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EUROPARAT Direktion für Kommunikation
- Personalverwaltung - Finanzen
2007 - 2016
Personalverwaltung:
* Betreuung der Beurteilungen und Zielsetzungen der Angestellten (65 MA);
* Betreuung von Praktikanten (rund 40 Teilnehmer pro Jahr);
* Zentralisierung der Abwesenheiten auf Direktionsebene;
* Selektion und Verwaltung von Bewerbungen;
* Planung und Organisation von Dienstreisen (für Angestellte und Experten) mit dem Reisebüro bzw. in der Verwaltungssoftware für Dienstreisen, Erstellung und Verwaltung von Dienstreiseaufträgen, Erstellung von Anträgen auf Kostenerstattung und Nachverfolgung;
* Zahlungsverpflichtung und Erstattung von Dienstreiseauslagen / Spesen.
Finanzen:
* Zusammenführung der Haushaltsoperationen der unterschiedlichen Referate der Direktion;
* Verwaltung der Unterlagen zur Kostenerstattung (Prüfung der Unterlagen, Erstellung der Zahlungsverpflichtung, Information der Dienststelle und Eintrag in entsprechende Übersichtstabellen), Verwaltung von Rechnungen;
* Inventarverwaltung;
* Verwaltung der mobilen Ausgabegeräte (Iphones, Ipads ...) in Zusammenarbeit mit dem Mobilfunkanbieter;
* Erstellung von Unterlagen im Zusammenhang mit der Einladung von Journalisten, Auslagenerstattung, verwaltungstechnische Nachverfolgung.
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Council of Europe
- Adm Assistant
Strasbourg
2007 - 2016
Human resources duties:
- Establish, maintain, and update files, databases, records, and other documents related to Human Resources (as leaves, special leaves...),
- Develop and maintain data, and perform analyses and calculations in the processing of data for recurring internal reports,
- Organise round table conferences,
- Perform duties of HR Assistant,
- Follow up objectives and appraisals,
- Insure the management of the Directorate's trainees and study visits,
-Prepare and assemble welcome kits for trainees,
- Follow up spontaneous applications;
Support my colleague in preparation of financial files:
- Inventory tracking of assets acquired for the Directorate,
- follow up of journalists reimbursement requests,
- Processed operations in the accounting software (FIMS - Oracle),
- Computer correspondent for the Directorate.
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Council of Europe
- Adm Assistant
Strasbourg
2000 - 2007
Financial Department
Tasks:
- Carried out bank reconciliation activities,
- Payroll clearance,
Experts’ unit:
- verification of travel and accommodation expenses of any person, except agents, travelling at the expense of any budgets of the Organisation, and preparation of reimbursement,
- control of expenditure presented for payment,
- Processed operations in the accounting software (FIMS - Oracle),
- Preparation of transfer orders (for meetings outside Strasbourg) and emissions of cheques for meetings in Strasbourg,
- Monitoring of fund returns: checking bank details and contacts with heads of meetings, and in close relation with the Council of Europe’s bank.
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EUROPARAT - Direktion für Finanzen
- Sektion Sachverständige - Sektion Zahlungen
2000 - 2007
Sektion Sachverständige:
* Prüfung der Reisekosten der im Auftrag der Organisation reisenden Personen, in erster Linie zu Meetings in Strassburg;
* Kontrolle der Regelmäßigkeit der eingeforderten Auslagen;
* Zahlungsanweisung für Meetings in der Finanzsoftware (FIMS - ORACLE);
* Verwaltung der Erstattung der Auslagen von Sachverständigen;
* Beantwortung der Anfragen von Angestellten und Sachverständiger betreffend Erstattungen.
Sektion Zahlungen:
* Verbuchung und Überwachung von Auszahlungen in der Finanzsoftware (FIMS - ORACLE), der alles Angestellten (Teilzeitmitarbeiter);
* Überwachung der Konten externer Dienstleister und der betreffender Bilanzpositionen;
* Bankkontenabstimmung mit dem Konto der Organisation.
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EUROPARAT - Dienststelle Herausgabe und Dokumentation
- Verwaltungsassistentin
1996 - 1999
Verwaltungsassistentin:
* Rechnungsführung der den Dienststellen zugewiesenen Mittel, analytische Buchführung sowie:
* Führung von Statistiken;
* Verteilung und Nachverfolgung von Zahlungsanordnungen. ;
* administrative Verfolgung der Dienststelle an Messen und Ausstellungen;
* administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung und Buchhaltung.
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Council of Europe
- Adm assistant
Strasbourg
1996 - 1999
Documentation and Editing Department
Assistant to the Director + accounting duties:
- Performed general office duties and administrative tasks,
- Provided telephone support,
- Prepared of the Director missions until the claim of mission expenses,
- Prepared orders and payment of invoices,
- Organised meetings,
- Scheduled the Director's appointments,
- Followed budgets and forecasts,
- Monitoring of expenditure commitments.
