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GMD
- Assistante au Secrétariat Général
2017 - 2021
(CDI)
- Gestion des fournisseurs : fournitures de bureau, entretien du bâtiment, service informatique, DHL, la poste, les banques etc…
- Préparation et vérification des documents pour la signature du Président
- Préparation des cautions groupe
- Gestion du Sites Internet
- Gestionnaire Téléphonie mobile
- Suivi de divers tableaux : juridique, organigrammes groupe, annuaires divers
- L’organisation de déplacements et de réunions
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Alteca
- Assistante polyvalente
LYON CEDEX
2017 - 2017
(intérim, remplacement de congés)
- réservation des voyages avec l'agence Selectour
- réservations de voitures avec Europcar et réservation d'hôtels
- accueil, standard téléphonique, gestion de courrier entrant et sortant
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LRQA France Lloyd's Register Quality Assurance
- Certification Support Administrator
2015 - 2016
intérim (mai 2015-août 2015) et actuellement en CDD (septembre 2015-novembre 2016)
- Préparation des certificats (livrable client) en suivant les procédures LRQA et en relation avec les auditeurs, les chargés de clientèle, le service technique
- Préparation de certificats dans plusieurs langues en collaboration avec les bureaux LRQA dans le monde
- Mise à jour de bases de données nationales et internationales (FSSC, IFS)
- Suivi de l’évolution des normes, des trames ainsi que les exigences Cofrac et UKAS
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Norbert Dentressangle
- Assistante de Direction
SAINT-VALLIER
2015 - 2015
intérim (1 semaine)
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La Sous-Direction de la Police Technique et Scientifique
- Adjoint Administratif
2013 - 2014
- Gestionnaire de flotte mobile
- Recherche de diverses informations
- Création de tableaux de suivi et synthèse
- Demande de devis et suivi jusqu’à la commande
- Suivi de commandes et livraisons
- Contact avec les fournisseurs sur des questions de facturation
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CH2M HILL
- Admin and Facilities Lead (France)
LYON 3EME
2013 - 2013
(CDD)
Suivi et gestion des contrats avec les fournisseurs
- agence de voyage
- téléphonie mobiles
- Internet
- entretien des bureaux
Ressources Humaines
- mise à jour dossiers du personnel
- médecine de travail
- transmission informations nécessaire sur le bon fonctionnement du bureau
Comptabilité
- budgets prévisionnels (support au Management Team)
- factures courants (traitement, transmission, suivi)
Tout support administratif en relation avec:
- les Services Techniques et Facturation en Pologne
- Comptabilité et Ressources Humaines en Italie
- la Direction Européenne en Angleterre
Standard téléphonique pour CH2M HILL France
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F.N.A.I.R. - Fédération Nationale d'aide aux Insuffisants Rénaux
- Assistante de Direction
2012 - 2013
(CDD)
- Assurer les relations avec les Présidents des associations régionales et avec les diverses instances comme Préfecture, Ministère, ABM etc. (renseigner, faire suivre les informations importantes etc.)
- Assurer l’accueil téléphonique de patients et bénévoles (renseignement, orientation etc.)
- Organiser des manifestations: Conseils d’administrations, Assemblée Générale, Semaine du rein etc.
- Rechercher diverses informations
- Traiter, trier, dispatcher, classer courrier, emails, informations
- Autres
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CH2M HILL Lyon
- Assistante France
2011 - 2012
(intérim)
Gestion de projets
- Mise en forme de rapports et autre documents
- Support à la gestion des budgets : suivi, mise à jour, dépassements
- Suivi des sous-traitants: contrats, facturations
- Traduction de tableaux et documents courts
- Archivage
Assistance au Directeur France pour la mise en place,la gestion et le suivi des contrats avec les fournisseurs de services - banque, téléphonie mobile, location de voiture etc
Assistance à HSE Manager Région pour la diffusion des notes de Sécurité auprès des bureaux en Europe
Comptabilité
- Réception, traitement et suivi des factures et gestion de litiges et problèmes divers: réception de la part des fournisseurs, vérification, transfert à la comptabilité pour paiement
- Support aux Services de Finances (Milan et Pologne) avec les dossiers français
RH
- Traduction des offres d’emploi pour la France
- Mise en ligne/publications des offres sur divers sites web français (apec, monster, emploi-environnement) et gestion de l’espace CH2M HILL sur ces sites.
- Support au suivi des offres pour la France
- Support administrative au HRM pour la prise de fonction des employés France
- Médecine du travail – déclaration des entrées et des départs, prise de RDVs, suivi des résultats et transmission au RH Italie.
Administrative / Autres
- Traitement de courrier et transmission aux services et projets concernés
- Standard téléphonique pour CH2M HILL France
- Recherche d’informations diverses
- Interface entre CH2M HILL France et les fournisseurs de services pour la France
- Organisation de réunions divers – réservation de salles, réservation de l’hôtel et autres arrangements nécessaires
- Gestion des fournitures de bureau
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INTERPOL
- Assistante Projet
2006 - 2010
(CDD)
De juin 2006 à avril 2010 j'ai travaillé principalement sur TACIS Russie: projet de modernisation du Bureau Central National d'INTERPOL à Moscou et 41 sites distants, financé par l’Union Européenne. J’ai aussi participé au lancement de projets similaires.
Mes fonctions d’Assistante Projet m’impliquaient comme relais entre les différents intervenants: au sein d’INTERPOL et avec des prestataires extérieures.
J’assistait le Chef de Projet dans:
-la mise en place et suivi des activités
-les rapports d’évaluation et de progrès
-la publication d’appel d’offre
-le suivi du budget et les révisions budgétaires etc…
Des tâches de secrétariat courant comme la préparation et le suivi des correspondances, l'organisation des réunions, des missions, des événements divers, de la recherche de diverses informations concernant la Russie etc. faisaient partie de mon travail quotidien.
J’ai aussi participé au lancement de projets similaires développés au sein du service. Cela m’a amené, en plus de mon travail, à aider les équipes de ces projets ainsi qu’à former les Attachées Administratives nouvellement recrutées.
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Centre Internationale de Recherche sur le Cancer
- Secrétaire
2005 - 2005
Mission temporaire de 3 mois aux Services Intérieures: tâches de secrétariat courant, accueil physique et téléphonique des fournisseurs et le personnel.
