Odjo DOSSOU ALPHONSE

Dossou Alphonse ODJO
Assistant Administratif au PADME Bénin

Brève description des activités de mon cahier de charge



1. Gestion des dossiers de crédits

- Certification des dossiers à débourser : Les dossiers venus des bureaux de zone sont réceptionnés, certifiés et transmis à l’informatique. La certification consiste à vérifier que la garantie qui sou tend le crédit demandé est effectivement en chambre forte ou si c’est venu avec le dossier à débourser.

- Traitement des dossiers : les dossiers revenus de l’informatique sont traités puis transmis à la comptabilité qui fait ses nécessaires avant qu’ils ne soient transmis au Chef d’Agence. Ces dossiers revenus du Chef d’agence sont contrôlés puis apprêtés pour les chefs bureau (retrait des contrats puis s’il y a lieu des garanties).

2. Gestion des garanties

- Réception des garanties : les garanties venues des bureaux de zone sont généralement des pièces de terrain. Elles sont réceptionnées selon les critères de recevabilité en vigueur dans l’institution. Elles sont enregistrées et classées dans les boîtes à archive en chambre forte.
- Sorties des garanties : les garanties demandées par le service juridique sont transmises par une fiche à ce service. Celles demandées par les clients pour retrait sont préparées conformément à l’état de compte du crédit auquel cette garantie est liée. Une fiche de retrait est établie et signée par le chef d’agence avant remise au demandeur.
- Enregistrement des garanties au logiciel de gestion des garanties Les garanties des crédits déboursés sont enregistrées dans le logiciel et ensuite dans le registre manuel avant d’être classées dans les boîtes d’archive.

3. Gestion du stock des fournitures

- Cette activité consiste à servir aux bureaux de zone les demandes de fournitures de bureau.
- Je fais l’inventaire périodique (chaque semestre) des immobilisations mises à la disposition de l’agence. Les mouvements sur les immobilisations sont matérialisés et archivés ;

4. Gestion des autres tâches administratives
- Gestion de la caisse des menues dépenses de l’agence. Cela consiste à faire la demande d’approvisionnement des besoins et à acheter les biens ou services dont les besoins sont exprimés;
- Nous réceptionnons les documents administratifs qui viennent de la direction générale et ils sont traités selon les procédures. Il s’agit des notes de service, les fiches, les notes d’information, etc. Nous gérons aussi la caisse des menues dépenses, les fournitures, le stock. Nous suivons aussi les dossiers du personnel et les inventaires.


Dossou Alphonse ODJO
Assistant Administratif.