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Haingo RANDRIANANTENAINA

En résumé

La Secrétaire de direction aide le le directeur général en le déchargeant de toutes les tâches administratives. Elle gère l'agenda et joue un rôle d'interface auprès des divers interlocuteurs de son employeur. La Secrétaire de direction est indispensable pour le directeur. Sans elle, pas de réunion, pas de courrier ni de rendez-vous !
Les imprévus, les petits tracas de dernière minute sont monnaie courante, la Secrétaire de direction doit être rapide et efficace.

Entreprises

  • Agrifarm-Agrival - SECRETAIRE DE DIRECTION

    2012 - maintenant Assurer la qualité du secrétariat
    • En réceptionnant et filtrant les appels et les courriers,
    • En constituant, mettant à jour, archivant les dossiers,
    • En suivant les agendas et anticipant les besoins de réservations et la mise en œuvre des actions nécessaires,
    • En organisant les réunions et manifestions en interne ou à l’extérieur,
    • En fournissant une information fiable et régulière au(x) responsable(s) de service(s) et collaborateurs,
    • En veillant à la confidentialité des informations,
    • En analysant les résultats et proposant des voies de progrès.
    Assurer le reporting de la Direction dans le respect des délais
    • En recueillant et compilant les informations des services,
    • En contrôlant la cohérence des éléments fournis,
    • En assurant la diffusion des rapports, compte rendus, dossiers, etc
    • En participant au suivi des actions.
    Assurer un accueil de qualité pour l’entreprise
    • En contrôlant la bonne application des procédures et leur mise à jour,
    • En veillant à la prise en charge de qualité des visiteurs
    • En alertant et participant avec le service sur des améliorations à apporter.
    Assurer le développement des compétences et la motivation des collaborateurs de son équipe
    • En identifiant ou contrôlant l’identification des besoins de formation,
    • En participant à l’élaboration des actions de formation et en contrôlant leur efficacité,
    • En animant et contrôlant l’efficacité de la communication ascendante et descendante pour obtenir l’adhésion à la stratégie et aux projets de l’entreprise et de l’unité,
    • En optimisant ou contrôlant l’optimisation de la délégation et la conduite des entretiens d’évaluation,
    • En élaborant ou contrôlant les propositions de mesures individuelles équitables.
    Garantir l’amélioration de la productivité des collaborateurs de son équipe
    • En organisant et planifiant le travail,
    • En dimensionnant son équipe,
    • En recherchant, proposant et organisant la mise en œuvre de méthodes de travail et d’outils efficaces,
    • En contrôlant l’exigence des objectifs et des plans d’action individuels,
    • En contrôlant les activités et tâches déléguées,
    • Garantir l’élaboration des outils de communication, la diffusion et la qualité de l’information en interne et en externe :
    • En mettant à jour et en vérifiant l’homogénéité de l’information diffusée (intranet, site internet, présentations,…)
    • En diffusant les informations attendues dans les délais.
    Qualités requises
    Les qualités nécessaires pour assurer un poste Secrétaire de direction sont une excellente présentation. Savoir gérer les priorités, avoir de la rigueur, de l’organisation. Savoir travailler de façon autonome, avec une grande discrétion et une totale confidentialité.
    Une maîtrise de l’outil informatique est indispensable. Il faut être polyvalent, réactif, et à l’écoute.
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