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AS79 - FNSEA79 - AGRI79
- Assistante de direction
Administratif | Niort (79000)
2019 - maintenant
Gestion de l'agenda et des rendez-vous
• Planifier et organiser les réunions, déplacements et événements professionnels du directeur ou de l’équipe dirigeante ou managers.
• Assurer le suivi des rendez-vous et anticiper les modifications.
Gestion des communications
• Traiter les appels, mails et courriers pour le compte de la direction.
• Filtrer et prioriser les demandes d'informations.
• Rédiger des courriers, comptes rendus de réunion et autres documents officiels.
Création de processus
• Élaborer et formaliser des processus pour différents services, notamment pour le service formation (gestion des inscriptions, suivi des participants, relations avec les organismes de formation) et pour le service recouvrement (suivi des factures impayées, relance des clients, mise en place de tableaux de bord).
Coordination et organisation de groupes de travail
• Créer et animer des groupes de travail professionnels et administratifs sur des thématiques spécifiques (AG, évènement du personnel…).
• Participer à l'élaboration et la mise en place de thématiques de travail collaboratif visant à optimiser l'efficacité des services.
Organisation d’événements
• Planifier et organiser des événements professionnels en collaboration avec un comité d’organisation (séminaires, conférences, événements internes).
• Gérer tous les aspects logistiques : choix des lieux, invitations, communication, gestion des prestataires, etc.
Gestion administrative et préventive en temps de crise
• Assurer la gestion administrative et préventive lors de la pandémie, en mettant en place des protocoles sanitaires, en organisant le télétravail, et en coordonnant la communication interne pour assurer la continuité des services.
Gestion des renouvellements et contrats
• Superviser le renouvellement du parc automobile (location ou achat, suivi des contrats, entretien des véhicules).
• Gérer les contrats de maintenance des copieurs et autres équipements bureautiques, ainsi que le suivi des interventions de maintenance.
• Gérer les stocks de fournitures, équipements, et assurer leur réapprovisionnement en temps voulu.
Réalisation des achats et gestion du SAV
• Gérer les achats (sélection des fournisseurs, négociation des prix, suivi des commandes) pour les différents besoins de l’entreprise.
• Assurer le suivi du service après-vente (SAV) pour les achats effectués, en gérant les réclamations et les retours si nécessaire.
Interface avec les services et gestion des communications
• Assurer la liaison entre la direction et les autres services ou partenaires externes.
• Coordonner les flux d'informations et faciliter la collaboration interne.
Support à la direction et prise d’initiative
• Aider à la prise de décision en collectant et analysant des informations, en réalisant des rapports.
• Proposer des améliorations pour optimiser l'organisation et le fonctionnement de la direction.
Gestion des déplacements
• Organiser les voyages professionnels (réservation de billets, hébergement, etc.).
• Gérer les détails logistiques (visa, documents nécessaires).
Confidentialité et discrétion
• Traiter les informations sensibles avec le plus grand professionnalisme et discrétion.
Anticipation et proactivité
• Anticiper les besoins de la direction et proposer des solutions pour optimiser l’organisation du travail.
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GPA 7916
- Assistante administrative
Administratif | Niort (79000)
2013 - 2019
Gestion de l'agenda et des rendez-vous
o Planifier et organiser les réunions, déplacements, et événements professionnels pour la direction.
o Assurer le suivi des rendez-vous et anticiper les modifications ou imprévus.
Gestion des communications
o Filtrer et traiter les appels, emails et courriers pour le compte de la direction.
o Rédiger des courriers, comptes rendus et autres documents officiels.
Gestion des Ressources Humaines et de la Formation
o Travailler en lien avec un OPCO pour recenser les besoins de formation des salariés et monter les demandes de prise en charge.
o Gérer le plan de formation annuel : inscription aux formations, organisation des déplacements, suivi des documents administratifs (conventions, factures).
o Assurer le suivi des bilans annuels de formation et les relations avec le CSE pour les questions liées à l'évolution des compétences.
o Suivi des paiements des factures de formation et gestion administrative complète des dossiers.
Organisation d’événements
o Organiser des événements professionnels, séminaires, ou conférences, en lien avec un comité d’organisation pour gérer les aspects logistiques et communicationnels.
Gestion du parc automobile
o Créer et gérer un logiciel de réservation pour les véhicules du parc automobile.
o Suivre et valider les demandes de réservation de véhicules, en tenant compte des disponibilités et des priorités.
o Assurer le suivi des entretiens, de la consommation de carburant, des kilométrages, et planifier le renouvellement du parc automobile en fonction des besoins et des performances des véhicules.
Gestion des renouvellements et contrats
o Superviser le renouvellement des copieurs, gestion des contrats de maintenance, et suivi des interventions.
o Gérer les stocks de fournitures et matériels, ainsi que les achats et le service après-vente.
Encadrement de l’équipe d’accueil
o Encadrer et accompagner une équipe d’accueil, y compris des salariés à mobilité réduite, en veillant à l’adaptation des postes et à leur bon fonctionnement.
o Assurer une communication fluide et la répartition des tâches pour garantir un accueil de qualité.
Support à la direction et prise d’initiative
o Collecter des informations, préparer des rapports et des synthèses pour faciliter la prise de décision.
o Proposer des solutions pour améliorer l'organisation et l'efficacité des services.
Gestion des déplacements et événements
o Organiser les déplacements professionnels (réservation de billets, hôtels, gestion des frais).
o Préparer les événements internes ou externes, en assurant leur bonne coordination logistique.
Confidentialité et discrétion
o Gérer des informations sensibles avec un sens élevé de la confidentialité et de la discrétion.
Anticipation et proactivité
o Anticiper les besoins de la direction et des services, et proposer des améliorations organisationnelles pour une gestion fluide et efficace.
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Jungheinrich France
- ASSISTANTE ADMINISTRATIF ET COMMERCIAL
Administratif | Beaugency (45190)
2009 - 2013
Gestion Administrative
• Traitement des courriers, emails, et appels : Réception, tri et réponse aux courriers et emails, gestion des appels entrants et sortants.
• Gestion des dossiers administratifs : Classement et archivage des documents, mise à jour des bases de données, suivi des contrats et des dossiers clients.
• Rédaction de documents : Préparation des devis, factures, bons de commande et comptes rendus de réunions.
• Gestion des commandes et des approvisionnements : Suivi des commandes clients et fournisseurs, mise à jour des tableaux de bord et rapports de gestion.
Support Commercial
• Assistance à la force de vente : Préparation des dossiers commerciaux pour les rendez-vous clients, mise à jour des offres commerciales, relances des devis.
• Suivi des ventes : Enregistrement et suivi des commandes dans l’outil de gestion, coordination avec les équipes commerciales et logistiques pour garantir la bonne livraison des produits ou services.
• Gestion des relations clients : Répondre aux demandes d’informations ou de précisions, assurer le suivi des comptes clients et des litiges éventuels.
• Suivi des indicateurs commerciaux : Suivi des objectifs de vente, des marges, et des performances commerciales.
Suivi et Gestion du SAV
• Réception et traitement des réclamations clients : Enregistrer les demandes d’interventions, analyser les problèmes techniques ou commerciaux, et fournir une réponse rapide et appropriée.
• Coordination des interventions : Planifier les interventions techniques en lien avec les équipes de dépannage, et assurer la liaison entre les techniciens et les clients.
• Suivi des réparations et garanties : Veiller à la bonne application des garanties, organiser les retours produits, et coordonner avec les services de réparation ou remplacement.
• Gestion des demandes d’assistance : Assurer un suivi régulier avec les clients pour garantir leur satisfaction après intervention.
Suivi des renouvellements CACES
• Gestion des échéances de renouvellement des CACES : Suivre les dates de validité des CACES (Certificats d’Aptitude à la Conduite En Sécurité) des employés, et anticiper les démarches de renouvellement.
• Organisation des formations : Planifier les sessions de formation ou de recyclage CACES en lien avec les organismes de formation agréés.
• Gestion des documents de certification : Mise à jour des dossiers individuels des employés concernant les CACES, en veillant à leur conformité réglementaire.
Gestion du planning de dépannage
• Planification des interventions techniques : Organiser le planning des dépannages en fonction des urgences et des disponibilités des techniciens, en optimisant les déplacements.
• Coordination avec les équipes : Travailler en étroite collaboration avec les techniciens pour s'assurer que les interventions sont bien réalisées dans les délais.
• Suivi des interventions : Tenir à jour un tableau de bord des interventions (dépannages effectués, en attente, urgents) et assurer un suivi auprès des clients jusqu’à la résolution des problèmes.
• Gestion des priorités : Réévaluer et ajuster le planning selon les besoins et les urgences, et informer les clients des délais.
Gestion des stocks et approvisionnement
• Suivi des stocks : Vérifier régulièrement les niveaux de stock des pièces et équipements nécessaires aux interventions et commandes clients.
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I.N.R.A.
- Secrétaire Accueil
Administratif | Lusignan (86600)
2008 - 2009
Accueil des Visiteurs
• Réception des visiteurs : Accueillir chaleureusement les clients, partenaires et visiteurs, en veillant à leur confort et à leur satisfaction.
• Orientation : Informer les visiteurs sur les services de l'entreprise, les diriger vers les personnes ou services appropriés.
Gestion des Appels Téléphoniques
• Filtrage des appels : Répondre aux appels entrants, les diriger vers les services concernés ou prendre des messages clairs et précis.
• Gestion des demandes : Fournir des informations de base sur l'entreprise, ses services et ses horaires d'ouverture.
Tâches Administratives
• Gestion du courrier : Recevoir, trier et distribuer le courrier (physique et électronique) et rédiger des réponses simples.
• Rédaction de documents : Rédiger des courriers, des notes de service et d'autres documents administratifs selon les besoins.
• Mise à jour des fichiers : Gérer et mettre à jour les bases de données, les fichiers clients et les documents administratifs.
Gestion des Réservations et des Salles de Réunion
• Planification des réunions : Réserver des salles de réunion et organiser les équipements nécessaires (vidéoprojecteurs, matériel audio, etc.).
• Préparation des réunions : Accueillir les participants, préparer des collations si nécessaire, et s'assurer que tout est en ordre avant le début de la réunion.
Coordination avec les Services Internes
• Interface entre les équipes : Faciliter la communication entre les différents services de l'entreprise, en transmettant les messages et les informations pertinentes.
• Suivi des demandes : Prendre en charge certaines demandes administratives simples pour les différents départements.
Gestion des Fournitures de Bureau
• Suivi des stocks : Gérer les stocks de fournitures de bureau et passer les commandes nécessaires pour garantir la continuité des activités.
• Réception et distribution : S'assurer que les fournitures sont réceptionnées et correctement distribuées aux services concernés.
Gestion des Événements Internes
• Organisation d’événements : Aider à l’organisation d’événements internes (réunions, séminaires, fêtes d’entreprise) en s’occupant de la logistique et de la coordination des participants.
Gestion de l'Information et du Système de Communication
• Traitement des demandes d'information : Répondre aux questions des visiteurs ou des employés concernant les procédures internes et les services offerts par l'entreprise.
• Mise à jour de l’affichage : Maintenir l’affichage des informations pertinentes pour les visiteurs dans la zone d’accueil.
Confidentialité et Discrétion
• Gestion des informations sensibles : Traiter les informations confidentielles avec soin et garantir la sécurité des données.
Gestion des Situations d'Urgence
• Préparation et réactivité : Connaître les procédures d’urgence et assurer la sécurité des visiteurs et des employés en cas d’incident.
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LECLERC COGNAC & ROYAN & ROCHEFORT
- Assistante administrative et commerciale
Administratif | ROCHEFORT SUR MER
1999 - 2009
Gestion Administrative
• Traitement des courriers et emails : Réception, tri et réponse aux courriers et emails des clients, fournisseurs et partenaires.
• Mise à jour des bases de données : Gestion et mise à jour des fichiers clients et fournisseurs, et des dossiers administratifs.
• Rédaction de documents : Préparation de documents administratifs tels que des lettres, des rapports et des comptes rendus.
Support Commercial
• Assistance à l’équipe commerciale : Soutenir les commerciaux dans la préparation de dossiers, la création de présentations et la gestion des rendez-vous clients.
• Gestion des relations clients : Établir et maintenir des relations avec les clients, répondre à leurs demandes et assurer un suivi régulier.
• Soutien à la vente : Aider à la préparation de documents de vente, tels que des devis et des contrats, et veiller à leur bonne exécution.
Gestion des Promotions et Catalogues
• Réalisation des promotions : Collaborer avec la centrale d’achats pour concevoir et mettre en place des promotions attractives dans les catalogues internes et externes.
• Interface avec la centrale d’achats : Assurer la coordination avec les acheteurs pour le choix des produits à promouvoir, la négociation des prix et les conditions d’achat.
• Création de catalogues promotionnels : Préparer et mettre en page les catalogues promotionnels, en veillant à leur conformité avec l'image de marque de l'entreprise.
Saisie et Gestion des Factures
• Saisie des factures : Enregistrer les factures fournisseurs dans le système de gestion comptable, en veillant à la précision des données (montants, dates, références).
• Vérification des factures : Contrôler la conformité des factures par rapport aux bons de commande et aux réceptions de marchandises.
Lettrage et Suivi des Paiements
• Lettrage des comptes : Effectuer le lettrage des comptes clients et fournisseurs pour assurer une bonne gestion de la comptabilité.
• Suivi des paiements : Surveiller les échéances de paiement et s'assurer que les factures sont réglées dans les délais impartis.
Relances des Impayés
• Gestion des relances : Mettre en place un calendrier de relances pour les factures impayées et assurer le suivi des paiements dus.
• Communication avec les clients : Contacter les clients par téléphone ou par écrit pour rappeler les échéances de paiement et résoudre les litiges éventuels.
• Négociation de paiements : Travailler avec les clients pour convenir de plans de paiement ou d’échéanciers adaptés en cas de difficultés financières.
Reporting et Suivi des Indicateurs
• Analyse des performances : Créer des tableaux de bord pour suivre l'évolution des ventes, des promotions, et des paiements clients.
• Rapports réguliers : Préparer des rapports mensuels ou trimestriels pour la direction, détaillant les résultats des promotions et l'état des créances clients.
Interface avec les Services Internes
• Collaboration avec les équipes : Travailler en étroite collaboration avec les équipes de vente, de marketing, de logistique et de comptabilité pour garantir une bonne circulation de l'information et une coordination efficace des opérations.
• Assistance lors des réunions : Participer aux réunions d'équipe et préparer les comptes rendus, en assurant le suivi des actions décidées.
Gestion des Événements et Promotions Spéciales
• Organisation d’événements : Participer à l'organisation d'événements promotionnels en magasin (animations, journées spéciales) et gérer la logistique associée.
• Suivi des résultats des promotions : Évaluer l'impact des promotions sur les ventes et préparer des recommandations pour les futures campagnes.
Mise à Jour des Tarifs et Remises Commerciales
• Mise à jour des tarifs : Actualiser régulièrement les tarifs des produits en tenant compte des nouvelles stratégies de pricing et des coûts.
• Application des remises commerciales : Calculer et appliquer les remises commerciales selon les promotions en cours et les politiques tarifaires de l'entreprise, en garantissant leur correcte mise en œuvre dans les systèmes de vente.
