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TOTAL E&P COTE D'IVOIRE
- Assistante Direction Générale et Exploration
2012 - maintenant
* Organisation des meetings internes et externes avec les partenaires ;
* Gestion - élaboration de courriers nationaux et internationaux ;
* Gestion du planning de présence des Expatriés de la filiale ;
* Gestion du programme des chauffeurs de la filiale ;
* Gestion de l'agenda des directeurs (Directeur Général, Directeur Exploration et Directeur Administratif et Financier) de la filiale ;
* Archivages des documents confidentiels ;
* Edition d'ordre de mission
* Suivi des demandes de congés
* Edition notes de frais
* Elaboration et suivi de la liste de contacts ;
* Organisation des voyages (réservation billet, hôtel, accueil,) ;
* Gestion des fournitures de bureau ;
* Gestion du rapport hebdomadaire de la filiale ;
* Interface entre les partenaires, les autres filiales et la filiale locale ;
* Gestion du dossier sûreté de la filiale ;
* Réception des appels et visiteurs des différentes directions (Générale Exploration et DAF) ;
* Organisation des événements festifs. ;
* Support au service Hygiène Sécurité et Environnement, (organisation d'exercices : préparation des supports,
* Organisation des missions des visiteurs opérationnels (rédaction lettre d'invitation, enregistrement au consulat, réservation d'hôtels, accueil à l'aéroport
* Reporting des heures travaillées des employés de la filiale,
* Support au service comptabilité : réception, enregistrement, de factures, suivi des factures pour validation, paiement, et encaissement des chèques par les fournisseurs.
* Gestion des documents administratifs des expatriés résidents (carte de séjour, carte consulaire)
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TOTAL
- Assistante DG & Exploration
COURBEVOIE
2012 - maintenant
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Program for Appropriate TEchnology in Health (PATH-CI)
- Secrétaire de Direction Bilingue
2011 - 2012
* Gestion de l'agenda du Coordonnateur Pays ;
* Traduction de tout document administratif (de l'anglais au français et vice-versa)
* Rédaction de correspondances et autres rapports de réunion
* Gestion des appels téléphoniques et des visites au sein du bureau
* Appui administratif allant du traitement de texte, à la préparation de graphiques, à la préparation de tableaux et présentations PowerPoint,
* Préparation administratif des voyages, tant nationaux qu'internationaux, aussi bien pour le personnel en Côte d'Ivoire que pour les invités
* Aide au remplissage des fiches administratives si nécessaire, comprenant les demandes d'approvisionnement, les fiches d'autorisation de voyage, les demandes de chéquier, les fiches de repas de conférence, etc.
* Appui administratif à l'organisation et à la mise en œuvre de formations /ateliers/conférences et missions
* S'assurer que toute la logistique nécessaire aux formations et atelier sont disponibles en temps réel
* Coordination de la préparation de tous les documents administratifs et suivi de leur distribution en temps réel à tous les destinataires
* Assure la gestion et le suivi des fournitures de bureau de façon quotidienne et rapport mensuel ou trimestriel selon le point du stock au supérieur hiérarchique,
* Prépare les bons de commande, après approbation et soumission au supérieur hiérarchique,
* Gère le Petty cash ;
* Effectue les réconciliations des missions des différents collaborateurs ;
* Elaboration de budget d'atelier et de missions,
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PNGTER
- Secrétaire de Direction
2009 - 2010
* gestion du calendrier du coordonnateur régional (prise de rendez-vous, réunions, contact avec les visiteurs et partenaires au projet)
* préparation des missions du personnel local au projet ;
* rédaction de rapports, comptes-rendus, courriers et transmission au siège s'il y a lieu,
* réception de documents importants (réponse aux appels d'offres, dépouillement et transmission au service concerné...)
* transmission de documents importants à la signature et assure le suivi en cas de besoin
* assure la planification trimestrielle des missions de la direction du projet et des bailleurs,
* mise à jour de la liste des partenaires au projet ;
* assure la gestion des stocks des fournitures de bureau ;
* classement des correspondances ;
* archivages des, rapports d'activités (mensuel ; trimestriel et annuel) et de missions
* Etablissement des demandes d'absences du personnel local au projet
* Veille à la circulation de l'information tant au niveau régional qu'au niveau des différentes zones du projet.
* Assure le suivi des recommandations du personnel local au projet
* Gestion des dossiers d'appels d'offres (vente, réception des offres, classement...),
* Gestion des fonds d'achat des dossiers d'appels d'offres,
* Archivage des documents des microprojets de la cellule,
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Ambassade de la République de Corée
- Secrétaire - Réceptionniste
2005 - 2009
de Corée Abidjan - Cote d'Ivoire
* En charge de la réception, du filtrage et de la transmission des appels,
* organisations de réunions et des différents voyages des diplomates du département,
* réception visiteurs et réponse aux demandes d'informations,
* Etablissement et mise à jour des listes des noms, des adresses des ministères, des organisations et des missions diplomatiques
* Réception, analyse, enregistrement puis transmission du courrier au service concerné,
* saisie de correspondances et suivi le cas échéant ;
* émission et réception de fax
* photocopie de documents
* classement de courrier ;
* assistante au service consulaire (soumissionnaire de visa, suivi des dossiers de demandes de visas) ;
* service café.
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CMM
- Assistante Administrative
2005 - 2005
* Organisation des missions (réservation, billet d'avion, hôtel, émission d'ordre de mission)
* établissement de rapports (financiers, statistiques, de prières et de louanges,
* saisie et classement de documents ;
* organisation de réunions, suivi de l'exécution des programmes d'évangélisation ;
* gestion de l'agenda de rendez vous du directeur ;
* traduction de rapports en anglais comme en français ;
* gestion de la petite caisse et des stocks
* réceptions des appels et des visiteurs
* émission et réception de fax
* photocopie de documents.
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Société d'Opération Ivoirienne d'Electricité
- Assistante de direction bilingue
2004 - 2004
Gestion du secrétariat de la direction :
* réception des visiteurs et des appels de la direction ;
* saisie de rapports, de compte-rendu, de note de services, de note d'informations.
* gestion de l'agenda du directeur, prise de rendez-vous,
* organisation de réunions du département ;
* saisie, traitement et diffusion de l'information aux différents services ;
* organisations des missions du personnel
* gestion du calendrier de congés du personnel.
