-
SMABTP
- Secrétaire
Paris-15E-Arrondissement
2014 - 2014
Gestion de deux postes en binôme avec une autre collègue à savoir prise en charge par alternance du standard et l'autre demi journée au poste de secrétaire au service affecté. En ce qui me concerne, j'occupais le poste de secrétaire au sein du service contrat et recouvrement.
Dans l'ensemble mes missions consistaient à gérer pour ce qui est du standard l'ouverture du courrier (une centaine par jour) pour lequel il fallait identifier, ce qui prenait énormement de temps et de concentration, accueillir les greffiers de justice pour identifier l'assignation destiné au juriste concerné puis affranchissement des courriers, réception colis etc.... Au contrat : établir et frappe de courriers, constitution d'attestation pour les notaires, d'attestation pour les professionnels du bâtiment au niveau des Qualibats (qualité) de sinistralité (quantité de sinistre pour l'année en cours et sur 5 ans) et attestation pour les commissaires aux comptes. Ensuite je faisais des recherches sur la solvabilité des entreprises, établir les comptes rendus des réunions de services, classement, archivage et commande des fournitures. Enfin, j'effectuais l'envoi de documents pour la mise en contentieux, scanner, fax et gestion de pomme 4 et 5 au niveau commercial pour le suivi et entretien des dossiers clients.
-
DELASTRE & ASSOCIES
- SECRÉTAIRE ACCUEIL/ COMPTABLE FOURNISSEURS
2012 - 2013
Agence immobilière sur Chassieu. Syndic de copropriétés, transactions, locations en immobilier.
Poste d'accueil et réception d'appels téléphoniques. Gestion secrétariat au niveau du courrier (tri, dispatching, frappe et affranchissement), Gestion administrative de dossiers au niveau des convocations d'assemblées générale (mise sous pli et envois). Gestion des fax, recommandés, scanne, gestion des fournitures de bureaux, gestion des agendas et messageries sur Outlook. Responsabilité des relations fournisseurs en comptabilité et commercialement. (saisie de contrats, de factures, devis et règlements), mise à jour des fichiers copropriétaires, locataires, gestion des comptes copropriétaires . Manipulation de l'informatique sur logiciel Aramis.
-
DELASTRE & ASSOCIES
- SECRETAIRE ACCUEIL/COMPTABLE FOURNISSEURS
2012 - 2013
Gestion de l'accueil, du standard, du secrétariat et de la comptabilité fournisseurs.
- Manipulation d'un standard de 5 lignes.
- Gestion courriers (tri,dispatching, frappe et affranchissement).
- Préparation des convocations d'assemblée générale à mettre sous pli.
- Scanne, fax, commande de fournitures de bureau.
- Gestion des agendas et des mails (écrits et envois) sur Outlook.
- Manipulation du logiciel ARAMIS pour les ordres de missions.Création et saisie de contrats, de
factures, de fiches clients et de règlements fournisseurs.
- Au niveau des modalités de l'accueil, réception des appels téléphoniques (sortant et entrant) en conseillant, orientant.
- Prises de rendez-vous de la direction.
-
Groupe GUIGARD " à déposé le bilan"
- ASSISTANTE COMMERCIALE
2011 - 2011
Mission correspondant à la prise en charge d'un portefeuille client destiné aux commerciaux sur le terrain afin d'organiser les déménagements auprès de professionnels (grandes sociétés) souvent mutés au niveau national.
Mes tâches étaient principalement la prise de téléphone en communication avec une clientèle de grand groupe comme carrefour ou EDF à la recherche d'un logement.
Donc constitution dossier de déménagement menant à la préparation du planning du commercial au secteur concerné.
Ensuite établissement de devis + envois.
Reporting des montants facturés.
Classement, archivage.
Relances impayées.
-
Groupe GUIGARD (transporteur déménageur)
- ASSISTANTE COMMERCIALE
2011 - 2011
Groupe GUIGARD,(transporteur déménageur). A déposé le bilan.
Assistante commerciale, gestion des appels téléphoniques afin de constituer des dossiers de déménagements auprès de professionnels en demandent de mutation sur toute la France. (Carrefour, GDF, EDF etc. ....) Reporting, Saisie de fichiers sur logiciel interne afin de constituer et préparer les déménagements pour les commerciaux sur le terrain, gestion des plannings (commerciaux), devis et relances impayées.
-
CIGAC (filiale de GROUPAMA)
- GESTIONNAIRE DE SINISTRE 1er niveau
2011 - 2011
Mission consistant à gérer le courrier de la société (environ plus d'une centaine de lettres par jour) de l'ouverture à la préparation des dossiers destinés à être traités le jour même.
Ensuite ces dossiers sont saisis sur support informatique permettant ainsi aux gestionnaires de sinistre de 2ème niveau de récupérer les données accompagnées du dossier papier.
Frappe de courriers, puis emmenés au service d'affranchissements. Classement traditionnel et archivage sur support informatique en utilisant le logiciel la Ged.
-
CIGAC (filiale de GROUPAMA)
- Gestionnaire de sinistre 1er niveau
2011 - 2011
Société de courtage en assurances.
Gestionnaire du courrier en très grande quantité pour la préparation des dossiers de patients ou de collectivités de communautés de communes (sinistre et production). Tri, constitution de dossiers pour chaque gestionnaire de 2ème niveau, Saisie informatique et dispatching.
-
AZUR TECHNOLOGY (concepteur du logiciel la Ged)
- ASSISTANTE ADMINISTRATIVE / HÔTESSE D'ACCUEIL
2010 - 2010
Mission qui consistant à gérer l'accueil téléphonique et physique.
- Gestion d'un standard de 4 lignes.
- Organisation et préparation des déplacements de la direction ainsi que des commerciaux à travers la France et l'Angleterre.
- Préparation des salles de réunion.
- Frappe de courriers administratifs élaborés par les assistantes commerciales.
- Saisie informatique en option archivage des dossiers administratifs sur support informatique de leur propre logiciel la GED.
- Commandes de fournitures de bureau.
- Affranchissement des courriers ainsi que ceux que je faisais.
- Établissement des devis selon les démarches commerciales apportées et constituées par les assistantes commerciales.
- Envois de colis par transporteurs, relances d'impayés et gestion des tableaux de bord de la direction et des commerciaux.
- Ouverture d'Outlook tous les matins afin de gérer les rendez-vous de la direction, puis gestion des mails pour pouvoir ensuite répondre soit par courrier ou par mail selon les demandes des clients ou de la direction.
-
AZUR TECHNOLOGY
- ASSISTANTE ADMINISTRATIVE/HÔTESSE D'ACCUEIL
2010 - 2010
Société de prestation de services aux entreprises au niveau de la dématérialisation administratif et commerciale. Commercialisation du logiciel LA GED.
Poste à responsabilité au niveau de l'accueil, standard et au niveau administratif. Gestion du courrier (tri, frappe et envoi). Préparation et saisie informatique des devis à envoyer, frappe de courriers en fonction des démarches commerciales effectuées selon les assistante commerciales. Gestion des services généraux pour la direction, les commerciaux en effectuant l'organisation des déplacements, préparation des salles de réunion. Gestion des agendas et des tableaux de bords.Gestion des mails sur Outlook et relances impayées.
-
Berger-Levrault
- ASSISTANTE HOT LINER
Paris
2009 - 2010
Société informatique de services de proximité destiné aux hôpitaux, maison de retraite, et clinique.
Responsable de l'accueil, standard de 5 lignes et hot liner pour prêter main forte aux analyste programmeur et formateur au niveau d'une clientèle ayant besoin d'aide sur des logiciels de paies, administratif et réseau informatique.
-
Berger-Levrault
- ASSISTANTE HOT LINER
Paris
2009 - 2010
Poste stratégique aide aux programmeurs de différents services. C'était un poste très polyvalent, plus de 70 appels par jour entrant venant des hôpitaux, des cliniques et des maisons de retraite etc... Ma Mission au niveau de l'accueil correspondait à la prise en charge du standard (5 lignes), et également de l'accueil physique.
- Gestion du courrier, frappe de courriers en rapport aux notes élaborées par la responsable du service.
- Gestion de reliure de documents destinés aux formateurs et aux programmeurs sur informatique. - Pendant les jours de grande influence je faisais également office de hot liner afin de prêter main forte aux équipes ayant un surplus de travail.
- Prise de notes sur informatique et gestion de messages à l'intention du directeur régional.
Ce fut une société agréable et très professionnelle. J'en garde un très grand souvenir. Je devais être embauchée mais le poste de l'accueil a été supprimé pour une centrale téléphonique sur Toulouse (siège). Merci à monsieur Brunie pour le mal qu'il s'est donné pour me garder.
-
FALK & ROSS
- ASSISTANTE COMMERCIALE
2008 - 2008
Société Allemande, Vente de prête à porter de grandes marques au niveau habillement.
Gestion du téléphone, gestion d'un portefeuille client, gestion des commandes par téléphone sur catalogue papier ou par le site internet. Gestion des devis sur Sage, facturation et gestion des reliquats. Mission de fax, pro-format. Gestion des stocks internet et étranger. Gestion des livraisons et de transport par le biais de GLS. Gestion des plannings et des messageries sur Outlook.
-
FLAK & ROSS
- ASSISTANTE COMMERCIALE
2008 - 2008
Mission d'assistante commerciale comportant à réaliser des ventes par internet ou par le biais d'un catalogue destiné aux professionnels de la confection gérant de magasins.
- Gestion le téléphone au niveau des appels entrant en prenant des commandes de vêtements de luxe ou de sport etc.
- Prises de commandes puis saisies sur un support informatique logiciel Sage.
- Établissement devis en rapport aux commandes clients.
- Vérification pro-format clients.
- Contrôler de l'état des stocks soit en France ou à l'étranger afin de pouvoir préparer ensuite les commandes en fonctions des demandes.
- Si stocks insuffisant le signaler aux clients par mail ou téléphone.
- Vérification des reliquats en fonction des commandes clients se mettant en place.
- Suivi de la cadence de l'approvisionnement.
- Finalisation des commandes + organisation livraison par envoi transporteur GLS.
- Contrôle des bons de commandes, de livraisons, et vérifier si nécessaire les retours en procédant à des avoirs (situation de litige). .
-
Selecta
- OPÉRATRICE DE SAISIES
Paris
2008 - 2008
Mission concernant la saisie de produits alimentaires destinés aux sociétés de distributions comme carrefour, ou des stations d'autoroutes ou pour des grands centres commerciaux.
Société de distributions de cafés, de l'alimentations ou de boissons pour distributeurs commerciales.
-
Selecta
- OPERATRICE DE SAISIE
Paris
2008 - 2008
Mission d’intérim qui consistait à saisir les commandes effectués sur support informatique logiciel AS400. Par moment je prenais également la prise de commandes pour des grandes enseignes ou pour les autoroutes ou les centres commerciaux destinées à approvisionnement de celles-ci.
-
ASSURIMO
- SECRETAIRE ADMINISTRATIVE ET CHARGEE D'ACCUEIL
2008 - 2008
Mission faisant office d'accueil physique mais surtout gestion d'un standard de 12 lignes (plus de 100 appels par jour) destinés aux gestionnaires de différents services d'assurances.
- Ces appels entrants étaient la plupart du temps des particuliers et une agence immobilière Foncia.
- Gestion du courrier en grosse quantité le matin où il fallait procéder à l'ouverture pour être ensuite dispatcher dans les différents portefeuilles des gestionnaires concernés.
- Gestion de fax, vérification des fournitures de bureau.
- Préparation des envois par le logiciel de la poste d'important colis.
- Affranchissement très important de lettres, dossiers etc....à envoyer rapidement (énorme tâche journalière).
- Prise de notes sur le logiciel d'assurance.
- Gestion de recommandés.
-
ASSURIMO
- SECRÉTAIRE ADMINISTRATIVE/ CHARGÉE D'ACCUEIL
2008 - 2008
Responsable de l'accueil et d'un standard de 12 lignes. Gestion des portefeuilles au niveau du courriers lors de la distribution destinés aux gestionnaires de plusieurs secteurs d'activités. Gestion du courrier en très grosses quantités (tri, dispatching, ouvertures et affranchissement). Envois de colis en grosses quantités également, fax, fournitures de bureaux, et recommandés. Gestion des appels à saisir sur logiciel interne aux assurance.
-
QUINSON-FONLUPT
- SECRETAIRE / HÔTESSE D'ACCUEIL
2005 - 2008
Mission au niveau de l'accueil réceptionnant les camions de déchets ultime destinés à un CSDU.
-Vérification du transport en les pesants sur une bascule industriel et électronique récupérer ensuite le poids où il fallait saisir sur un support informatique.
- Gestion du téléphone et saisie informatique des données de pesages rapatriés par le siège. -Quelques courriers à taper.
-
GARAPON MEDICAL
- SECRETAIRE COMMERCIALE
2004 - 2004
Mission consistant à élaborer son propre portefeuille clients au niveau des matériels médicaux destinés aux hôpitaux, laboratoires, cliniques, infirmerie et maisons de retraite.
- Prise de commandes par le biais d'un catalogue.
- Gestion d'un portefeuille client par le procédé de la prospection commercial.
- Gestion des agendas suivant la prise soit même des ces propres contacts.
- Saisies informatique de la journée effectuées sur support informatique Sage.
- Frappe de courriers qui ensuite étaient envoyés avec brochure ou matériels qui étaient à notre disposition en magasin.
- Classement et archivage.
- Gestion du téléphone pour prospection ou pour appels entrant.
- Établissement de devis en fonction des résultats obtenus la journée suivi d'une réalisation de factures suivant les commandes exécutées.
-
CPI Vaise
- Stage
1998 - 1999
* Informatique bureautique et accueil / 9 mois. ;
