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Centre Integré Universitaire de Santé et de Services Sociaux
- Agente administrative
2013 - maintenant
: Agente administrative, CL 1 - Direction de la Réadaptation et des Soins Infirmiers, CSSS Cavendish/
* Coordonner les procédures de bureau;
* S'assurer que les délais sont respectés et que les procédures sont suivies;
* Coordonner et planifier les services administratifs : fournitures, formulaires, rassembler des données et gestion de la correspondance (préparer des lettres, des manuels et des rapports périodiques et spéciaux), gestion des avis, agendas et minutes de réunions
* Gestion des programmes de stage éducatifs pour les étudiants en soins infirmiers et les préposés aux bénéficiaires (Rédige et tient à jour le calendrier de présence pour les étudiants stagiaires). En assurer la facturation.
* Soutien administratif à l'équipe de la Direction des Soins infirmiers, au besoin
* Inscription et réservations de salles et d'équipements en lien avec la participation au visioconférences
* Agit comme liaison dans l'hôpital sur demande de la Directrice de Réadaptation
* Transmet de manière appropriée toute information sur les soins infirmiers jugées nécessaires au Directeur de la réadaptation
* Assiste le Directeur de la réadaptation (Gestion du système de suivi de gestion et de reddition de compte - GESTRED) et de l'infirmière chef des soins infirmiers
* Achat d'équipements de soins au besoin à la demande de l'infirmière chef (demande de soumission de divers fournisseurs)
* Vérifie les factures de transport de patients et des factures d'Agences de soins infirmiers
* Responsable des casiers relatifs aux soins infirmiers ;
* Gestion /vérification des factures de la main d'œuvre Indépendante (agence de placement du personnel de santé)
* Élaborer et tenir à jour sur Magistra les horaires de travail décentralisés et en assurer le suivi périodique, en tenant compte des normes et pratiques de gestion, des calendriers de vacances, des absences et de congés fériés, des conventions collectives en vigueur et des ententes locales :
* Complete le relevé de présence pour l'unité des soins (élaboration et affichage des horaires)
* Modifie l'horaire pour la gestion des absences en ASS et CSST avec l'approbation du bureau de santé
* Modifie l'horaire à la demande de l'infirmière chef, des demandes ponctuelles : vacances, congé férié, maladie personnelle, congé sans solde
* Coordonne et prévoit les besoins de céduler le personnel infirmier provenant de l'agence au besoin
* Coordonner et assurer la planification du personnel et les remplacements pendant les vacances et les absences ; Contacter le centre de rappel en cas de besoin, afficher la grille de vacances
* Gestion des demandes de vacances (calendrier des choix et calendriers approuvés)
* Remplir les réquisitions pour le matériel de bureau, l'équipement, les fournitures sous l'approbation de la directrice du département. Vérifier que les heures travaillées soumises sont exactes et soumise dans les délais requis (Mettre à jour les heures budgétisées)
* Assurer une communication efficace, participer à des réunions et transmettre les informations à l'équipe;
* Travailler avec l'équipe RH pour identifier les problèmes de processus internes
* Fournir des rapports, documentation et autres informations relatifs aux ressources humaines
* Créer, communiquer et diffuser des notes et des mémorandums à la demande du directeur du département et du gestionnaire des soins infirmiers.
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Centre de Santé et des Services Sociaux - Cavendish
- Agente administrative
2013 - maintenant
: Agente administrative - Direction de la Réadaptation / Soins Infirmiers
* Coordonner les procédures de bureau;
* s'assurer que les délais sont respectés et que les procédures sont suivies;
* coordonner et planifier les services administratifs relatifs aux fournitures, aux formulaires,
* rassembler des données et préparer des lettres, des manuels et des rapports périodiques et spéciaux.
* Gestion des programmes de stage éducatifs pour les étudiants en infirmerie et les préposés aux Bénéficiaires. En assurer la facturation.
* Gestion des factures de la main d'œuvre Indépendante (agence de placement du personnel de santé)
* Élaborer et tenir à jour sur Magistra les horaires de travail décentralisés et en assurer le suivi périodique, en tenant compte d'une part des quotas établis conjointement par les chefs de programme et les chefs professionnels, des normes et pratiques de gestion, des calendriers de vacances, des absences et de congés fériés, des conventions collectives en vigueur et des ententes locales.
* Coordonner et assurer la planification du personnel et les remplacements pendant les vacances et les absences ; Contacter le centre de rappel en cas de besoin, afficher la grille de vacances
* Concevoir et mettre à jour les horaires de travail ;
* Pourvoir au remplacement des personnes absentes selon la procédure établie
* Tenir à jour la disponibilité émise par le personnel inscrit sur la liste de rappel
* Recevoir et traiter toute l'information relative à la durée des absences
* Remplir les réquisitions pour le matériel de bureau, l'équipement, les fournitures sous l'approbation de la directrice du Département. Vérifier que les heures travaillées soumise par les employés sont exactes et soumise dans les délais requis;
* Assurer une communication efficace, participer à des réunions et transmettre les informations à l'équipe;
* Créer, communiquer et diffuser des notes et des mémorandums à la demande de la Directrice du Département et du Gestionnaire du service infirmier.
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CSSS Cavendish
- Agente administrative
2013 - maintenant
: Agente administrative - Direction de la Réadaptation / Soins Infirmiers
* Coordonner les procédures de bureau;
* s'assurer que les délais sont respectés et que les procédures sont suivies;
* coordonner et planifier les services administratifs relatifs aux fournitures, aux formulaires,
* rassembler des données et préparer des lettres, des manuels et des rapports périodiques et spéciaux.
* Gestion des programmes de stage éducatifs pour les étudiants en soins infirmiers et les préposés aux bénéficiaires; en assurer la facturation.
* Gestion des factures de la main d'œuvre Indépendante (agence de placement du personnel de santé)
* Élaborer et tenir à jour sur Magistra les horaires de travail décentralisés et en assurer le suivi périodique, en tenant compte d'une part des quotas établis conjointement par les chefs de programme et les chefs professionnels, des normes et pratiques de gestion, des calendriers de vacances, des absences et de congés fériés, des conventions collectives en vigueur et des ententes locales.
* Coordonner et assurer la planification des horaires du personnel et les remplacements pendant les vacances et les absences ; Contacter le centre de rappel en cas de besoin, afficher la grille de vacances
* Concevoir et mettre à jour les horaires de travail ;
* Pourvoir au remplacement des personnes absentes selon la procédure établie
* Veiller au maintien des ratios par groupes de personnel (Infirmières, Auxiliaires et Préposés aux bénéficiaires)
* Tenir à jour la disponibilité émise par le personnel inscrit sur la liste de rappel
* Recevoir et traiter toute l'information relative à la durée des absences
* Remplir les réquisitions pour le matériel de bureau, l'équipement, les fournitures sous l'approbation de la directrice du Département. Vérifier que les heures travaillées soumise par les employés sont exactes et soumise dans les délais requis;
* Assurer une communication efficace, participer à des réunions et transmettre les informations à l'équipe;
* Créer, communiquer et diffuser des notes et des mémorandums à la demande de la Directrice du Département et du Gestionnaire du service infirmier.
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hôpital Catherine Booth
- Agente administrative
2013 - 2013
Agente administrative - Programme de Réadaptation
Montréal (QC) -(poste de remplacement - secrétaire médicale) - Mandat pour le compte de l'agence Groom et Associés
Programme des Services de Réadaptation (physiothérapie, ergothérapie, service social, psychologie, soins infirmiers et programme cardiaque)
* Création de carte de traitement pour chaque nouveau patient d'après les renseignements fournis sur la liste de référence.
* Demande de carte d'hôpital des patients au service des admissions.
* Ouverture électroniquement des dossiers/plans de travail des nouveaux patients selon la liste des admissions journalières
* Préparation des dossiers de travail pour les thérapeutes.
* Sur une base quotidienne, mise à jour de la liste des patients à être vus par chaque thérapeute.
* Réception et transfert si nécessaire de tous les appels destinés au service
* Photocopie des formulaires utilisés par les thérapeutes
* Communications téléphoniques avec les patients;
* Tenir à jour la réserve de formulaires du service;
* Effectuer le classement du service;
* Notifier le service de l'entretien lorsque des arrangements particuliers sont requis
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CSSS Cavendish
- Agente administrative
2013 - 2013
Agente administrative - Programme de Réadaptation
Montréal (QC) -(poste de remplacement -
Programme des Services de Réadaptation (physiothérapie, ergothérapie, service social, psychologie, soins infirmiers et programme cardiaque)
* Création de carte de traitement pour chaque nouveau patient d'après les renseignements fournis sur la liste de référence.
* Demande de carte d'hôpital des patients au service des admissions.
* Ouverture électroniquement des dossiers/plans de travail des nouveaux patients selon la liste des admissions journalières
* Préparation des dossiers de travail pour les thérapeutes.
* Sur une base quotidienne, mise à jour de la liste des patients à être vus par chaque thérapeute.
* Réception et transfert si nécessaire de tous les appels destinés au services
* Photocopie des formulaires utilisés par les thérapeutes
* Communications téléphoniques avec les patients;
* Tenir à jour la réserve de formulaires du service;
* Effectuer le classement du service;
* Notifier le service de l'entretien lorsque des arrangements particuliers sont requis
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Programme Famille Enfance Jeunesse
- Secrétaire
2012 - 2012
CSSS Cavendish/CLSC NDG-Direction des Services Généraux et Spécifiques, Montréal (QC) - Mandat pour le compte de l'agence Groom et Associés
* Gestion du courrier (rédaction, distribution, suivi) ;
* Prise d'appels téléphoniques et de messagerie vocale ;
* Enregistrement des absences et vacances/congé, modification des feuilles de temps via MAGISTRA ;
* Distribution des talons de chèques ;
* Gestion de fonds d'urgence : billets d'autobus pour les intervenants, taxi et bons d'achat ;
* Affichage des vacances de poste, prise de service, offre de formation et informations diverses
* Entrée de données (statistique pour infirmières d'agence, création de plages de RDV pour séances de vaccination, ...) dans les logiciel maison (ICLSC)
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CLSC NDG
- Secrétaire Administrative
2012 - 2012
CSSS Cavendish/CLSC NDG-Direction des Services Généraux et Spécifiques, Montréal (QC)
* Gestion du courrier (rédaction, distribution, suivi) ;
* Prise d'appels téléphoniques et de messagerie vocale ;
* Enregistrement des absences et vacances/congé, modification des feuilles de temps via MAGISTRA ;
* Distribution des talons de chèques ;
* Gestion de fonds d'urgence : billets d'autobus pour les intervenants, taxi et bons d'achat ;
* Affichage des vacances de poste, prise de service, offre de formation et informations diverses
* Entrée de données (statistique pour infirmières d'agence, création de plages de RDV pour séances de vaccination, ...) dans les logiciel maison (ICLSC)
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Agence de placement
- Secrétaire -Programme Famille Enfance Jeunesse - CSSS
2012 - 2012
au Programme Famille Enfance Jeunesse - CSSS Cavendish/CLSC NDG-Direction des Services Généraux et Spécifiques, Montréal (QC)
(Intérim pour le compte de l'Agence de placement Groom & Associés
* Gestion du courrier (rédaction, distribution, suivi) au sein du bureau du Chef d'administration de programme
* Prise d'appels téléphoniques et de messagerie vocale ;
* Enregistrement des absences et vacances/congé, modification des feuilles de temps via MAGISTRA ;
* Distribution des talons de chèques ;
* Gestion de fonds d'urgence : billets d'autobus pour les intervenants, taxi et bons d'achat ;
* Affichage des vacances de poste, prise de service, offre de formation et informations diverses
* Entrée de données (statistique pour infirmières d'agence, création de plages de RDV pour séances de vaccination, ...) dans le logiciel maison (ICLSC)
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Agence de placement
- Agente administrative
2012 - 2012
: Agente administrative - Programme de Réadaptation CSSS Cavendish/Hôpital
Catherine Booth, Montréal (QC) - (Intérim pour le compte de l'Agence de placement Groom & Associés)
Programme des Services de Réadaptation (physiothérapie, ergothérapie, service social, psychologie, et programme cardiaque)
* Création de carte de traitement pour chaque nouveau patient d'après les renseignements fournis sur la liste de référence.
* Demande de carte d'hôpital des patients au service des admissions.
* Ouverture électronique des dossiers/plans de travail des nouveaux patients selon la liste des admissions journalières
* Préparation des dossiers de travail pour les thérapeutes.
* Sur une base quotidienne, mise à jour de la liste des patients à être vus par chaque thérapeute.
* Réception et transfert si nécessaire de tous les appels destinés au service
* Photocopie et mise à jour des formulaires utilisés par les thérapeutes
* Communications téléphoniques avec les patients;
* Tenir à jour la réserve de formulaires du service;
* Effectuer le classement du service;
* Notifier le service de l'entretien lorsque des travaux particuliers sont requis
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CSSS Cavendish
- Secrétaire de direction
2012 - 2012
Cavendish/CLSC NDG-Direction des Services Généraux et Spécifiques, Montréal (QC)
Mandat pour le compte de l'agence Groom et Associés
* Fournir un soutien administratif et technique pour la direction et les gestionnaires
* coordonner la circulation de l'information en interne et avec les autres ministères et organismes
* Mettre en place et maintenir des informations manuelles et informatisées
* Vérification de la facturation des organismes privés ;
* Gestion de calendriers (multiple)
* Entrée et gestion de base de données ;
* Effectuer la grande variété d'activités de soutien administratif, qui nécessitent la manipulation d'informations sensibles et confidentielles
* Procéder aux commandes de fournitures pour le bureau ;
* Effectuer le suivi des décisions prises par le supérieur et prendre les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation.
* Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel/équipements et des documents nécessaires.
* Effectuer la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion.
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CSSS Cavendish / CLSC NDSG
- Secrétaire de direction
2012 - 2012
Cavendish/CLSC NDG-Direction des Services Généraux et Spécifiques, Montréal (QC)
* Fournir un soutien administratif et technique pour la direction et les gestionnaires
* coordonner la circulation de l'information en interne et avec les autres ministères et organismes
* Mettre en place et maintenir des informations manuelles et informatisées
* Vérification de la facturation des organismes privés ;
* Gestion de calendriers (multiple)
* Entrée et gestion de base de données ;
* Effectuer la grande variété d'activités de soutien administratif, qui nécessitent la manipulation d'informations sensibles et confidentielles
* Procéder aux commandes de fournitures pour le bureau ;
* Effectuer le suivi des décisions prises par le supérieur et prendre les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation.
* Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel/équipements et des documents nécessaires.
* Effectuer la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion.
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Agence de placement
- Secrétaire de direction
2012 - 2012
Secrétaire de direction - CSSS Cavendish/CLSC NDG-Direction des Services Généraux et Spécifiques, Montréal (QC)
(Intérim pour le compte de l'Agence de placement Groom & Associés
* Fournir un soutien administratif et technique pour la direction et les gestionnaires du département
* Coordonner la circulation de l'information en interne et avec les autres ministères et organismes
* Mettre en place et maintenir des informations manuelles et informatisées
* Vérification de la facturation des organismes privés ;
* Gestion de calendriers/agenda (multiples)
* Entrée et gestion de base de données ;
* Effectuer la grande variété d'activités de soutien administratif, qui nécessitent la manipulation d'informations sensibles et confidentielles
* Procéder aux commandes de fournitures pour l'unité ;
* Effectuer le suivi des décisions prises par le supérieur et prendre les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation.
* Organiser des réunions en émettant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel/équipements et des documents nécessaires.
* Effectuer la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion.
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Agence de placement
- Secrétaire Administrative bilingue
2012 - 2012
CSSS Cavendish/CLSC NDG-Département de la Santé Mental,
(Intérim pour le compte de l'Agence de placement Groom & Associés)
Sous la supervision directe du directeur de la réadaptation et de l'infirmière chef :
* Fournir un soutien administratif et technique pour le personnel et le Chef d'administration de programme
* Déposer des documents, modification et mises à jour ou des formulaires et documents, envoi de fax, photocopies de documents à distribuer, relayer des messages au personnel, soit par courrier électronique, des copies papier ou message téléphonique. Suivi des tâches selon les besoins.
* coordonner la circulation de l'information en interne et avec les autres ministères et organismes
* Réponse téléphonique aux demandes de renseignements ;
* Mettre en place et maintenir des informations manuelles et informatisées, gérer le système de classement
* Mises à jour des formulaires utilisés et s'assurer de la disponibilité des copies pour usage du personnel
* Vérification de la facturation des agences : vérifier la facturation des organismes privés
* Gestion de calendriers (multiple)
* Entrée et gestion de base de données ;
* Relais de messagerie vocale de la boîte aux lettres générale au personnel approprié.
* Aider à la préparation et la planification logistique d'événements divers;
* Assurer la production et la reproduction des documents requis par les superviseurs
* Effectuer la grande variété d'activités de soutien administratif, qui nécessitent la manipulation d'informations sensibles et confidentielles
* Prendre les appels entrants des patients et les renseigner, le tout en offrant un excellent service à la clientèle
* Prendre les messages à l'attention des intervenants et les transmettre
* Entrer les données issues des documents médicaux manuscrits
* Procéder aux commandes de fournitures pour le bureau ;
* Collaborer à la bonne marche du service en colligeant l'information, en présentant sous les formes appropriées les données y relatives et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités.
* Effectuer le suivi des décisions prises par le supérieur et prendre les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation.
* Organiser des réunions en émettant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires.
* Assister aux réunions, prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux
* Effectuer la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers de gestion informatisée.
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CSSS Cavendish
- Secrétaire Administrative bilingue
2012 - 2012
CSSS Cavendish/CLSC NDG-Département de la Santé Mental, Mandat pour le compte de l'agence Groom et Associés
* Fournir un soutien administratif et technique pour le personnel et les gestionnaires
* Déposer des documents, modification et mises à jour ou des formulaires et documents, envoi de fax, photocopies de documents à distribuer, relayer des messages au personnel, soit par courrier électronique, des copies papier ou message téléphonique. Suivi des tâches selon les besoins.
* coordonner la circulation de l'information en interne et avec les autres ministères et organismes
* Réponse téléphonique aux demandes de renseignements ;
* Mettre en place et maintenir des informations manuelles et informatisées, gérer le système de classement
* Mises à jour des formulaires utilisés et s'assurer de la disponibilité des copies pour usage du personnel
* Vérification de la facturation des agences : vérifier la facturation des organismes privés
* Gestion de calendriers (multiple)
* Entrée et gestion de base de données ;
* Relais de messagerie vocale de la boîte aux lettres générale au personnel approprié.
* Aider à la préparation et la planification logistique d'événements divers;
* Assurer la production et la reproduction des documents requis par les superviseurs
* Effectuer la grande variété d'activités de soutien administratif, qui nécessitent la manipulation d'informations sensibles et confidentielles
* Prendre les appels entrants des patients et les renseigner, le tout en offrant un excellent service à la clientèle
* Prendre les messages à l'attention des intervenants et les transmettre
* Entrer les données issues des documents médicaux manuscrits
* Procéder aux commandes de fournitures pour le bureau ;
* Collaborer à la bonne marche du service en colligeant l'information, en présentant sous les formes appropriées les données y relatives et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités.
* Effectuer le suivi des décisions prises par le supérieur et prendre les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation.
* Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires.
* Assister aux réunions, prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux
* Effectuer la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion.
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CSSS Cavendish
- Secrétaire Administrative bilingue
2012 - 2012
CSSS Cavendish/CLSC NDG-Département de la Santé Mental,
* Fournir un soutien administratif et technique pour le personnel et les gestionnaires
* Déposer des documents, modification et mises à jour ou des formulaires et documents, envoi de fax, photocopies de documents à distribuer, relayer des messages au personnel, soit par courrier électronique, des copies papier ou message téléphonique. Suivi des tâches selon les besoins.
* coordonner la circulation de l'information en interne et avec les autres ministères et organismes
* Réponse téléphonique aux demandes de renseignements ;
* Mettre en place et maintenir des informations manuelles et informatisées, gérer le système de classement
* Mises à jour des formulaires utilisés et s'assurer de la disponibilité des copies pour usage du personnel
* Vérification de la facturation des agences : vérifier la facturation des organismes privés
* Gestion de calendriers (multiple)
* Entrée et gestion de base de données ;
* Relais de messagerie vocale de la boîte aux lettres générale au personnel approprié.
* Aider à la préparation et la planification logistique d'événements divers;
* Assurer la production et la reproduction des documents requis par les superviseurs
* Effectuer la grande variété d'activités de soutien administratif, qui nécessitent la manipulation d'informations sensibles et confidentielles
* Prendre les appels entrants des patients et les renseigner, le tout en offrant un excellent service à la clientèle
* Prendre les messages à l'attention des intervenants et les transmettre
* Entrer les données issues des documents médicaux manuscrits
* Procéder aux commandes de fournitures pour le bureau ;
* Collaborer à la bonne marche du service en colligeant l'information, en présentant sous les formes appropriées les données y relatives et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités.
* Effectuer le suivi des décisions prises par le supérieur et prendre les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation.
* Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires.
* Assister aux réunions, prendre note des délibérations, rédiger les procès-verbaux
* Effectuer la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion.
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ONUCI
- Assistante Administrative bilingue
2007 - 2011
* Participer à l'organisation des tests de recrutement du personnel /aider à sélectionner et à évaluer les candidats et vérifier les références
* Assister lors de la classification de poste, des descriptions de travail effectuer les recherches nécessaires à cette fin
* Préparer les rapports et les fiches de présence mensuelle du personnel de la section Préparer et soumettre les demandes de congés
* Coordonner le programme d'évaluation des performances des employés
* Préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance,
* Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes
* Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions du superviseur et des chefs d'unité
* Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages
* Formuler et mettre en œuvre les modes de fonctionnement du bureau
* Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente
* Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions ;
* Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires
* Coordonner les politiques et procédures administratives
* Exécuter des recherches, compiler des données et préparer des documents qui seront étudiés et présentés par les cadres supérieurs,
* Coordonner les procédures de bureau et étudier, évaluer et appliquer de nouvelles méthodes de travail
* S'assurer que les délais sont respectés et que les procédures sont suivies
* Coordonner et planifier les services administratifs ;
* Rassembler des données et préparer des lettres, des rapports périodiques et spéciaux
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ONUCI (Organisation des Nations Unies pour la Cote d'Ivoire)
- Assistante Administrative bilingue - Approvisionnement
2007 - 2011
Sous la supervision directe du chef de département :
* Participer à l'organisation des tests de recrutement du personnel /aider à sélectionner et à évaluer les candidats et vérifier les références
* Assister lors de la classification de poste, des descriptions de travail effectuer les recherches nécessaires à cette fin
* Préparer les rapports et les fiches de présence mensuelle du personnel de la section Préparer et soumettre les demandes de congés
* Coordonner le programme d'évaluation des performances des employés
* Préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance,
* Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes
* Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions du superviseur et des chefs d'unités
* Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages
* Formuler et mettre en œuvre les modes de fonctionnement du bureau
* Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente
* Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions ;
* Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires
* Coordonner les politiques et procédures administratives
* Exécuter des recherches, compiler des données et préparer des documents qui seront étudiés et présentés par les cadres supérieurs,
* Coordonner les procédures de bureau et étudier, évaluer et appliquer de nouvelles méthodes de travail
* S'assurer que les délais sont respectés et que les procédures sont suivies
* Coordonner et planifier les services administratifs ;
* Rassembler des données et préparer des lettres, des rapports périodiques et spéciaux ;
* Secrétaire du comité paritaire `'carburant''
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ONUCI
- Assistante Administrative bilingue
2007 - 2011
* Participer à l'organisation des tests de recrutement du personnel /aider à sélectionner et à évaluer les candidats et vérifier les références
* Assister lors de la classification de poste, des descriptions de travail effectuer les recherches nécessaires à cette fin
* Préparer les rapports et les fiches de présence mensuelle du personnel de la section Préparer et soumettre les demandes de congés
* Coordonner le programme d'évaluation des performances des employés
* Préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance,
* Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes
* Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions du superviseur et des chefs d'unité
* Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages
* Formuler et mettre en œuvre les modes de fonctionnement du bureau
* Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente
* Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions ;
* Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires
* Coordonner les politiques et procédures administratives
* Exécuter des recherches, compiler des données et préparer des documents qui seront étudiés et présentés par les cadres supérieurs,
* Coordonner les procédures de bureau et étudier, évaluer et appliquer de nouvelles méthodes de travail
* S'assurer que les délais sont respectés et que les procédures sont suivies
* Coordonner et planifier les services administratifs ;
* Rassembler des données et préparer des lettres, des rapports périodiques et spéciaux
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CNTS
- Secrétaire de Direction bilingue
2006 - 2007
CNTS/PEPFAR/PRRSTS (Centre National de Transfusion Sanguine)
* Traiter les demandes, les bons de commande et autres formulaires et documents conformément aux méthodes, aux lignes directrices et aux calendriers établis accueillir la clientèle
* Commander les fournitures et matériel de bureau, en tenir l'inventaire et renouveler le stock au besoin
* Assurer le bon fonctionnement de l'équipement et du matériel de bureau, et voir à leur entretien et à leur réparation
* Préparer, saisir, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations
* Tri du courrier et diffusion des informations, gestion de la messagerie établir et tenir des systèmes de classement des dossiers
* Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions préparer et consigner les procès-verbaux des réunions
* Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires
* Compiler, s'il y a lieu, des données et d'autres renseignements, et effectuer, si nécessaire, des recherches
* Coordonner les politiques et procédures administratives (s'assurer que les délais sont respectés et que les procédures sont suivies
* Suivre le tableau de bord pour les délais de renouvellement des engagements avec les partenaires
* Gérer le personnel (les absences) ;
* Etre responsables, s'il y a lieu, de certaines tâches comptables (tenue de la petite caisse)
* S'assurer que toutes les dépenses et entrées de caisse sont correctement documentées et enregistrées dans le système en place, Etablir régulièrement les rapports de dépenses à soumettre à la validation du coordonnateur des finances,
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CNTS
- Secrétaire de Direction bilingue
2006 - 2007
CNTS/PEPFAR/PRRSTS (Centre National de Transfusion Sanguine)
* Traiter les demandes, les bons de commande et autres formulaires et documents conformément aux méthodes, aux lignes directrices et aux calendriers établis accueillir la clientèle
* Commander les fournitures et matériel de bureau, en tenir l'inventaire et renouveler le stock au besoin
* Assurer le bon fonctionnement de l'équipement et du matériel de bureau, et voir à leur entretien et à leur réparation
* Préparer, saisir, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations
* Tri du courrier et diffusion des informations, gestion de la messagerie établir et tenir des systèmes de classement des dossiers
* Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions préparer et consigner les procès-verbaux des réunions
* Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires
* Compiler, s'il y a lieu, des données et d'autres renseignements, et effectuer, si nécessaire, des recherches
* Coordonner les politiques et procédures administratives (s'assurer que les délais sont respectés et que les procédures sont suivies
* Suivre le tableau de bord pour les délais de renouvellement des engagements avec les partenaires
* Gérer le personnel (les absences) ;
* Être responsable, s'il y a lieu, de certaines tâches comptables (tenue de la petite caisse)
* S'assurer que toutes les dépenses et entrées de caisse sont correctement documentées et enregistrées dans le système en place, Etablir régulièrement les rapports de dépenses à soumettre à la validation du coordonnateur des finances.
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CNTS (CentreCentre National de Transfusion Sanguine)
- Secrétaire de Direction bilingue
2006 - 2007
: CNTS/PEPFAR/PRRSTS (Centre National de Transfusion Sanguine)
Sous la supervision du directeur de projet et du coordonnateur administratif et financier :
* Traiter les demandes, les bons de commande et autres formulaires et documents conformément aux méthodes, aux lignes directrices et aux calendriers établis accueillir la clientèle
* Commander les fournitures et matériel de bureau, en tenir l'inventaire et renouveler le stock au besoin
* Assurer le bon fonctionnement de l'équipement et du matériel de bureau, et voir à leur entretien et à leur réparation
* Préparer, saisir, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations
* Tri du courrier et diffusion des informations, gestion de la messagerie établir et tenir des systèmes de classement des dossiers
* Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions préparer et consigner les procès-verbaux des réunions
* Organiser les voyages et ateliers; faire les réservations nécessaires
* Compiler, s'il y a lieu, des données et d'autres renseignements, et effectuer, si nécessaire, des recherches
* Coordonner les politiques et procédures administratives (s'assurer que les délais sont respectés et que les procédures sont suivies
* Suivre le tableau de bord pour les délais de renouvellement des engagements avec les partenaires
* Gérer le personnel (les absences) ;
* Être responsables, s'il y a lieu, de certaines tâches comptables (tenue de la petite caisse)
* S'assurer que toutes les dépenses et entrées de caisse sont correctement documentées et enregistrées dans le système en place,
* Établir régulièrement les rapports de dépenses à soumettre à la validation du coordonnateur des finances,
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Internationale du Travail
- Secrétaire Principale bilingue / Unité Régionale des Ressources Humaines
2001 - maintenant
* Assister le dans les procédures de recrutements du personnel jusqu'à la prise de fonction du candidat sélectionné
* Assister dans la rédaction des contrats, offre d'emploi, document administratif relatif aux ressources humaines
* Assister dans la mise à jour de fichiers informatisés de gestion des ressources humaines (vérification/contrôle du changement de statut matrimonial du personnel, procédure de séparation....)
* Assister dans la gestion des cartes de congé du personnel
* Coordonner les démarches de fin d'emploi ;
* Déterminer l'admissibilité aux avantages, prendre les dispositions nécessaires pour la formation du personnel
* Prendre des dispositions en vue d'annoncer ou d'afficher les postes vacants,
* Mettre à jour l'information sur les ressources humaines et les systèmes connexes de gestion de dossiers
* Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions ;
* Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires
* Compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, et effectuer, si nécessaire, des recherches
* Surveiller et former, s'il y a lieu, d'autres employés en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants.
* Coordonner les politiques et procédures administratives
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Bureau International du Travail
- Secrétaire Principale bilingue / Unité Régionale des Ressources Humaines
2001 - 2005
* Assister le dans les procédures de recrutements du personnel jusqu'à la prise de fonction du candidat sélectionné
* Assister dans la rédaction des contrats, offre d'emploi, document administratif relatif aux ressources humaines
* Assister dans la mise à jour de fichiers informatisés de gestion des ressources humaines (vérification/contrôle du changement de statut matrimonial du personnel, procédure de séparation....)
* Assister dans la gestion des cartes de congé du personnel
* Coordonner les démarches de fin d'emploi ;
* Déterminer l'admissibilité aux avantages, prendre les dispositions nécessaires pour la formation du personnel
* Prendre des dispositions en vue d'annoncer ou d'afficher les postes vacants,
* Mettre à jour l'information sur les ressources humaines et les systèmes connexes de gestion de dossiers
* Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions ;
* Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires
* Compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, et effectuer, si nécessaire, des recherches
* Surveiller et former, s'il y a lieu, d'autres employés en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants.
* Coordonner les politiques et procédures administratives
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Bureau Internationale du Travail (Bureau Régional Afrique)
- Secrétaire Principale bilingue / Unité Régionale des Ressources Humaines
2001 - maintenant
Sous la supervision directe du chef des ressources humaines :
* Assister le chef d'unité et les assistants aux ressources humaines dans les procédures de recrutements du personnel jusqu'à la prise de fonction du candidat sélectionné
* Assister dans la rédaction des contrats, offre d'emploi, document administratif relatif aux ressources humaines
* Effectuer les ouvertures et les fermetures des dossiers employés
* Assister dans la mise à jour de fichiers informatisés de gestion des ressources humaines (vérification/contrôle du changement de statut matrimonial du personnel, procédure de séparation....)
* Assister dans la gestion des cartes de congé du personnel
* Coordonner les démarches de fin d'emploi ;
* Déterminer l'admissibilité aux avantages, prendre les dispositions nécessaires pour la formation du personnel
* Prendre des dispositions en vue d'annoncer ou d'afficher les postes vacants,
* Mettre à jour l'information sur les ressources humaines et les systèmes connexes de gestion de dossiers
* Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions ;
* Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires
* Compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, et effectuer, si nécessaire, des recherches
* Surveiller et former, s'il y a lieu, d'autres employés en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants.
* Coordonner les politiques et procédures administratives
* Archivage des dossiers administratifs ;
* Produire et mettre à jour divers rapports, formulaires et statistiques en matière ressources humaines ;
* Supporter les gestionnaires dans divers dossiers RH
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CARGILL-MICAO (Moulins Ivoiriens du Cacao)
- Secrétaire bilingue
2001 - 2001
Sous la supervision directe du directeur technique de l'usine :
* Ouvrir et distribuer le courrier postal et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes
* Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages
* Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires
* Gérer les commandes de matériel et fournitures (suivi, facturations et règlements, gestion documentaire des commandes exports et envoi de documentation à la comptabilité)
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CARGILL-MICAO (Moulins Ivoiriens du Cacao)
- Secrétaire bilingue
2001 - 2001
* Ouvrir et distribuer le courrier postal et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes
* Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages
* Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires
* Gérer les commandes (suivi, facturations et règlements, gestion documentaire des commandes exports et envoi de documentation a la comptabilité)
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CARGILL-MICAO (Moulins Ivoiriens du Cacao)
- Secrétaire bilingue
2001 - 2001
* Ouvrir et distribuer le courrier postal et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes
* Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages
* Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires
* Gérer les commandes (suivi, facturations et règlements, gestion documentaire des commandes exports et envoi de documentation a la comptabilité)
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ANGLOGOLD West Africa
- Secrétaire & Assistante de direction bilingue
1998 - 2000
* Gestion de la correspondance, des bons de commande, factures,
* Etablir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information
* Formuler et mettre en œuvre les modes de fonctionnement du bureau
* Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires gestion des rendez-vous
* Coordonner les politiques et procédures administratives
* Coordonner, répartir et superviser le travail des chauffeurs gestion des fournitures et du matériel
* Coordination, gestion et suivi des baux commerciaux de nos agences
* Gestion administrative du personnel (immatriculation/déclaration sociale,...) et de la flotte automobiles (planning et suivi des délais pour le renouvellement des assurances, des cartes grises, des vignettes auto, prévision pour le carburant),
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ANGLOGOLD West Africa
- Secrétaire & Assistante de direction bilingue
1998 - 2000
Sous la supervision directe du directeur du bureau de liaison :
* Gestion de la correspondance, des bons de commande, factures,
* Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information
* Formuler et mettre en œuvre les modes de fonctionnement du bureau
* Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires gestion des rendez-vous
* Coordonner les politiques et procédures administratives
* Coordonner, répartir et superviser le travail des chauffeurs
* Gestion des fournitures de bureau et du matériel ;
* Coordination, gestion et suivi des baux commerciaux de nos agences
* Gestion administrative du personnel (immatriculation/déclaration sociale,...) et de la flotte automobiles (planning et suivi des délais pour le renouvellement des assurances, des cartes grises, des vignettes auto, prévision pour le carburant),
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ANGLOGOLD West Africa
- Secrétaire & Assistante de direction bilingue
1998 - 2000
* Gestion de la correspondance, des bons de commande, factures,
* Etablir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information
* Formuler et mettre en œuvre les modes de fonctionnement du bureau
* Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires gestion des rendez-vous
* Coordonner les politiques et procédures administratives
* Coordonner, répartir et superviser le travail des chauffeurs gestion des fournitures et du matériel
* Coordination, gestion et suivi des baux commerciaux de nos agences
* Gestion administrative du personnel (immatriculation/déclaration sociale,...) et de la flotte automobiles (planning et suivi des délais pour le renouvellement des assurances, des cartes grises, des vignettes auto, prévision pour le carburant),
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ANGLO-AMERICAN CORPORATION
- Secrétaire de Direction bilingue
1998 - 1998
Sous la supervision directe du directeur financier :
* Interpréter, traduire, organiser les voyages et faire les réservations nécessaires
* Gestion du standard téléphonique, coordonner, répartir et superviser le travail des chauffeurs
* Gestion de la correspondance, du courrier et des factures,
* Gestion de la petite caisse (assistance comptable) ;
* Coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes
* Commander les fournitures de bureau, en tenir l'inventaire et renouveler le stock au besoin
* Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information
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ANGLO-AMERICAN CORPORATION
- Secrétaire de Direction bilingue
1998 - 1998
* Interpréter, traduire, organiser les voyages et faire les réservations nécessaires
* Gestion du standard téléphonique, coordonner, répartir et superviser le travail des chauffeurs
* Gestion de la correspondance, du courrier et des factures,
* Gestion de la petite caisse (assistance comptable) ;
* Coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes
* Commander les fournitures de bureau, en tenir l'inventaire et renouveler le stock au besoin
* Etablir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information
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ANGLO-AMERICAN CORPORATION
- Secrétaire de Direction bilingue
1998 - 1998
* Interpréter, traduire, organiser les voyages et faire les réservations nécessaires
* Gestion du standard téléphonique, coordonner, répartir et superviser le travail des chauffeurs
* Gestion de la correspondance, du courrier et des factures,
* Gestion de la petite caisse (assistance comptable) ;
* Coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes
* Commander les fournitures de bureau, en tenir l'inventaire et renouveler le stock au besoin
* Etablir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information
