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Caroline GAUTIER

Paris

En résumé

Forte de mes expériences professionnelles depuis 35 années, j’ai développé une connaissance aiguisée dans l’assistanat d’entreprise me permettant de mettre à profit cette expertise au sein d’une société.
Actuellement en poste en tant qu’assistante au sein de la société Hachette Livre, j’ai comme mission le secrétariat du service Parascolaire. Service comprenant 1 directrice du service, 1 directrice éditoriale, 1 responsable éditoriale, 10 éditeurs, 1 contrôleur de gestion, 1 responsable marketing, 1 chef de produits marketing et 1 maquettiste.
Mon expérience en tant qu'assistante de direction au sein de l’association Val Bio, m'a permis de connaitre le milieu de l'économie sociale et solidaire.
Les 7 années dans la société Clestra en tant qu'"assistante travaux" m’ont permis de renforcer mes connaissances des tâches à effectuer dans le service travaux neufs comprenant une responsable de service et 11 conducteurs de travaux, de l’appel d’offre à la situation de travaux (déclaration des sous-traitants, commandes, facturation….). J’ai ainsi pris en charge l’organisation des plannings pour la bonne coordination des conducteurs de travaux.
Enfin, j’ai apporté pendant 11 ans un support administratif et logistique au service Risk Management du groupe Schlumberger dans l’accomplissement de leurs missions. J’ai ainsi pu intervenir sur des sujets variés en collaboration avec les différentes fonctions opérationnelles et support (achats et moyens généraux, finance, juridique, assurances…). J’ai également pris en charge l’organisation des réunions internes et externes et des déplacements, la rédaction de courriers, de rapports et de comptes rendus de réunions, la préparation de présentations Powerpoint, la création de tableaux de suivi, le classement et l’archivage des dossiers.
D’un naturel enthousiaste, dynamique, rigoureuse, méthodique, autonome et dotée d’un très bon sens relationnel, j’ai pu faire preuve de mes qualités d’adaptation à travers mon parcours professionnel.

Mes compétences :
Outlook
Word et excel avancé
Powerpoint

Entreprises

  • Hachette Livre - Assistante

    Paris 2019 - maintenant Gestion du secrétariat / assistanat au service Parascolaire
    Service comprenant 1 directrice du service, 1 directrice éditoriale, 1 responsable éditoriale, 10 éditeurs, 1 contrôleur de gestion, 1 responsable marketing, 1 chef de produits marketing et 1 maquettiste
  • Val Bio Ile de France - Assistante de Direction

    2014 - 2019 Gestion de l'administratif de l'association Val Bio Ile de France qui a pour but de favoriser le développement de l'agriculture biologique et de l'insertion par l'activité économique (renouvellement des contrats, solde de tout compte, gestion administrative des arrêts de travail, de tableaux de préparation de paye, déclarations aux organismes, comptabilité, mailings, commandes fournisseurs....)
    6 salariés permanents
    30 salariés en insertion
    Gestion d’une centaine d’abonnés aux paniers de légumes biologiques.
  • Clestra Hauserman - Secretaire Travaux Neufs

    Illkirch-Graffenstaden 2006 - 2013 Gestion du secretariat travaux neufs (9 conducteurs de travaux).
    Gestion courante de l'administratif.
    Gestion de la sous traitance :
    - declaration de sous traitance
    - demande des documents legaux
    - Demandes d'agrément de sous-traitants
    - commandes
    - facturation / situations
    - PPSPS
  • Société d'Equipement de la Touraine (SET) - Secrétaire

    2005 - 2006 Secrétariat classique du service.
    Lien avec les entreprises du bâtiment suite aux appels d'offre.
  • Schlumberger - Assistante Risk Management

    Paris 1992 - 2003 Gestion courante (téléphone, accueil visiteurs, gestion du courrier et des mémos, approvisionnement en fournitures diverses, règlement fournisseurs…), maintien de l’organisation administrative, préparations de documents
    Gestion d’agenda, prise de rendez-vous, organisation des réunions (écriture rapide) et des déplacements (nationaux et internationaux)
    Filtrage téléphonique, prise de messages, gestion des commandes.
    Réalisation et mise à jour des modèles de documents, reporting d’activité complet sur Excel, suivi et mise à jour de base de données, création et mise en forme de tableaux de reporting (tableaux croisés dynamiques, macros et fusions, croisement de données chiffrées)
    Gestion administrative des contrats d'assurance.
    Informations internes concernant les assurances « France ».
  • Gec Alsthom - Secretaire service du personnel

    1990 - 1992 -Gestion courante (téléphone, accueil visiteurs, gestion du courrier et des mémos, approvisionnement en fournitures diverses, règlement fournisseurs…), maintien de l’organisation administrative, gestion des plannings des absences et congés, préparations de documents
    -Gestion de la formation individuelle
    -Accueil nouveaux salaries/interimaires
    -Gestion des agences d'interim
  • Cobra Informatique - Secrétaire

    1989 - 1989 Secrétariat d'une SSII à Saint Denis

Formations

Pas de formation renseignée

Réseau