BARBIZON
Bras droit et « complice » du directeur, ma principale mission consiste à optimiser la gestion du temps de mon PDG. L’ADD prend les RDV, filtre les visites et les communications téléphoniques, organise les repas d’affaires, prépare les réunions puis rédige les comptes rendus. Je peux également représenter la direction auprès des clients.
Mon rôle
Organiser pratiquement et optimiser les journées d’un ou de plusieurs directeurs qu’ils soient présents dans l’entreprise ou en déplacement. Préparer au maximum les dossiers pour que ces professionnels disposent au plus vite de toutes les informations dont ils ont besoin dans leur rôle de dirigeant.
Mon métier
Le métier de l’ADD se caractérise par une relation très personnalisée avec le ou les cadres auprès de qui je travaille. Il s’exerce dans un climat de confiance où la communication doit être permanente et maîtrisée. Compte tenu du statut de ces cadres et de leurs absences fréquentes, l’ADD assure un relais continu en centralisant puis en sélectionnant par ordre d’importance toutes demandes de consultation les concernant. Je gère pleinement leur agenda pouvant décider de prendre et de déplacer les RDV. Je prends en charge, en cherchant à optimiser, la logistique des déplacements (choix des horaires, des itinéraires, des sites d’hébergement).
Une bonne appréhension des orientations de l’entreprise, une connaissance des priorités définies par les dirigeants du service ainsi qu’une certaine affiliation avec les principales caractéristiques techniques des produits du service, me permettent de déterminer le degré d’urgence de chaque sollicitation et d’anticiper sur les dispositions à prendre au niveau de la préparation des dossiers notamment.
La capacité d’organisation est une dimension essentielle de ce métier car les intérêts économiques importants dépendent d’une transmission rapide et fiable des informations. L’ADD agit selon une intelligence des situations qui lui permettent de déterminer le degré de confidentialité à respecter.
En cas de crise et en absence des dirigeants, je peux avoir à prendre des dispositions provisoires conformes aux intérêts de l’entreprise. Compte tenu de la nature des informations que je gère, des plus courantes au plus stratégiques et de ma relation permanente avec les collaborateurs des cadres que j’assiste, je suis amenée à faire des diagnostics et peux avancer des propositions visant des gains d’efficacité en matière de communication. Souvent je rédige le relevé de décisions ou le compte rendu des réunions de services auxquelles je participe.
L’ensemble de mes activités implique un recours constant aux outils de la bureautique et ce aussi bien en langue française qu’en langue étrangère.
Mes activités s’inscrivent aussi dans un secrétariat courant : traitement du courrier, mise en forme de document, organisation des réunions … dont je peux déléguer une partie quand je travaille avec une collègue secrétaire.
Le poste désigné a atteint un niveau de responsabilités qu’il décharge les cadres environnants de tâches administratives lourdes, de gestion et d’organisation.
Mes compétences :
Distribution
Export
GMS
Grande distribution
International
Logistique
Management
Pas de formation renseignée
