FONDATION CAISSES D EPARGNE SOLIDARITE
- Assistante Administrative
Paris
2005 - 2016
La Fondation Caisses d'Epargne pour la solidarité Filiale BPCE, devenue Fondation Partage et Vie, reconnue d’utilité publique, gère 120 établissements (Métropole et Antilles) pour personnes âgées, handicapées, sanitaire ou de maintien à domicile (6300 salariés, 12 000 places, 359 M€ de ressources)
Dans ce contexte, compétences clés :
¬ En Assistanat de Direction : (Directeur Financier et son équipe)
- Organiser, planifier et préparer les rendez-vous, les déplacements, les réunions, les conseils d’administration, les assemblées générales, les formations, les séminaires.
- Concevoir et rédiger des courriers, des notes, des rapports, des comptes rendus, des notes de synthèse, des questionnaires.
- Gérer les appels, les mails, les notes de frais, les factures, les congés.
- Echanger avec des contacts de haut niveau industriels, politiques.
- Traiter et transmettre le courrier, les décisions, les procédures.
- Concevoir et transmettre les extraits de délibérations des conseils d'administrations.
- Accueillir et diriger les invités.
- Classer et archiver les dossiers, les courriers, les mails.
- Au besoin, remplacer l’assistante du Secrétaire Général de la Fondation
¬ En Logistique/Services Généraux :
- Gérer le parc automobile (150 véhicules) et de téléphone de fonction des directeurs du siège et des 120 établissements (200 lignes).
- Mettre en place les contrats fournisseurs et assurer leur suivi (hôtesses, ménage, RIE, Travaux).
- Vérifier l’état des stocks de fournitures, évaluer les besoins et définir les commandes à passer.
- Gérer les déménagements de la Fondation.
- Réaliser les inventaires informatiques (entrées/sorties/rebus).
- Gérer les tableaux de bord (reporting).
¬ En Achats/Ventes :
- Aider à la constitution du dossier d’appel d’offres type marché public.
- Planifier les mises en concurrences.
- Conseiller et assister les clients internes et externes.
- Suivre les contrats, les budgets.
- Gérer les réclamations, les contentieux.
AFIPA
- Assistante de Direction
VILLEURBANNE
2000 - 2005
Secrétariat : tenue de l'agenda, organisation des déplacements, prise de rendez-vous ;
Interface de haut niveau avec les contacts politiques, industriels, adhérents ;
Préparations des Conseils d'Administrations et des Assemblées Générales ;
Organisation de conférence, de congrès ;
Mise en place et actualisation du site internet ;
AFIPA, organisme de formation : mise en place, organisation de formation… ;
Suivi budgétaire : comptabilité, budget de l’association ;
Suivi RH des employés : tickets restaurant, paies.
