe, gestion du planning de la DGS, organisation de réunion), enregistrement des fiches de décision
- Archivage, classement et tableau de gestion
- Diffusion du courrier internes (police municipale, Toursime, Communication, Maison des associations, Services techniques...)
- Gestion de dossiers
- Mise à jour de l'organigramme
- Elaborer les registres des actes administratifs
- Mise à jour du Programme Municipal
- Veille documentaire (Gazette des Communes, Journal Officiel)
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CHABOS INC
- Assistante de communication / Marketing
2015 - 2015
- Amélioration des outils marketing de l'entreprise (site web, réseaux sociaux, affiches, livres...)
- Mise en place du CRM Zoho pour faciliter la connaissance des clients et la prospection commerciale (alimentation de la BDD)
- Recherche de clients potentiels, de salons intéressants pour le développement de l'entreprise à l'international
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Mersea Trailers
- Assistante de bureau
2014 - 2014
- Enregistrement des commandes,
- Envoi de devis
- Facturation
- Classification
- Enregistrement des absences du personnel
- Achat de fourniture
- Rapprochement bancaire
- Préparation et envoi des commandes
- Gestion des stocks
- Préparation des bulletins de salaire
- Tri du courrier
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ArcelorMittal
- Assistante communication
2014 - 2014
- Analyse de l'étude de satisfaction des clients du secteur industriel et automobile
- Création et mise à jour de fiche clients
- Organisation de la visite de l'usine de clients français et étrangers (Hôtel, restaurant, salle de réunion, EPI, bus...)
- Création d'un film d'entreprise pour le challenge sécurité.
- Aide à l'organisation des 40 ans de l'entreprise
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ArcelorMittal
- Assistante correspondant clients
2013 - 2013
Gestion des commandes :
- Suivi des expéditions
- Contact avec les affréteurs
- Etat de la situation des commandes clients
- Suivi de la limite de crédit de la clientèle
Satisfaction clients :
- Aide à l’organisation de la visite de l’usine
- Élaboration de fiches clientèle
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Association 'Bureau Voyages' de l'UQAC
- Gérante des Ventes
2012 - 2013
o Gestion de l’association :
- Recherche de nouveaux bénévoles ;
- Formation des membres à leur fonction ;
- Vérification de la comptabilité ;
- Animation d’une réunion hebdomadaire,
- Traitement du courrier.
o Promotions et réalisations de ventes :
- Participations à des salons ;
- Tenue d’une permanence permettant d’accueillir les étudiants et de les informer sur les produits ;
- Enregistrement et encaissement des paiements.
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CIBC
- Assistante polyvalente
2012 - 2012
o Gestion du secrétariat :
- Tenue du standard téléphonique ;
- Accueil des visiteurs ;
- Suivi des bénéficiaires ;
- Etablissement de devis et de factures ;
- Rapprochements bancaires ;
- Aide à l'organisation de séminaires (Recherche d'hôtels, trains...).
o Organisation de l’assemblée générale et du conseil d’administration :
- Création et mise en forme de la convocation ;
- Réalisation de publipostages ;
- Relances téléphoniques ;
- Préparation des comptes annuels...
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CPAM Arles
- Responsable du courrier
2011 - 2011
o Classification du courrier :
- Vérification de la conformité des lettres et du bon remplissage de celles-ci ;
- Élaboration de statistiques ;
- Recherches d'informations manquantes concernant les assurés ;
- Envoi de documents vers d'autres CPAM
o Gestion de l'accueil :
- Appel des assurés,
- Constatation de l’objet de leur venue.
