ISOFOTON MAROC
- Assistante polyvalente : Assistante de direction, assistante commerciale, assistante formatio
2008 - 2012
• Gestion Administrative (Gestion du personnel) :
• Préparer tous les documents réglementaires liés à la gestion du personnel : contrats de travail, cotisations sociales, attestations …
• Tenue à jour les dossiers individuels administratifs pour chaque salarié, suivi des dossiers médicaux
• Courrier disciplinaires : Avertissement, mise à pied, licenciement,
• Présélection des candidatures et entretien préliminaires,
• Elaboration et suivi de l’ensemble des tableaux de bord sociaux permettant de suivre l’activité du personnel : absentéisme, rémunérations, congés, accidents du travail….
• Rapports mensuels : Suivi des absences, des factures de téléphone portable, des fournitures bureautiques, consommables informatiques, suivi des véhicules (gasoil péage)
• Tenue de la Caisse, et suivi des dépenses (note de frais, déplacement, frais généraux etc.)
• Gestion du secrétariat au quotidien (traitement du courrier (enregistrement et dispatching, gestion des plannings des directeurs, Rédaction de notes et de compte-rendu et de divers courriers
• Traitement des flux d'information entrants et sortants [téléphone (filtrage des appels), courrier, Intranet, extranet, site…];
• Gestion du mobilier de bureau, matériel et fournitures bureautiques [contacts fournisseurs, achats, suivi livraison…];
• Organisation et suivi du classements "papier" et informatique [serveur interne, extranet, site];
• Mise à jour des fichiers d'adresses collectifs (Base de données, répertoire téléphonique)
• Tableaux de bord pour les tâches liées au secrétariat;
• Préparation et organisation de toute la logistique concernant les séminaires (Réservation salle de séminaire, Hôtels, billets d’avion, etc..) ou tout autre manifestation au sein de la société
• Accueil des consultants nationaux et internationaux (réservations d’hôtels, confirmation billets d’avions, mise en place de moyen de transport durant leur séjour)
• Gestion Commerciale : facturation, suivi règlement (recouvrement)
• Envoie de Mailing pour le service commercial
• Suivi des dossiers clients avec la Direction Commerciale
• Création de base de données “revendeurs, architectes, institutions etc… et sa mise à jour régulièrement
• Préparation des Appels d’Offres, dossier administratif, technique et dossier complémentaire
• Recherche & Communication sur Internet et tout autre support de toutes informations nécessaires et utiles au DG et aux différentes directions (DAF, DO, DC)
• Organisation logistique de réunions, de rendez-vous, de journées d'étude;
• Suivi des appels commerciaux (demande de prix)
• Gestion de la Formation : Collaboration au plan de formation avec le cabinet conseil ; préparation du dossier administratif (GIAC, OFPPT), et suivi
• Mise au point du plan de formation avec le cabinet conseil
• préparation des formations (salle, repas, etc ;)
• Préparation et dépôt du dossier financier à l’OFPPT
COMPUCOM
- Assistante polyvalente: Direction, Commerciale, logistique
1996 - 2004
• Restructuration de l’organisation et de la logistique
• Mise en place d’un système de classement et organisation des dossiers clients
• Gestion du secrétariat au quotidien (traitement du courrier, gestion de l’agenda, filtrage d’appels, rédaction de notes et de compte-rendu),accueil des clients
• Coordination entre le DG et le service comptabilité, administratif, et technique
• Préparation des appels d’offres, Devis, consultation et suivi
• Présélection des Candidatures, entretien préliminaire (commerciaux, secrétaires)
• Assurer le respect du règlement intérieur
• Suivi de la trésorerie, recouvrement clients (règlements, impayés)
• Tenue d’un registre pour les traites, les chèques et espèces entrants
• Gestion commerciale, Gestion du Stock + inventaire physique
• Collaboration à la préparation du bilan de fin d’année
• Création, tenue, suivi et mise à jour des dossiers clients et de mailing
• Préparation de réunions en interne, organisation de séminaires et manifestations culturelles diverses
DATACO
- Assistante de direction, assistante commerciale
1990 - 1995
• Gestion du secrétariat au quotidien (traitement du courrier, gestion de l’agenda, filtrage d’appels, rédaction de notes et de compte-rendu),
• Mise en place d’un système de classement
• Restructuration de l’organisation et de la logistique interne
• Gestion commerciale (livraison, facturation, commande) + Gestion de stock,
• Tenue de l’Agenda (répertoire téléphonique) et mise à jour du fichier clientèle
• Préparation des appels d’offres, devis, consultation et suivi
• Contact avec les Fournisseurs
• Préparation et organisation de séminaires et manifestations diverses (foires commerciales)
• Création, tenue et mise à jour du mailing
