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Corinne PIEDELOUP-BENS

MAGNY LES HAMEAUX

En résumé

Secrétariat
- Gestion et traitement des appels téléphoniques internes et externes
- Gestion de plannings et agendas
- Organisation et gestion de réunions quotidiennes et internes, des réunions exceptionnelles avec prestations de services, réceptions, missions (France et Etranger), visites
- Rédaction de courriers ou documents (lettre, mail)
- Réception et diffusion des informations internes et externes aux interlocuteurs concernés
- Suivi des demandes de signatures
- Prise de notes en réunions et rédaction de petits comptes rendus
- Frappe, mise en forme de documents (Français, Anglais)
- Conception et réalisation de présentations, de tableaux
- Constitution de dossiers administratifs (appels d’offre, dossiers sensibles,…)
- Enregistrement et gestion des courriers, de documents confidentiels
- Commandes bureautique et informatique
- Accueil visiteurs français ou étrangers, membres des Armées, fournisseurs
- Prise en charge administrative des nouveaux embauchés et des prestataires
- Classement et archivage


Organisation / Communication
- Adaptabilité du secrétariat en binôme
- Coordination avec les autres secrétariats
- Coordination des déménagements avec les Services Généraux
- Recherche d’informations sur internet
- Assurer la communication entre le responsable et son réseau d’interlocuteurs internes et externes
- Correspondante informatique, établissement des demandes diverses (matériel, logiciel,…)
- Organisation, coordination des déplacements (nationaux et internationaux) en interface avec l’agence de voyage et administration les notes de frais
- Interface avec les différents services administratifs, généraux et agence de voyage
- Formation d’une assistante


Gestion / Finance
- Validation de Demandes d’Achat
- Suivi des avis de contravention des collaborateurs
- Commande et gestion des fournitures
- Suivi et mise à jour des Indices
- Mise en place des états de contrôle (suivi des congés, suivi d’avancement, tenue à jour des tableaux de bord) sur Excel
- Prise en charge du renouvellement des prestataires (150 pers) (Recenser les besoins, regrouper et synthétiser les données, suivi des signatures et des commandes)
- Support à l’équipe comptable (numérisation et enregistrement des factures, traitement des factures)
- Sous SAP : établissement de Demande d’Achat, réception de factures sous SAP, saisie de factures pour règlement
- Traitement et suivi des avis de contravention

Logistique
- Gestion des commandes : contrôle des demandes et saisie sous SAP
- Relance des fournisseurs et gestion des litiges
- Reporting de l’état des commandes à la Direction
- Gestion des lignes budgétaires, élaborer les besoins des équipes et définir les priorités en fonction du budget affecté
- Suivi des livraisons : contrôle informatique et physique des marchandises
- Recensement des besoins matériels hardwares et softwares
- Gestion des délais auprès des équipes et des usines

LOGICIELS :
Maitrise : Outlook - Powerpoint - Excel - Word - Internet - PLM2 - Ulysse
Notion : SharePoint - Clarify - SAP

Mes compétences :
Secrétariat
Organisation - Communication
Gestion - Finance
Logistique

Entreprises

  • Tn International (areva) - ASSISTANTE

    2015 - maintenant
  • AREVA TA (Saclay 91) Groupe AREVA - Assistante du responsable et de l'équipe (40 personnes) d'un projet sensible

    2014 - maintenant Organisation des missions ;
    Gestion d'agenda ;
    Traitement du courrier interne et externe vers la co maîtrise d'ouvrage et DCNS ;
    Organisation de réunions et de séminaires
    Gestion documentaire ;
    Enregistrement sous PLM2 et envoi de documents DR cryptés, liés au projet ;
  • TN International (Montigny le Bretonneux 78) Groupe AREVA - Assistante du Directeur Financier ainsi que du Directeur SI (Systèmes d'Information) et du Directeur

    2011 - 2013  Suivi et gestion des agendas, planning d'activités des managers (6) de la Direction
     Organisation et coordination des réunions et déplacements des managers et des équipes France et Etats-Unis
     Préparation des supports de travail pour les réunions de type REX
     Rédaction du compte rendu de la réunion hebdomadaire Finance et de la réunion bimensuelle des Systèmes d’Information
     Mise en forme des documents liasses fiscales annuelles
     Mise en place et rédaction de la présentation des réunions bi semestrielles entre les assistantes et le Directeur du SI
     Préparation de supports de présentation
     Chargée de l’organisation du séminaire annuel (environ 40 personnes)
     Participation à la mise à jour du SharePoint SI
     Responsable de la restructuration et de l’archivage du répertoire commun
     Mise à jour de l’archivage du service compta pour les années 2007 à 2011
  • Euriware - Assistante de deux départements (AWS (Architecture, Web et Sécurité), AMO) au sein de la Business Di

    Guyancourt 2008 - 2011  Prise en charge administrative des nouvelles personnes de l’équipe (embauché, ou prestataires)
     Suivi des missions en cours (gestion d’un planning)
     Gestion d’une équipe de 140 personnes (missions, congés, feuilles de temps)
     Préparation de la partie administrative des appels d’offre
     Rédaction du récapitulatif des actions du point hebdomadaire et suivi des actions
  • Nortel - Assistante de Direction + Gestionnaire de commandes

    Toronto 2000 - 2007  - Assistante de Direction rattachée au responsable d’un département (+150 personnes)
     Suivi des signatures, des congés et des plannings pour un Directeur et pour son équipe
     Prise en charge du renouvellement de 150 prestataires : recenser les besoins,
     Regrouper et synthétiser les données, suivi des signatures et des commandes
     Organisation et suivi des ordres de missions pour la France ou l’Etranger et gestion des déplacements des Ingénieurs
     Organisation de réunions quotidiennes et internes, des réunions exceptionnelles avec prestations de service
     Prise en charge administrative des nouveaux embauchés et des prestataires de l’équipe
     Interface avec les différents services administratifs, généraux et agence de voyage
     Formation d’une assistante

    - Gestionnaire de commandes, responsable des achats et du suivi de livraisons de produits techniques pour les laboratoires de recherche en téléphonie mobile (technologie GSM et UMTS)
     Gestion des commandes pour les équipes et le partenaire en Inde : contrôle des demandes et saisie sous SAP
     Relance des fournisseurs et gestion des litiges
     Reporting de l’état des commandes à la Direction
     Gestion des lignes budgétaires, élaborer les besoins des équipes et définir les priorités en fonction du budget affecté
     Suivi des livraisons : contrôle informatique et physique des marchandises
     Recensement des besoins matériels hardwares et softwares
     Gestion des délais auprès des équipes et des usines
  • NORTEL MATRA CELLULAR - Secrétaire Technique auprès de 50 ingénieurs ; - Secrétaire opératrice TDT

    1994 - 1999  Réalisation d’un projet d’aménagement de bureaux pour un nouveau site
     Création d’un guide de procédures
     Saisie et mise en forme de divers manuels techniques ou informatiques (Hard. ou Soft.) et de documents internes divers
     Rédaction de formulaires divers auprès des services concernés
  • SOCIETE VIRAGE - Responsable de la comptabilité

    1992 - 1993 Responsable de la comptabilité des litiges clients et des cambriolages (saisie des factures, règlements, gestion budgétaire des charges exceptionnelles)
     Suivi des dossiers « Litige Client » (gestion des réclamations, évaluation des dommages, contacts avec les divers intervenants), constitution des dossiers d’assurance
  • GROUPE MALAKOFF - Assistante commerciale, employée qualifiée, secrétaire

    1991 - 1991 Missions d'intérim : THOMSON - BOUYGUES CHALLENGER - INTEL - SOCOTEC - GROUPE MALAKOFF Assistante commerciale, employée qualifiée, secrétaire

    - Mise en place d'un nouveau programme « Résidence de retraire » (travaux préparatoires, saisie, pointage et contrôle) ;
  • Artimon - Assistante Commercial

    Paris 1989 - 1991 Formation en alternance d'Assistante Commercial dans l'immobilier (Constructeur de Maisons Individuelles) ARTIMON

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