Secrétariat
- Gestion et traitement des appels téléphoniques internes et externes
- Gestion de plannings et agendas
- Organisation et gestion de réunions quotidiennes et internes, des réunions exceptionnelles avec prestations de services, réceptions, missions (France et Etranger), visites
- Rédaction de courriers ou documents (lettre, mail)
- Réception et diffusion des informations internes et externes aux interlocuteurs concernés
- Suivi des demandes de signatures
- Prise de notes en réunions et rédaction de petits comptes rendus
- Frappe, mise en forme de documents (Français, Anglais)
- Conception et réalisation de présentations, de tableaux
- Constitution de dossiers administratifs (appels d’offre, dossiers sensibles,…)
- Enregistrement et gestion des courriers, de documents confidentiels
- Commandes bureautique et informatique
- Accueil visiteurs français ou étrangers, membres des Armées, fournisseurs
- Prise en charge administrative des nouveaux embauchés et des prestataires
- Classement et archivage
Organisation / Communication
- Adaptabilité du secrétariat en binôme
- Coordination avec les autres secrétariats
- Coordination des déménagements avec les Services Généraux
- Recherche d’informations sur internet
- Assurer la communication entre le responsable et son réseau d’interlocuteurs internes et externes
- Correspondante informatique, établissement des demandes diverses (matériel, logiciel,…)
- Organisation, coordination des déplacements (nationaux et internationaux) en interface avec l’agence de voyage et administration les notes de frais
- Interface avec les différents services administratifs, généraux et agence de voyage
- Formation d’une assistante
Gestion / Finance
- Validation de Demandes d’Achat
- Suivi des avis de contravention des collaborateurs
- Commande et gestion des fournitures
- Suivi et mise à jour des Indices
- Mise en place des états de contrôle (suivi des congés, suivi d’avancement, tenue à jour des tableaux de bord) sur Excel
- Prise en charge du renouvellement des prestataires (150 pers) (Recenser les besoins, regrouper et synthétiser les données, suivi des signatures et des commandes)
- Support à l’équipe comptable (numérisation et enregistrement des factures, traitement des factures)
- Sous SAP : établissement de Demande d’Achat, réception de factures sous SAP, saisie de factures pour règlement
- Traitement et suivi des avis de contravention
Logistique
- Gestion des commandes : contrôle des demandes et saisie sous SAP
- Relance des fournisseurs et gestion des litiges
- Reporting de l’état des commandes à la Direction
- Gestion des lignes budgétaires, élaborer les besoins des équipes et définir les priorités en fonction du budget affecté
- Suivi des livraisons : contrôle informatique et physique des marchandises
- Recensement des besoins matériels hardwares et softwares
- Gestion des délais auprès des équipes et des usines
LOGICIELS :
Maitrise : Outlook - Powerpoint - Excel - Word - Internet - PLM2 - Ulysse
Notion : SharePoint - Clarify - SAP
Mes compétences :
Secrétariat
Organisation - Communication
Gestion - Finance
Logistique