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Benjamin COULAND

Aix-en-Provence

En résumé

J’ai 8 ans d’expérience dans le domaine de la gestion documentaire. Je peux intervenir au sein des entreprises à tous les niveaux de la chaîne de traitement des documents :
• En tant que Documentaliste Technique au sein d’un projet pour collecter et contrôler la conformité des documents (Archives Courantes), gérer leurs enregistrements et les workflows associés dans un outil de GED et constituer les dossiers finaux.
• En tant qu’Archiviste, pour collecter, trier, décrire, verser, conserver et communiquer les Archives Intermédiaires ou Définitives.

Je peux intervenir sur des projets de gestion documentaire, tant sur les aspects études, expression des besoins et conduite du changement (AMOA) :
• Audit, Analyses de l’existant, des besoins et obligations règlementaires.
• Rédaction d’une charte d’archivage et des tableaux de gestion.
• Rédaction des procédures de gestion documentaires et modes opératoires associés.
• Mise à jour des référentiels

Que sur les aspects de mises en Œuvre(AMOE) :
• Ensemble de la chaîne du traitement des documents (Archives Courantes, Intermédiaires et Définitives)
• Accompagnement et formation des utilisateurs, Conduite du changement.
• Outil de gestion documentaire GED ou SAE (participation à la rédaction des spécifications techniques, recettes et déploiement).

En outre, mon rôle de consultant m’amène à apporter mon expertise technique aux ingénieurs commerciaux dans le cadre de réponses aux appels d’offres.


Mes compétences :
Conseil
Archivistique
Expertise
Management
Gestion de projet
Documentum
Base de données
Gestion du document
Microsoft Access
Archivage
Microsoft Excel
Recherche documentaire
Microsoft Project
GED

Entreprises

  • Sonovision Group - Consultant en gestion documentaire

    Aix-en-Provence 2015 - maintenant Mission au CNES (Centre Spatial de Toulouse) au sein du bureau technique en charge de la gestion des documents pour divers projets.

  • Sonovision Group - Chef de projet - Archives

    2014 - 2014 Mission à L'IRSN (Institut de la radioprotection et de la sûreté nucléaire) - Fontenay aux Roses (92)

    Dans le cadre d'un future audit sur la gestion des documents Confidentiels Défenses, L'IRSN a mandaté ma société pour effectuer un inventaire de l'existant et de proposer des solutions pour améliorer leur exploitation future.

    Je suis intervenu auprès du client afin de proposer une méthodologie pour l'inventaire (Choix des métadonnées, Mise en place logistique). J'ai formé les intervenants à la technique d'inventaires retenue et à l'utilisation des outils de suivi de la prestation.

  • Sonovision Group - Doc Control

    2014 - 2014 Mission auprès du Commissariat à l’Energie Atomique (Direction des Applications Militaires) à Bruyères le Châtel.

    Je suis intervenu dans un projet de grande envergure sur les aspects :
    -de collecte et de contrôle de la conformité des documents transmis par les fournisseurs.
    -de gestion du plan de classement et des workflows associés
    -de constitution des dossiers finaux par équipements pour transmission à l'exploitant.

  • Sonovision Group - Consultant Archiviste

    2013 - 2014 Mission auprès du Commissariat à l’Energie Atomique (Direction des Applications Militaires)

    Dans le cadre de l’application d’une nouvelle politique d’archivage à l’échelle de la DAM, cette mission consiste dans un premier temps à auditer l’état du fonds et les procédures en vigueurs à l’échelle du département DCRE. Dans un second temps, elle consiste à mettre en application les préconisations retenues par le client sur le stock d’archives (2 KML) et les nouvelles archives produites.

  • Sonovision Group - Consultant Archiviste, Doc Controller

    2008 - 2013 Missions auprès du Centre d’Ingénierie Thermique d’EDF à La Défense (Paris) : 2008 à 2014

    La gestion des archives du CIT est impactée par le projet national de centralisation des archives intermédiaires de l’ensemble des archives de la DPI (Division Production ingénierie). Dans ce contexte cette mission répond aux besoins de concevoir et de mettre en oeuvre une politique d’archivage pour se conformer aux exigences opérationnelles de ce projet. D’être le correspondant archive du CIT avec les acteurs du projet d’archivage national d’EDF.


    oAnalyse de l’existant : procédure de gestion des archives du CIT, audit des fonds d’archives (12KML)
    oAnalyse des besoins : spécifications techniques et opérationnelles du projet, contraintes matérielles
    oProposition d’un plan d’actions pour l’élaboration d’une politique d’archivage et sa mise en œuvre.

    Conception de la politique d’archivage :
    oRédaction du référentiel des durées de conservation en collaboration avec le service juridique.
    oElaboration d’une charte d’archivage et mise à jour des procédures de gestions documentaires du CIT.

    Outil de gestion des archives papier (Progiciel Documentum) :
    oParticipation au groupe de travail pour la rédaction d’un cahier des charges correspondant aux besoins d’EDF
    oParticipation à la recette
    oFormation et assistance auprès des utilisateurs du CIT.
    oCorrespondant métier avec les services informatiques pour les développements de l’outil.
    Appui aux services du CIT-siège (15 départements et missions) :
    oAccompagnement de tous les services du CIT pour l’application de la nouvelle politique d’archivage.
    oRédaction des procédures de gestion des archives courantes.
    oMise en œuvre du protocole de versement des archives intermédiaires et définitives vers le centre nationale d’archives de Bure

    Appui sur les sites de production (8 Sites en France métropolitaine, 7 Sites dans les Antilles et 1 site en Angleterre):
    oElaboration et mise en oeuvre d’une procédure pérenne de gestion des archives sur site.
    oReprise des fonds d’archives existants (4 KML) : Tri, Description, Conditionnement et versement

    Pilotage du projet de mise à niveau du fonds du CIT (12 KML):
    oEncadrement d’une équipe (4 à 8 personnes)
    oOpération de tri pour repérer les archives à détruire, celles à transférer à leurs propriétaires et celles à verser dans le nouveau centre d’archivage
    oConditionnement et cotation des articles
    oMise à jour des inventaires
    oReprise des métadonnées d’archivage (compléments de description, durée de conservation : application du nouveau référentiel)

    Pilotage du projet de migration des métadonnées dans le nouvel outil:
    oParticipation au groupe de travail pour la migration des métadonnées dans le nouvel outil.
    oEncadrement d’une équipe (2 personnes).
    oReprise et contrôle des données pour la création des fichiers de migration.
    oInjection des données dans le nouvel outil et contrôle de la qualité.

  • Société Foncière Lyonnaise - Archiviste

    Paris 2007 - 2007 Récolement : collecte et évaluation du fonds d'archives

    Traitement des archives courantes : Classement, indexation et conditionnement. (support physique et électronique)

    Traitement des archives intermédiaires : Conditionnement, indexation et gestion du versement (Archives support papier)

  • Malakoff Mederic - Archiviste

    Paris 2007 - 2007 Communication des archives : recherche, Mise à disposition et ré-intégration

    Conservation : conditionnement, microforme

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