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Orpéa
- Secrétaire Travaux
Puteaux
2019 - maintenant
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CTP MISSIONS
- Assistante administrative et commerciale
2006 - 2018
LETTRE DE RECOMMANDATION.
Gestion administrative et commerciale :
Accueil – standard
Prise de notes et comptes rendus
Création des procédures administratives des différentes actions
Planification/affectation de salles & bureaux
Prise de rendez-vous et suivi
Vérification conformité des planifications de formations longues sur agendas des formatrices (répartitions des heures Centre/entreprise et alternance)
Administration des ventes des actions de formation :
• Enregistrement des entrées sur formation, constitution du dossier administratif des formatrices
• Enregistrement des entrées individuelles, création et mise à jour quotidienne des sessions dans l’Extranet de l’Agefiph
• Déclaration et suivi des stagiaires dans l’Extranet DEFI de l’ASP
• Constitution et suivi des dossiers stagiaires (financements spécifiques Agefiph & demandes de défraiements)
Suivi des prestations d’accompagnement individuelles
Déclaration des accidents de travail/trajet du personnel & stagiaires
Création de l’adresse mail professionnelle et accueil des nouveaux salariés
Bilans de compétences :
• Suivi du tableau préparatoire à l’établissement du bilan pédagogique et financier et du compte-rendu statistique et financier pour la DIRECCTE
Gestion financière :
Suivi financier des conventionnements et prestations individuelles
Alerte des financeurs dès qu’un bon de commande est terminé afin d’accélérer la facturation et paiement à venir
Facturation des actions de formation sur Ciel gestion commerciale
Suivi des règlements, relances
Création et suivi des en-cours
Assistanat de Direction :
Coordination de l’activité de l’équipe,
Proposition de solutions correctives,
Réorganisation/affectation en cas d’absence d’un salarié
Relation avec les financeurs, les entreprises, les institutionnels
Appui RH et comptable durant absences
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Aforp
- Assistante commerciale
Drancy
2003 - 2006
LETTRE DE RECOMMANDATION
Assistanat commercial d’une équipe de 10 commerciaux et du Directeur commercial – secteur Formation Continue
Prise de notes et compte-rendu des réunions hebdomadaires de l’équipe commerciale basée au siège social et réunions mensuelles équipe Ile-de-France (point sur les affaires en cours, entreprises contactées, potentiel de CA, évènementiel à prévoir/à venir)
Administration des ventes des stages de formation continue :
Création des procédures administratives pour les actions spécifiques & process d’utilisation de WinFC (logiciel commun à l’équipe commerciale)
Gestion des ventes des stages inter et intra et actualisation quotidienne des fiches clients sur logiciel WinFC
Montage en amont du dossier administratif et pédagogique pour le formateur
Création et remise aux stagiaires de leur attestation de formation
Facturation, suivi des règlements, rapprochement avec le service comptabilité,
Création et suivi des en-cours, en lien permanent avec la comptabilité
Suivi des dossiers spécifiques (formation diplômante des salariés dans le cadre de financements OPACIF)
Relations commerciales entreprises, inscriptions sur les stages inter
Participation à la création du catalogue FC annuel et plaquettes commerciales (avis, relecture, mailing)
Appui sur secteur Formation initiale :
Statistiques hebdomadaires de suivi des entrées stagiaires en formations diplômantes (du CAP à la licence Pro)
Préparation des salons (salon de l’étudiant, de l’alternance)
Suivi du plan média en collaboration avec le Directeur (prévisionnel financier, étude de faisabilité, graphiques)
Remplacement de l’Assistante de Direction le mercredi
Assistanat du Directeur général et du DRH (courriers, gestion de l’agenda, prise de rendez-vous, accueil des visiteurs)
Réunion mensuelle CE-DP : convocations, prise de notes, rédaction et diffusion du compte rendu
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ACEREP
- Assistante
Roissy Charles de gaulle
1992 - 2003
LETTRE DE RECOMMANDATION
A l’issue de mes 6 mois de formation « Assistante de Gestion informatisée » embauche en CDI :
De 1992 – 1995 : Direction générale & secteur Formation continue
Collecte et suivi de la taxe d’apprentissage
Organisation des élections des partenaires sociaux
Convocation, prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus des réunions mensuelles des directeurs régionaux et de la Direction
Revue de presse hebdomadaire Paris et Franche-comté
Secrétariat du Directeur de secteur
Relation avec les institutionnels
Durant 2 années 1994 - 1995 - service du personnel :
Préparation des bulletins de paie des 156 salariés (CDI, CDD, vacations)
Echanges réguliers avec le service comptable (sous-traitance)
Calcul et règlement des charges sociales
Validation annuelle des données salariales (3 journées au cabinet comptable)
Suivi du personnel : congés, maladie, congés formation, tenue du registre des entrées/sorties, déclaration d’embauche, contrats de travail, éléments liés au solde de tout compte)
De 1995 à 2003, suite à fermeture d’une filiale, affectation en agence :
Gestion administrative & ressources humaines
Création des procédures administratives des différentes actions
Etablissement du bilan pédagogique et financier
Animation de réunions auprès des collègues formateurs : mise en place de procédures de suivis pédagogiques, administratives & financières des différentes actions de formation
Constitution des dossiers de réponse aux appels d’offre, avis/rédaction pour les AO liés aux formations bureautiques & secrétariat
Veille au respect de l’offre proposée par rapport à la mise en place effective des actions
Constitution et suivi des dossiers stagiaires : établissement des contrats d’apprentissage, rémunération ASSEDIC, CNASEA
Constitution de groupes de formation bureautique : réception des salariés/demandeurs d’emploi, passation de tests bureautiques, devis, relation avec les financeurs (entreprises, ANPE, individuels, OPACIF) pour les personnes ne maitrisant pas le clavier, 2 journées de familiarisation avec celui-ci animées par mes soins.
Suivi du personnel : congés, absences maladie, remplacements à prévoir, demande de contrats de travail avec évaluation des heures prévisionnelles + -10%, vérification des heures effectuées
Gestion financière
Création d’outils de gestion sur Excel
En collaboration avec le Directeur : conception du budget prévisionnel année civile N+1 à 6 mois, ajustement de septembre à décembre en fonction du taux de réalisation probable (10% – 50% - 90%)
Calculs mensuels (prévisionnel et réalisé) du chiffre d’affaires par action, de la masse salariale et du temps passé formateur
Déclaration des heures stagiaires sur outil spécifique de la DDTE-FP de Paris (via minitel puis extranet)
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Economat de l'Armée des Forces Françaises
- Caissière & Vendeuse
1989 - 1991
Hôtesse de caisse en libre-service, papeterie et boucherie
Responsable du rayon hygiène beauté : commande, mise en rayon, inventaire
Comptoir de l’Economat de l’Armée des Forces Françaises en Allemagne – Pace de Berlin
Grande distribution
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SEIC
- Secrétaire
Crissey
1985 - 1986
Accueil des clients et standard
Frappe des réponses à appels d’offres
Tirage de plans d’après original calque (développement ammoniaque)
Société d’Etudes Industrielles du Centre SEIC – Bourges (18)
Ingénierie – bureau d’études (infrastructures – bâtiment)
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O'CEDAR
- Ouvrière spécialisée
1984 - 1988
Ouvrière spécialisée & remplacements administratifs
Ouvrière sur chaîne de production
Remplacements et/ou renfort dans les différents services administratifs (accueil/standard, courrier, comptabilités fournisseurs, industrielle) :
Accueil du public
Tri du courrier arrivée/départ, gestion des fournitures, suivi des télex, reliure des documents comptables
Suivi et règlements des factures fournisseurs
Suivi des stocks de matières premières
WHITEHALL O’CEDAR – Saint Florent sur Cher (18)
Production de produits d’entretien et de para-pharmacie
