Ged Avocat Et Liberal ARCHIVAGE SECURISE

Trop de papiers, trop de dossiers ? L’archivage est une solution pour les cabinets d'avocats ou d'experts comptables

Quelle galère pour les experts comptables et les cabinets d’avocats face à leurs piles de dossier et de paperasses. En effet, ces supports traditionnels peuvent envahir leur espace de travail à tel point qu’il y en a pleins sur le bureau, sur une table au coin de la salle, sur les étagères, par-ci, par-là…ce qui sera difficile pour eux en fait c’est de devoir rechercher tel ou tel dossier, ou une information importante dans un document de telle date.
Archiver c’est stocker mais aussi sécuriser et rendre la recherche de documents facile et rapide quel que soit leur date à condition également qu’ils soient à disposition de chaque collaborateur. Si on se réfère à un cabinet d’avocat, on estime qu’il pourrait stocker plus de 300 000 dossiers de 100 à 500 pages équivalentes à environ deux millions unités de documents d’archives. A ce point là apparait le besoin imminent de l’ « archivage » consistant à dupliquer des documents ou des données dans un lieu sans risque de disparitions accidentelles. Il existe deux types d’archivage dont l’archivage physique de documents en format papier et l’archivage numérique. Les deux impliquent le sauvegarde des documents mais un point positif en plus pour l’archivage numérique c’est la sécurité de celui-ci. Il est essentiel qu’il soit aussi disponible dans le support de stockage aujourd’hui ou plus tard même après diverses manipulations. Ainsi un expert comptable peut très bien revenir sur un dossier classé grâce à l’archivage numérique et c’est même le plus facile d’utilisation. Le but est donc de préserver l’authenticité, la fiabilité et l’intégrité de ces données. Le fait de pouvoir l’ouvrir, le modifier, le lire même après 10 ans est synonyme de l’accessibilité en temps réel des différents dossiers et documents. Les cabinets d’avocats et les experts comptables ont beaucoup à y gagner car face au service public, ils ont aussi le devoir d’archiver ses dossiers dans la continuité et la transparence.
Pour procéder à l’archivage ou plus précisément pour passer à l’archivage numérique, le marché des logiciels livre des solutions efficaces comme la Ged ou le logiciel de Gestion électronique des documents. Ce dernier présente beaucoup d’avantages au profit des cabinets d’avocats ou des experts comptables car il assure la bonne gestion de leur dossiers mais aussi la sécurité des données : accès limité des utilisateurs, possibilités de détecter des anomalies ou des actions intrusives…Cependant, ce système de l’archivage pérenne n’est à l’abri de certaines menaces comme la dégradation des matériels ou du logiciel, ou la détérioration du format de fichier ou encore un contenu illisible. C’est pour cela qu’il existe toujours des copies vers un support tel que CD et qu’on procède aussi à un rafraichissement de ces archives au bout de 5 ans. Ce sont juste des précautions, la garantie c’est la lisibilité de ces documents dans le temps.
En résumé, l’archivage ayant pour objectif de ranger, classer, organiser jusqu’à sécuriser doit être bien organisée et précise. Un cabinet d’avocat ou un expert comptable ayant chacun un ou plusieurs collaborateurs comme une assistante, donne ainsi l’accès à ses collaborateurs aux informations ou aux dossiers qui leurs sont destinés d’où une bonne organisation de l’entreprise. Cette solution est de plus en plus convoitée actuellement afin de faciliter leurs tâche pour un gain de temps considérable et pourquoi pas, un gain d’espace ?

Didier Samy
ds@expat.org