Delphine AUBRY BAÏTA

En résumé

Entreprises

• Groupe IMS EXPERT - Responsable Administration et Communication

  2015 - maintenant ADMINISTRATIF
  • Assurer la diffusion et l’appropriation des informations et procédures
  • Mettre à jour les tableaux de bord mensuels
  • Elaborer la facturation mensuelle à destination des clients
  • Organiser le suivi et la logistique des réunions internes et externes
  • Organiser le séminaire Groupe à partir d’un cahier des charges et d’un budget
  COMMUNICATION - MARKETING
  • Définir, développer, mettre en place et suivre le budget du plan de communication
  • Concevoir et mettre en place les supports de communication
  • Créer les sites internet et intranet (cahier des charges, rétro planning, appels d’offre, négociation devis)
  • Gérer les sites internet et intranet
  • Intégrer et former les nouveaux collaborateurs
  MANAGEMENT
  • Mettre en place et gérer les priorités
  • Mettre à jour et diffuser le reporting mensuel du service auprès de la Direction
  • Evaluer les performances et fixer les objectifs

• Groupe IMS EXPERT - Assistante de Direction

  2013 - 2015 • Gérer l’agenda et les déplacements de la Direction générale (au national et à l’international)
  • Assurer la diffusion et l’appropriation des informations et des procédures
  • Créer et mettre à jour les tableaux de bord mensuels
  • Mettre en place des outils d'amélioration dans la gestion administrative des équipes (annuaire des équipes, simplification de la gestion du courrier,...)
  • Organiser le suivi et la logistique des réunions internes et externes
  • Organiser le séminaires d’équipe à partir d’un cahier des charges et d’un budget : recherche des fournisseurs (restauration, hébergement, animation), négociation des prix, logistique
  • Soutenir les services transverses et en particulier dans le cadre de surcroît d’activité
  • Etablir les déclarations de créances et les nantissements pour le service juridique
  • Courriers, comptes-rendus de réunion, fournitures de bureau
  • Accueil physique et téléphonique avec filtrage des appels
  • Gérer le courrier entrant et sortant de l'entreprise

• CIBA VISION - Assistante service marketing

  2007 - 2012 ASSISTANAT DE DIRECTION
  • Gérer l’agenda du directeur, des 3 chefs de produits et des 2 chefs de Groupe
  • Gérer les déplacements de l’équipe (au national et à l’international)
  • Assurer la diffusion et l’appropriation des informations et des procédures au sein de l’équipe
  • Interlocutrice privilégiée pour les départements transverses : achats, comptabilité, commercial,…/…
  • Mettre à jour de tableaux de bord (congés – déplacements - suivis budgétaires - suivis de l’activité)
  • Organiser la logistique des réunions internes et externes, des congrès (10/an) et séminaires nationaux (4/an) / internationaux (3/an)
  • Organiser les séminaires d’équipe (2 fois/an) à partir d’un cahier des charges et d’un budget (10K€) : recherche des fournisseurs (restauration, hébergement, animation), négociation des prix, logistique
  • Accueil physique et téléphonique avec filtrage des appels
  • Courrier, comptes-rendus de réunion
  
  ASSISTANAT OPÉRATIONNEL
  • Saisir et suivre les demandes d’achats et bons de commandes via SAP (budget annuel = 5000K€)
  • Suivre les dépenses marketing transverses (500K€) avec anticipation des écarts prévisionnels/réalisés
  • Gérer la logistique et la mise à disposition des outils nécessaires aux 40 commerciaux
  • Plan media (150K€/an): suivi plan média avec les chefs de produits
  • Réaliser le catalogue produits annuel (20K€)
  • Veiller à l’intégration, formation et suivi des stagiaires (3/an)
  

Formations

Réseau

• Audrey LENORMAND

• Christelle LEKLOU

• Guillaume PELLETIER

• Jean-Michel LEFORT

• Julie BEZARD

• Laure STEVE

• Maëlle RICHOMME

• Nathalie BROUSSET

• Véronique LOMBARDO