L'archivage de vos dossiers papiers vieux documents grâce à la Geide.
Gérer et organiser les archives est une tâche qui s’avère difficile. Les documents en papiers nécessitent une certaines conditions pour maximiser sa durée de vie afin qu’ils ne soient pas détériorés bien trop tôt avant qu’on ne les exploite. Mais avec l’arrivée des nouvelles technologies, l’archivage a évolué, et tout les organismes y trouve sont compte tout en améliorant sa méthodologie et le travail d’équipe tout en gagnant en productivité.
La conservation des archives répond à plusieurs intérêts et mettre un plan de classement permet de ranger et de retrouver vos dossiers rapidement. La Geide favorise cela car elle représente et regroupe toutes les fonctionnalités nécessaires et elle facilite et sécurise vos données et toutes les informations importantes de votre entreprise en termes d’archivage, ce système vous permet de garder les documents et les données essentiels. L’archivage numérique comprend différentes étapes qui sont accessibles en un seul clic et c’est une solution qui n’est pas compliquée à manipuler. Votre espace ne sera plus encombré par de vieux documents, vos archives qui sont de source d’informations vont être bien rangés pour assurer une meilleure utilisation des espaces de stockage et éviter de perdre inutilement de la place donc un gain de place dans vos bureaux. Tous vos documents seront en sécurité avec le système de verrouillage et les entreprises peuvent contrôler et sélectionner les personnes qui y accèdent. Vous pouvez donc classer vos dossiers papiers, toutes vos données importantes en toute sécurité grâce à la Geide car la Gestion Electronique d’Information et de Documents de l’Entreprise est un système assez simple qui permet la gestion complète des documents archivés. Et il vous offre plusieurs avantages.
En outre, vous et vos collaborateurs retrouvent facilement les documents et ses contenus au bon moment grâce à la Geide, elle vous permet de gagner du temps donc plus économique en terme de traitement de données, ce qui montre la facilité d’accès à vos dossiers, elle prend en compte tous les fichiers numériques et les documents numérisés aussi. Vos collaborateurs et vous-même disposent des informations utiles à vos activités en temps réel, c’est un système qui offre une certaine facilité d’accès à l’information pour les exploiter. Vous pouvez donc gérer vos archives dans le temps qui est la durée de conservations et dans l’espace où vous pouvez éliminer et conserver certains documents, vous pouvez donc faire le tri. En plus de cela, grâce à ce système, les organismes voient leur productivité s’améliorer vu que le personnel se concentre sur leur activité principale et ils seront plus efficaces avec des outils performants en gagnant beaucoup plus de temps. Il y a également une réduction du risque des renseignements inexacts, vous pouvez consulter les données et de voir donc toute leur historique par exemple, ceci afin de pouvoir améliorer les méthodologies et d’avoir de bons résultats.
La Geide vous permet de réduire les coûts de la production, de l'exploitation des documents et la recherche des données car ils sont accessibles électroniquement, les entreprises ou les organismes n’ont pas besoin de débourser pour dupliquer ou photocopier les dossiers. C’est une solution efficace. Un archivage numérique est un moyen efficace pour gérer et stocker vos données et il s’adapte à toutes les entités et les entreprises mais aussi bénéfique sur le plan organisationnel et sur le plan économique : gain de temps, gain d’espace, gain économique.
Didier Samy
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