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Mairie du Pré Saint Gervais
- Assistante à la Direction des Affaires Juridiques, des Assemblées et de la Commande Publique
2011 - maintenant
Adjoint administratif 1ère Classe / Assistante – Direction des affaires juridiques, des assemblées et de la commande publique de la Mairie du Pré Saint-Gervais (93)
- Secrétariat : accueil téléphonique, prises de rendez-vous, tenue de l’agenda du Directeur Général des Services et de la Directrice Générale Adjointe, organisation de réunions (réservation, ordre du jour et préparation des dossiers), classement et archivage de dossiers, rédactions de courrier. Réalisation des arrêtés d’ouverture de débits de boisson temporaires.
- Gestion du courrier entrant de la Mairie : Tri et diffusion du courrier, enregistrement du courrier avec un prologiciel spécialisé et diffusion dématérialisée aux services. Mise en place du nouveau logiciel courrier MAARCH.
- Conseil municipal : préparation du Conseil municipal avec la responsable du secrétariat général : installation de la salle et de l'enregistrement des débats, suivi du Conseil municipal (transmission des délibérations aux contrôles de légalité, intégration des actes dans les registres)
- Registres communaux : Tenue des registres communaux (Arrêtés, Délibérations, Décisions), accompagnement des services dans la mise en place de la réforme de la tenue des registres communaux (décret du 8 juillet 2010), transmission du recueil à la Préfecture, réalisation des registres internes à la ville.
- Dématérialisation : Télétransmission des actes aux contrôles de légalité, tableau de suivi des actes administratifs.
- Budget : Suivi du budget du Secrétariat général (émission des bons de commande, transmission aux services Comptabilité, tenue d'un tableau de suivi), et suivi du budget des marchés publics pour la partie fonctionnement (achats mobilier, fournitures, abonnements etc.). Aide à la préparation de celui-ci.
- Assurances (Ville et CCAS) : Déclaration des sinistres auprès des assureurs, rédactions des constats avec les agents, suivi des sinistres, participation aux réunions d’expertise.
- Achats : achats de mobilier et de fourniture (Enveloppes, papiers) pour les services de la commune. Relation avec les fournisseurs (demande de devis, d’informations techniques …), suivi du budget.
- Travaux pour le DGA à la population : Réalisation de statistiques sur la réforme des rythmes scolaires. Organisation du marché de noël (Animations, Stands, Communication).
- Divers : mise en place de la signalétique de l’hôtel de Ville. Prise de note et retranscription du comité technique et du CHSCT. Mise en place du nouveau logiciel courrier MAARCH
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INA
- Assistante de Direction en CDD
CHAMBRAY LES TOURS
2009 - 2011
Assistante de Direction, Direction de l’Inathèque de France, Institut National de l’Audiovisuel,
Bry-sur-Marne (94)
Secrétariat général du Directeur de l’Inathèque de France (Dépôt Légal de la radiotélévision), un des trois départements de l’INA créé en 1993
. Tenue de l’agenda du Directeur
. Préparation et suivi des dossiers : collecte des documents, organisation, fiches de synthèses,
organisation des missions et voyages
. Traitement des dossiers confidentiels
. Coordination des réunions
. Rédaction de courrier, notes et relevés de décisions
Secrétariat des chargés de mission en communication auprès du Directeur Général :
. Organisation et suivi des colloques, lundis de l’Ina, collèges iconiques, rencontres Ina-Sorbonne,
Prix de l’Inathèque (Envoi des invitations, réservation des salles, réservation du buffet, accueil
etc)
. Suivi du dossier Ina Editions (Déclaration des ouvrages auprès de la Bnf)
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Guitel Point m
- Assistante du Directeur des Ventes et Marketing
2006 - 2009
Assistante de Direction Commerciale / Marketing, service Direction des ventes et marketing, au sein de la société Guitel - Point m, Goussainville (95)
. Transmission des chiffres d’affaires aux VRP (12 commerciaux terrain), aux Centrales d’Achats
(Descours et Cabaud, Dompro, Leroy Merlin etc.), et au Groupe (France + Filiales)
. Transmission des conditions de ventes et bonifications aux centrales et clients
. Réalisations de documents promotionnels, fascicules, catalogues en collaboration avec le service
technique
. Secrétariat complet du Directeur des Ventes
. Organisation des réunions, rendez-vous et voyages
. Réalisation des offres clientèles, des tarifs publics, des listes de prix nets et des listes de prix
spéciaux
. Travail en direct avec les centrales et les clients
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Guitel Point m
- Assistante Responsable Achats et Approvisionnements
2001 - 2006
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Guitel Etienne Mobilor
- Assistante Administrative
1999 - 2001
