Asma EL BOUJAMAAI

En résumé

Entreprises

• Rexel - Assistante de Pôle

  Paris 2012 - maintenant
  . LA MISSION
  Objectifs et enjeux de la mission :
  Les objectifs et responsabilités de l’Assistante de Pôle
  • Assister le Directeur de Pôle
  • Assurer l’interface administrative du Pôle avec les services supports
  • Assurer l’interface avec l’assistante DV (directeur des ventes)
  • Contribuer à l’efficacité du Pôle
  L’enjeu pour moi, sera de mettre en place un point central d’information, de gestion, de contrôle et d’organisation unique pour le Pôle IDF Coaxel.
  Descriptif de la mission :
  Contribuer à l’efficacité du pôle, en assurant la gestion administrative de son périmètre dans le respect des procédures et en garantissant l’interface avec les équipes du Pôle, les services support et les interlocuteurs externes.
  Fiche de poste
  
  Assister le Directeur de Pôle
  
  • Participer à la gestion de l’Agenda du Directeur de Pôle et du Chef des Ventes
  
  • Assister aux réunions de Pôles
  
  • Assurer la rédaction et la diffusion des comptes rendus (Pôle / Chef des Ventes) et des notes de services
  
  • Participer à l’organisation des séminaires Pôles (lieu, financement, invitation...)
  
  • Organiser les déplacements des managers du Pôle
  
  • Participer au lancement de semaine
  
  • Sur demande du N+1 :
  
  - élaborer les requêtes
  - préparer les dossiers spécifiques
  - être force de proposition sur des dossiers d’aide à la décision
  
  
  
  Assurer l’interface administrative du Pôle avec les services supports
  
  Services généraux
  
  • Réceptionner les notes de frais, contrôle la conformité et transmet au manager direct pour validation
  
  • Organiser les déplacements des managers du Pôle
  
  
  Ressources Humaines
  
  
  • Elaborer le planning de congés de l’ensemble des collaborateurs du Pôle dans le cadre des règles et procédures Rexel France
  
  • Réceptionner les demandes de congés des N-1
  
  • Faire remonter les états de présence au Service Administration du Personnel
  
  • Etablir le suivi des compteurs, identifier les dysfonctionnements et alerter les managers des écarts
  
  • S’assurer de la bonne diffusion des informations
  
  • En relation avec chaque manager, s’assurer de la restitution des outils (Document annexe E)
  
  • En relation avec le RRH de la zone : centraliser, coordonner et établir le suivi
  - visites médicales
  - obligations légales (CACES)
  
  Comptabilité Client (en relation avec le TCI (Technico-commercial itinérant))
  
  • Contrôler l’affectation économique du Client dans le Pôle
  
  • Vérifier la conformité administrative de l’ouverture de compte (NAF, SIRET)
  
  • Saisir le compte informatiquement, vérifier l’activation du compte à J+1
  
  • Confirmer l’ouverture de compte au client par courrier
  
  • Tenir à jour les plaquettes commerciales
  
  Frais généraux
  
  • Contribuer à la gestion efficace des consommables
  
  Ponctuellement
  
  • En relation avec les managers, garantir la mise en œuvre logistique des parcours d’intégration : prise de rdv clients internes, fournisseurs.
  
  Assurer l’interface avec l’assistante DV
  • Transmettre les demandes de changements d’affectation des collaborateurs du Pôle
  
  • Faire valider l’affectation client hors pôle
  
  • Transmettre la RFA à l’assistante DV
  
  Contribuer à l’efficacité du Pôle
  
  • Participer à la mise en œuvre des Opérations commerciales
  
  - Collecter les informations auprès des différents acteurs
  - Générer la facturation auprès du fournisseur
  - Assurer l’interface entre le Commerce et la Comptabilité
  - Suivre la tenue du budget et alerter le manager en cas d’écart
  - Solliciter les prestataires et élaborer les devis
  - Coordonner la mise en œuvre opérationnelle de l’animation commerciale
  - Fiabiliser administrativement la répartition des chèques cadeaux
  
  Ponctuellement
  
  - Participer à l’évènement électrique et autres salons
  - Participer à l’élaboration des supports commerciaux (mailings, invitations clients…)
  - Communiquer les évolutions de procédures aux équipes du Pôle
  
  • Suivre la gestion des litiges (GETPAID) du Pôle et alerter les managers
  
  • Suivre la validation des Comptes Web et alerter les managers et/ou TCI
  
  • Centraliser et diffuser l’ensemble des informations de Direction des Ventes
  

• France Telecom Orange - Conseillère commercial

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