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LIGUE NATIONALE CONTRE LE CANCER
- ASSISTANTE DE DIRECTION
2010 - maintenant
- Chargée de l'organisation et de la coordination du colloque annuel Action pour les personnes malades - Prévention-Société & Politiques de santé et autres évènements au sein de la Délégation.
- gestion administrative et financière du budget du service.
- suivi et gestion du respect des fonds de subventions de fondations privées (Macif, FSN, legs dédiés...)
- suivi et gestions des subventions avec l'INCa
- suivi et gestion des appels à projet FHF - LIGUE
- organisation de la commission actions pour les malades et du Copil Patient Ressource
- élaboration, suivi et gestions des subventions aux associations.
- en charge des réponses et orientations des courriers et mails des personnes malades et des proches
- assistante de la déléguée aux actions pour les malades.
- secrétariat traditionnel : courriers, tenue des agendas, organisation des déplacements, prise des rendez-vous, filtrage et accueil téléphonique, classement, archivage……
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TIMOLIA
- ASSISTANTE DE DIRECTION
2007 - 2009
• Assistante de direction :Sté TIMOLIA (Centrale de référencement et d’achat négoce bâtiment)Crée par les Groupements BIGMAT, GEDIMAT et SOCODA) Paris.
Service Négoce : 1 directeur opérationnel, 1 acheteur-négociateur, 1 assistante gestion.
Rôle d’assistance active sur la partie achats avec prise en charge de l’interface Fournisseurs, Groupements, Adhérents et mise en place des outils nécessaires aux suivis des conditions de négociations et à l’appréciation des gains.
J’étais chargée :
- Du secrétariat traditionnel : courriers, tenue des agendas, organisation des déplacements, prise des rendez-vous, filtrage et accueil téléphonique, classement, archivage……
- Accueil de tous les rendez-vous internes et externes.
- Gestion administrative des bureaux et des services généraux liés à la société (sécurités, informatique, visite médicale, commandes fournitures….).
- Rôle d’interface entre TIMOLIA et les différents intervenants des 3 Groupements (Présidents, Directeurs, Acheteurs, Assistantes….) afin d’assurer la fluidité des informations en amont et en aval.
- Prise de tous les rendez-vous fournisseurs, remontées et suivis fiables des informations liées aux conditions négociées lors des rendez-vous avec mises à jours des dossiers fournisseurs et des tableaux de bords des conditions négociées.
- Collecte des informations sur les négociations (proposition fournisseur, info acheteur…), contrôle et mise à jour des tableaux de bord et base de données.
- Organisation des CA, AG, Comités de direction et réunions internes en interface avec le Directeur Opérationnel et les intervenants des 3 Groupements (Présidents, Directeurs, Acheteurs), rédaction des comptes-rendus et procès verbaux.
- Elaboration des contrats fournisseurs et suivi des contrats.
- Mise en place et suivi de l’assurance Crédit SFAC.
- Communication : relations, rédactions et diffusions de communiqués avec la presse spécialisée.
- Mise en place des procédures commerciales et techniques pour l’optimisation d’un mode de fonctionnement propre à TIMOLIA.
- Recherche et choix des futurs bureaux TIMOLIA : organisation et participation à la signature de bail avec les 3 Présidents, mise en place des installations informatiques, téléphoniques, mobilières.
- Recrutement et encadrement d’une gestionnaire de contrat.
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MT DIFFUSION MARQUE SCHAUEN
- ASSISTANTE DE DIRECTION OPERATIONNELLE
2000 - 2007
• Assistante de direction : Sté MT DIFFUSION (marque SCHAUEN Constructeur écran plat (plasmas & LCD)) Paris.
Service Commercial : 1 directeur général, 3 commerciaux, 1 technicien
J’étais chargée :
- du secrétariat traditionnel : courriers, tenue agenda, organisations des déplacements, prise des rendez-vous, accueil et filtrage téléphonique, classement……
- Suivi des dossiers clients/fournisseurs : facturation, encaissement.
- Gestion, organisation et suivi de la logistique nationale (Calberson, transport routier), internationale (SDV, transport maritime).
- Organisation et réalisation de salons professionnels (MEDPI, IFFA) : réalisation du dossier de participation, conception et mise en place du stand, réservation hôtel / avion, coordination et organisation du transport des produits présents sur le salon, lancement et suivi des invitations aux clients et planification des agendas pour la période du salon.
- Etablissement des crédits documentaires.
- Elaboration et suivi des dossiers INPI.
- Traitement, réalisation des offres de partenariats (films, festivals, expos…).
- Réalisation de textes de présentations pour le site Internet de la société.
- Veille Internet concurrence/clients (maintient des prix, promotions, nouveaux produits…).
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GROUPE FLO
- ASSISTANTE DE DIRECTION GENERALE
Paris La Défense
1994 - 1998
• Assistante du directeur Général Flo Prestige Groupe FLO. Neuilly sur Seine (siège)
Service Flo Prestige : 1 directeur général, 6 directeurs (siège), 14 boutiques traiteurs
J’étais chargée :
- Secrétariat et assistance auprès du Directeur Général : gestion d’agenda, courriers, organisation de déplacements, de réunion, accueil et filtrage des appels.
- Secrétariat traditionnel : courriers-accueil téléphonique-classement du service Flo Prestige.
- Participation, prise de note et rédaction de comptes rendus de réunion.
- Prise de rendez-vous pour les 6 directeurs.
- Chargée de l’interface entre les boutiques Flo Prestige et le Siège.
- Traitement des bases de données et réalisation des tableaux du chiffre d’affaires hebdomadaires et week-end des boutiques en collaboration avec le Directeur de Gestion.
- Traitement, intégration et suivi des fiches techniques des produits traiteurs avec le Responsable Produits.
- Organisation et réalisation des évènements publicitaires avec la Responsable Marketing.
- Vie du service : établissement de procédure d’organisation, gestion des fournitures de bureau et abonnements.
