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Anne-Sophie GUILLOU

ANGERS

En résumé

ADMINISTRATIF ET JURIDIQUE

*Secrétariat (courriers, comptes-rendus, notes de service, classement...)
*Gestion des agendas, prise de rendez-vous
*Préparation et organisation de réunions, de déplacements en France et à l’Etranger
*Organisation d’opérations de communication, des manifestations évènementielles (500 pers)
*Instruction et suivi des dossiers professionnels
*Conception d’outils de suivi d’activité, de tableaux de bord et mise à jour
*Gestion et suivi de projets
*Gestion des sinistres Client : Responsabilité Civile, Décennale, Bâtiment
*Suivi juridique de la vie d’entreprise
*Création, transfert des établissements secondaires
*Suivi des dossiers de rachat et de fusion
*Suivi des baux commerciaux
*Encadrement d’une secrétaire
*Accueil physique et téléphonique

RESSOURCES HUMAINES

*Réalisation du suivi administratif des dossiers du personnel et organisation de la logistique des recrutements
*Elaboration et actualisation de supports de suivi et de gestion des ressources humaines
*Recrutement (tri des cv, réponse à candidature,…)
*Accueil des nouveaux salariés et favorisation de leur intégration dans la structure
*Mise en place les élections des représentants du personnel

COMMERCIAL

*Réception des appels téléphoniques et renseignement des clients selon leur demande
*Elaboration des devis, facturation
*Enregistrement des commandes, vérification des conditions de réalisation (délais de livraison, mode de conditionnement,…)

Entreprises

  • Université Catholique De L'ouest - Attachée de direction

    ANGERS 2017 - maintenant Organisation de l’activité quotidienne du rectorat

    Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques du Rectorat ;
    Assurer la gestion des courriers et de la boite mail Rectorat
    Organiser les agendas de l’équipe rectorale
    Organiser les déplacements en France et à l’étranger de l’équipe rectorale
    Organiser et participer aux réunions : envoi des ordres du jour, préparation des dossiers et supports de réunion (diaporamas) ; prise de notes, suivi plan d'action
    Mise en place d'un système de classement et l’archivage des dossiers et documents, selon un plan de classement rigoureux.


    Instruction des dossiers spécifiques du rectorat

    Rédiger des courriers, rapports, notes, comptes rendus de réunion,… ;
    Instruire et suivre des dossiers spécifiques en lien avec un ou des membres de l’équipe rectorale ;
    Assurer la transmission de l’information auprès des facultés, campus et services : calendrier universitaire, notes, comptes rendus,… ;
    Planifier et diffuser le calendrier des réunions institutionnelles (conseil académique, conseil campus, conseil rectoral, commission recherche, …) conformément aux consignes données ;
    Aider à la préparation de certains évènements institutionnels : rentrée solennelle, réunions d’information, temps conviviaux institutionnels,… ;
    Assurer, à la demande et sous le contrôle de l’équipe rectorale, la rédaction et/ou la diffusion de communiqués du Rectorat.

  • Packard Bell - Assistante de Direction Bilingue

    Roissy en France 2006 - 2006 *Création et suivi des indicateurs de performances
    *Analyse et suivi de budget : déplacements, remboursements fournisseurs
    *Mise en place de nouveaux outils d’amélioration du fonctionnement du service
    *Création et mise à jour du site Intranet sous l’environnement Sharepoint
    *Gestion des ressources Engineering Angers – Shanghai – Shenzhen, encadrement des nouvelles recrues asiatiques
    *Gestion de temps via Temptation
    *Gestion administrative des intérimaires, CDD et consultants
    *Organisation des déplacements collaborateurs Europe/ Asie
    *Préparation et participation aux réunions hebdomadaires des responsables du service
  • Cesbron - Assistante de Direction et Juridique

    PARIS 2006 - 2017 *Suivi des baux commerciaux (60 sites) : rédaction et contrôle des termes des baux, alertes triennales, contrôle des factures des loyers, résiliation
    *Suivi juridique de la vie d entreprise : création, transfert des établissements secondaires du groupe, suivi des assemblées générales, mise à jour des registres de la société
    *Gestion des sinistres Client : RC,Décennale,Bâtiment (déclaration, suivi, règlements), calcul des provisions
    *Suivi dossiers de rachat et de fusion : résiliation, transfert de contrats
    *Gestion de l agenda du Président et du Directeur Général
    *Préparation et organisation de réunion et de déplacement de la direction en France et à l étranger: logistique, préparation de dossier (graphique, power point)
    *Encadrement d une assistante administrative
    *Constitution de dossiers administratifs ponctuels : qualifications,audit de renouvellement
    *Mise en place et suivi d une politique de déplacement professionnel
    *Organisation du déménagement du siège (60 salariés) et élaboration du cahier des charges et suivi de la mise en place du nouveau mobilier de bureau
    *Gestion et suivi du parc véhicule du groupe (600 véhicules), identification des besoins, commande auprès du fournisseur, suivi des livraisons, suivi des commandes des autocollants, aménagements intérieurs, prise de rendez-vous pour la pose du système de géo localisation
    *Membre du comité de rédaction du journal d entreprise et référent des administratifs indirects.
    *Tâches administratives divers : standard de la direction, secrétariat de la direction (gestion de dossiers, courriers, compte-rendu), classement, mise à jour de l Intranet du groupe, organisation divers évènements
  • HORTICASH Plantes - Assistante de Direction

    Bouchemaine 2005 - 2004 *Suivi de dossiers marketing
    *Suivi des ressources humaines
    *Pilotage des inventaires
    *Exécution de tableaux de bord
    *Interlocutrice fournisseurs allemands
    *Présentation et visite d’entreprise en français et en allemand
    *Facturation, gestion et suivi de devis
  • HORTICASH Fournitures - Assistante Commerciale

    2004 - 2003
  • EXEL FREIGHT - Employée de Transit

    2003 - 2003
  • Hôtel de Ville d'ANGERS - Assistante Ressources Humaines

    2002 - 2002

Formations