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Cirque du Soleil
- Adjointe administrative
Montreal
2012 - 2014
Adjointe administrative à la Directrice principale, comptabilité et information financière
* Gérer l'agenda de la Directrice, coordonner les rencontres, envoyer les invitations, réserver les salles de rencontres et le matériel adéquat ainsi que les traiteurs / restaurants.
* Assurer le suivi de trois comités sous la direction financière; comités exécutifs et les rencontres avec le CFO de la direction financière.
* Effectuer l'entrée en fonction de tout nouvel employé(e) sous l'organigramme de la direction financière.
* Responsable de tout changement au sein de la direction financière pouvant refléter l'organigramme de la direction financière.
* Présentations Powerpoint, tableaux Excel, planification de rencontres avec plusieurs comités, planifications d'ordres du jour.
* Planification et organisation des déplacements, négociation des tarifs proposés par l'agence de voyages, gestion de divers frais (visas, vaccins, hébergement, transport, restaurants, etc.), demande d'autorisation de voyage, réclamations de frais subse'quents, etc.
* Assister la superviseure du bureau administratif et appuyer le VP Contrôle finance sur demande. ;
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Caisse de dépôt et placement du Québec
- Adjointe administrative
2009 - 2012
Pour le groupe matériaux et produits industriels et transports
matériaux et produits industriels et transports
* Coordonner les réunions, envoyer les invitations, enregistrer et accueillir les visiteurs, réservations de salles, réservations de traiteurs.
* Planification et organisation des déplacements à l'international de gestionnaire et d'analyste à l'étranger.
* Négociation des tarifs proposés par l'agence de voyages, gestion de divers frais (visas, vaccins, hébergement, transport, restaurants, etc) demande d'autorisation de voyages et réclamations de frais subséquents.
* Entrer les données des feuilles de synthèses (portail de la Caisse) pour les actions canadiennes.
* Recevoir, dépouiller et distribuer quotidiennement le courrier des gestionnaires et analystes.
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Caisse de dépôt et placement du Québec
- Adjointe administrative
2008 - 2009
Adjointe administrative au sein du département des Affaires juridiques et secrétariat
(pour 4 avocats)
* Recevoir le courrier, apposer la date de réception, effectuer le tri, faire suivre les documents juridiques au conseiller juridique responsable du dossier
* Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes de courriels, assurer le suivi et diriger les demandes aux personnes concernées
* Coordonner les réservations de billets d'avion et les hôtels lors de déplacements des conseillers juridiques de mon secteur pour les voyages d'affaires ainsi que pour les formations (réservation de billets, préparation de demandes d'autorisation et réception des billets)
* Préparer les réclamations de frais des conseillers juridiques de mon secteur
* Enregistrer dans l'agenda électronique les rendez-vous des conseillers juridiques de mon secteur après consultation
* Assister les conseillers juridiques de mon secteur dans la présentation de lettres, contrats, de documents et de présentation
* Faire les suivis et les rappels nécessaires des documents en signature, des réclamations de frais et des divers engagements afin que les échéanciers soient respectés
* Recevoir les notes d'honoraires et déboursés juridiques.
* Préparer les demandes de paiement pour les honoraires et déboursés juridiques.
* Acheminer les demandes de paiement pour honoraires et déboursés pour approbation par le vice-président principal, Affaires juridiques et secrétariat.
* Coordonner les réunions, envoyer les invitations, enregistrer et accueillir les visiteurs, réservations de salles et réservations de traiteurs.
* Planification et organisation des déplacements pour quatre conseillers juridiques.
* Négociation des tarifs proposés par l'agence de voyages, gestion de diverses réservations (hébergement, transport, restaurants, etc.), demande d'autorisation de voyage, réclamations de frais subséquents, etc.
* Effectuer toute autre tâche connexe demandée par les conseillers juridiques.
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Caisse de dépôt et placement du Québec
- Adjointe administrative
2007 - 2008
Adjointe administrative pour le Directeur de l'investissement responsable,
le groupe des marchés émergents et le groupe d'actions américaines
* Gestion de l'agenda des marchés boursiers pour l'entité du groupe des Marchés boursiers, Actions internationales.
* Coordonner les réunions, envoyer les invitations, enregistrer et accueillir les visiteurs, réservations de salles, réservations de traiteurs, organisation de vidéoconférences conjointement avec le bureau de New York et et à l'international.
* Planification et organisation des déplacements d'un directeur, de gestionnaires et d'analystes.
* Négociation des tarifs proposés par l'agence de voyages, gestion de diverses réservations (hébergement, transport, restaurants, etc.), demande d'autorisation de voyage à l'international, réclamations de frais subséquents, etc.
* Recevoir, dépouiller et distribuer quotidiennement le courrier pour un directeur, des vice-présidents, gestionnaires et analystes.
* Distribuer quotidiennement les rapports de portefeuille aux gestionnaires et aux analystes.
* Gestion de l'assiduité pour l'entité du groupe des Marchés boursiers, Actions internationales. Compléter le rapport de tous les membres de l'équipe, assurer le suivi des banques de vacances, des congés d'été, etc.
* Rédiger toute correspondance en anglais pour le Directeur ainsi que pour tout autre gestionnaire ou analyste de mon équipe.
* Gestion des demandes administratives de l'équipe (cellulaires, demandes matérielles, etc.) ;
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Cirque du Soleil
- Adjointe administrative
Montreal
2007 - maintenant
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Morelli Designers Inc.
- Adjointe administrative
2005 - 2007
Adjointe administrative au président
* Gérer l'agenda de l'équipe et du président ;
* Coordonner et organiser les réunions, appels conférences, appels, correspondance, etc.
* Préparer et rédiger les soumissions aux fournisseurs, offres de services, rapports de dépenses
* Conception et réalisations de présentations PowerPoint
Réalisations :
* Création d'une base de données de clients ;
* Création du texte pour site web et traduction de celui-ci
* Création d'un portfolio des services offerts en design industriel ;
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Palm Havaas
- Stage
2005 - 2005
en production électronique Agence de publicité
* Évaluer les coûts de talents UDA/ACTRA ;
* Rédiger les devis radio selon les textes préliminaires de création
* Préparer les contrats pour session et pour remise en ondes
* Assister à l'enregistrement des messages radio ;
* Soumettre les instructions de mises en onde et suivi du matériel aux stations concernées ;
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Jaune Tulipe Inc.
- Concepteur propriétaire
2000 - 2005
* Propriétaire et concepteur floral principal Atelier de conception florale
* Créer une entreprise de conception florale spécialisée pour une clientèle d'affaires (plan d'affaires, étude du marché et plan financier)
* Gérer les achats, la comptabilité, production, échéancier, ventes et marketing
* Créer et réaliser tous les concepts floraux
Réalisations :
* Établir, maintenir et fidéliser une clientèle de prestige (clients dans l'industrie de la publicité, du design et de l'architecture) ;
