PARFUMS ULRIC DE VARENS
- Assistante de Direction / Assistante RH
1998 - maintenant
* Encadrement service Accueil/Standard – Management 1 collaboratrice
* Tenue du planning des rendez-vous du Directeur Général,
* Organisation de ses déplacements (location auto, réservation vols ou hôtels),
Assistanat de
* Assistanat du Directeur lors des rendez-vous Fournisseurs, prise en sténo,
Direction
* Préparation des réunions & des dossiers fournisseurs correspondants, pré-négociation en amont avant rencontre avec le D.G.,
* Création de tableaux de bord et rédaction de synthèses ;
* Rédaction et frappe de courriers divers, tenue & présentation du parapheur.
* Gestion du recrutement (annonce, étude des profils, convocation entretien, conduite de l'entretien d'embauche, réponse candidatures),
* Etablissement du contrat de travail et des avenants ;
* Déclarations sociales (DPAE URSSAF, A.T. via Net Entreprise) ;
* Gestion des intérimaires (contrôle contrats, relevés d'heures, Maj Registre du Personnel),
* Gestion du personnel des 2 sites de BERNAY et de PARIS (40 à 80 salariés) : calcul du droit aux congés et suivi, traitement des arrêts et des accidents de travail,
* Tous courriers R.H. en application de la législation et des règles conventionnelles
Gestion du (Consultation régulière du Code Travail, Convention Collective, supports d'information Personnel Lamy social, Internet, Légifrance),
* Montage des dossiers de formation du personnel en relation avec organismes de formation & OPCA (Plan de Formation, DIF puis CPF, Fongécif), saisie des dossiers de prise en charge sur espace Intranet),
* Communication (rédaction de notes de service et d'information), affichage,
* Organisation des élections des Délégués du Personnel et du Comité d'Entreprise
(information par voie d'affichage en respect des délais légaux, organisation du vote
physique et par correspondance, information DIRECCTE),
* Frappe des convocations et des comptes rendus de réunions des Délégués du Personnel,
* Licenciements économiques (procédure individuelle pour - de 10 salariés sur 30 jours : convocation entretien, remise des documents d'aide au reclassement, notification de licenciement, information DIRECCTE),
* Approche pédagogique : formation des stagiaires.
* Maîtrise des outils informatiques WORD, EXCEL, OUTLOOK, POWERPOINT...
* Administratrice de l'interface de gestion des adresses e-mails (création, modification des e- mails, paramétrage des messageries Outlook),
* Formation des collaborateurs à l'utilisation de l'interface d'administration des commandes Internet du site de vente en ligne,
* Création de Gencods EAN et mise en place d'un fichier de référencement partagé.
* Gestion du stock de fournitures de bureau & consommables bureautiques,
Gestion
* Mailing, prospection, passation de commandes, suivi des livraisons et des facturations,
Commerciale &
* Règlement des litiges : relance téléphonique ou écrite, demande d'avoir,
* Etudes de marché : présentation d'études comparatives et statistiques,
* Réception des fournisseurs ;
* Tenue des dossiers d'assurances Entreprise (Multirisques, RC, Automobile, perte
d'exploitation,...) : suivi administratif des polices, des cotisations,
* Tous travaux de saisie et de mise en forme.
* Accueil physique, tenue du standard téléphonique & filtrage des appels,
Accueil &
* Traitement du courrier, répartition, affranchissement & expédition,
Administratif
* Mise à jour des annuaires téléphoniques et documents d'organisation générale
(organigrammes, livret de présentation...),
* Classement & archivage.
Securite * Evaluation des risques par zones de travail pour la rédaction du Document Unique.
