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Technip
- Co-Doc Control Manager - Yamal LNG Project
Paris
2016 - maintenant
Fort de 18 mois sur projet, j’ai transféré la supervision des partenaires à un de mes collègues afin de me dégager du temps pour le bureau d’étude en charge de la pré-fabrication des charpentes métalliques sur le territoire russe. Deux document controllers basées sur Moscou avaient pour objectif de transmettre toute la documentation nécessaire aux sous-traitants charpentiers, et d’assurer le suivi de la revue de la documentation produite par ces derniers. Afin de mener à bien ce scope, je me suis attaché à :
- Répondre à toute demande liée à la gestion de l’outil documentaire
- Démêler les conflits ou problèmes générées dans le système documentaire
- Proposer des workflows pour toute documentation sortant des schémas classiques
- Assurer ponctuellement la coordination entre les ingénieurs projet et l’équipe doc control
- Demander la création des bases et assurer leur suivi
- Implémenter les RDI (Russian Design Institutes) dans le circuit de validation des documents
- Effectuer un point hebdomadaire pour mieux remonter les problématiques du moment au top management
- Me déplacer dans leurs locaux afin de faire un point avec les ingénieurs et donner quelques heures de formation sur l’outil
Ce nouveau scope m’a permis ensuite de prendre en main la coordination de la gestion documentaire sur le chantier basé en Sibérie, plus précisément au pied des gisements de South Tambey situé au bout de la péninsule de Yamal.
L’équipe doc control en activité depuis deux ans n’avait toujours pas de solution documentaire. Il a fallu tout mettre en place :
- Effectuer un audit des besoins du site (doc control, field engineering, construction)
- Lancer la création et le paramétrage des bases de données
- Assister l’équipe IT en charge de la mise en place et du paramétrage d’un serveur dédié sur site
- Définir le circuit d’acheminement de la documentation vers les sous-traitants du site
- Mettre en place le workflow concernant la revue de la documentation de ces sous-traitants
- Rédiger des instructions et des guides d’utilisation pour l’ensemble des utilisateurs
- Reprendre en totalité la procédure de gestion documentaire sur site
- Former l’équipe doc control et les utilisateurs à l’ensemble des outils
- Effectuer des points réguliers avec les sous-traitants du site pour les amener à utiliser le système
- Produire des reports et des états suivant les exigences du top management
- Conseiller les leads document controllers quant à la gestion quotidienne des tâches et de leur équipe
- Assister quotidiennement l’équipe doc control et effectuer un suivi hebdomadaire à distance
- Assurer des visio-conférences puis rédiger et émettre les comptes-rendus de réunion
A raison de 15 jours de déplacement sur site tous les mois et demi, et ce pendant un peu moins d’un an, l’équipe du site a fini par trouver ses marques. J’ai pu alors me dégager du temps pour me recentrer sur des activités propres aux études telles que :
- Le suivi des incidents liés à l’applicatif du système documentaire
- La diffusion des correctifs d’incidents et des améliorations globales de ce même système
- La revue des scopes des prestataires de service travaillant en lien étroit avec moi
- Le déblocage de certains conflits datant de plusieurs mois
- L’amélioration des temps de résolution de certains problèmes de fonds
- Le retour d’expérience / la capitalisation
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Technip
- Lead Document Controller
Paris
2013 - 2015
J'ai commencé sur le projet Yamal en Juin 2013 en tant que document controller. Le projet avait à peine commencé – le client avait produit quelques standards applicables à tous les plants. Mes premières tâches ont consisté à:
- saisir et soumettre les premiers documents d'ingénierie à la main car notre système documentaire n'était pas encore en place
- élaborer les schémas fonctionnels des workflows documentaires en fonction des exigences du client
- participer à la relecture de nos premières procédures projet concernant la gestion de la documentation d'ingénierie
- co-rédiger les guides de saisie lorsque les premières bases de données ont vu le jour
Six mois plus tard, j'ai été nommé responsable de la coordination des partenaires JGC et Chiyoda, tous les deux basés à Yokohama (baie de Tokyo, Japon). Ce scope comprenait à la fois la supervision de la documentation d'ingénierie qu'ils produisaient, la documentation vendeur et sous-traitante dont ils avaient la charge. Sans oublier l’encadrement de leurs propres équipes doc control.
Pour répondre aux exigences de ce scope, il m'a fallu:
- rédiger la procédure de coordination concernant la gestion de la documentation partenaires (responsabilités de chacun, définition de chaque étape dans le workflow documentaire)
- écrire environ 100 guides et instructions dédiés aux document controllers et aux ingénieurs partenaires qui travaillaient dans notre système
- former les équipes doc control à l'utilisation de notre système documentaire
- produire des rapports et des statistiques pour mieux suivre leurs avancements et mettre en lumière les axes d'amélioration
- lancer et organiser des points réguliers afin de lister tous les problématiques rencontrées au fil de l'eau et les rapporter au niveau du management de projet
- me rendre à plusieurs reprises dans leur locaux au Japon pour effectuer des présentations générales, décrire les principaux workflows définis au long du projet, mieux comprendre leur culture et leur mode de fonctionnement
- me déplacer dans un de leur principal atelier de production basé en Chine afin de leur apporter mon support
Cet scope a été très enrichissant, il m'a permis de voir tous les aspects, toutes les étapes du projet - de la saisie d'un document dans la base de données jusqu'à la gestion de la documentation finale.
J'ai également été en charge de la production des statistiques documentaires sur ce projet. Cet exercice m'a permis de mieux comprendre les enjeux du top management en interne et vis-à-vis du client, avec entre autre:
- le détail des erreurs de saisie lors de la soumission des délivrables par les ingénieurs en interne, les partenaires, les vendeurs et les sous-traitants
- le suivi de validation du client tout au long du projet suivant différents types de criticité
- la qualité du contenu technique en fonction du nombre de révisions nécessaires à la maturité de la documentation
- les indicateurs qualité remontés à la division ingénierie
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Technip
- Lead doc controller
Paris
2013 - 2013
J'ai débuté chez Technip en tant que Lead document controller sur le projet RELIANCE.
Les premières semaines m'ont permis de prendre possession des outils TECHNIP et d'assurer le remplacement du Lead Document Controller en place depuis le début du projet. J'avais sous ma responsabilité les tâches suivantes:
- vérification et enregistrement des délivrables produits en interne, par les vendeurs et les sous-traitants
- coordination avec les lead disciplines et le project technical manager
- coordination avec les vendeurs et les sous-traitants
- rédaction de guides afin de faciliter le transfert des tâches sur site (Inde)
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Air Liquide
- Lead doc controller
Paris
2010 - 2013
Depuis Novembre 2009, j'exerce la fonction de doc controller pour le compte de la société SOFRAT. Cet établissement est spécialisé dans la prestation de service en ingéniérie et les bureaux d'études, pour le compte de clients oeuvrant principalement dans le monde de l'industrie.
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Début juin 2010, un poste s'est libéré dans le service MPOS – Multi Projects & Operating Support. Ce service gère de nombreux projets liés à des réparations, des modifications voire des déménagements sur site. Côté gestion documentaire, les projets sont moins volumineux (entre 40 et 1000 documents) mais le pic d'activité sur une même période peut atteindre 30 projets.
J'ai saisi cette opportunité et suis devenu par la même occasion Responsable Maîtrise Documentaire. Mes responsabilités ont donc évolué :
- assurer la mise en place et le fonctionnement continu de la maîtrise documentaire sur chaque projet conformément aux standards ALE et/ou spécifications particulières du client
- former l'ensemble du personnel MPOS à l'utilisation de l'outil de maîtrise documentaire
- apporter une assistance technique pour le suivi des indicateurs Qualité
- mettre à jour quotidiennement le répertoire de l'outil de maîtrise documentaire
Je participe également à la bonne tenue des dossiers constructeur en assistant le responsable expediting. J'assure pour cela le suivi des inspections qui comprend le détail des matériels commandés, les dates d'inspection et les dates limites concernant la documentation finale que tout fournisseur se doit de livrer. Lorsque toutes les données sont rassemblées et validées, je procède à la compilation de ces dossiers.
Si les dossiers techniques et les dossiers constructeurs respectent les conditions du client et sont validés par le Responsable Technique Projet, je procède à l'envoi client.
Après chaque phase importante de projet, je capitalise et participe à l'évolution de la méthodologie de la maîtrise documentaire. Un point mensuel est effectué avec le service documentation de la DEP dans le but d'optimiser et d'harmoniser la gestion documentaire sur l'ensemble du site.
Aujourd'hui, le nombre de projets sur une même période a diminué mais le volume documentaire a explosé – une quinzaine de projets oscillant entre 200 et 2000 documents. Les exigences des clients se sont durcies côté délai de réalisation des études, montage des équipements sur site et livraison de la documentation finale. Sans oublier le fait que les projets signés s'exportent désormais dans le monde entier (Russie, Brésil, Ukraine, Chine, etc.), nécessitant une implication rapide et efficace du pôle documentaire.
Le poste de Responsable Maitrîse Documentaire s'est donc élargi afin d'apporter un support technique aux spécialistes et project engineers :
- mise en place d'une fiche de renseignement projet synthétique
- intégration et personnalisation de la matrice documentaire *
- standardisation de plusieurs blocs d'équipements dans la matrice documentaire
- préparation et import des listes de documents requis auprès des fournisseurs
- suivi documentaire et relance du prévisionnel de chaque commande de matériel
* standard listant l'ensemble des documents potentiellement requis pour un projet Air Liquide, regroupant à la fois une partie numérotation et une partie diffusion préremplies.
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Air Liquide
- Doc Controller
Paris
2009 - 2010
Depuis Novembre 2009, j'exerce la fonction de doc controller pour le compte de la société SOFRAT. Cet établissement est spécialisé dans la prestation de service en ingéniérie et les bureaux d'études, pour le compte de clients oeuvrant principalement dans le monde de l'industrie.
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Je suis prestataire de service au sein de l'entreprise Air Liquide sur le site de l'ingéniérie basé à Champigny-sur-Marne, plus communément appelé ALE – Air Liquide Engineering. De novembre 2009 à juin 2010, j'ai occupé un poste d' Assistant Maîtrise Documentaire.
J'ai intégré de suite l'entité documentaire du service de la DEP, Direction Etudes Projets, où sont gérés la majorité des grands projets Air Liquide. CAOJING II fût mon premier projet en tant que référent documentaire. Après en avoir assuré le lancement, j'ai repris le projet ALICE partie ULM (allemagne) et partie SINES (portugal). Puis j'ai travaillé en duo sur le projet HERMES basé à Singapour.
Pour assurer la gestion et le suivi documentaire de ces projets, j'ai occupé le poste d'Assistant Maîtrise Documentaire. Mes responsabilités étaient les suivantes :
- réceptionner la documentation technique via les fournisseurs, les spécialistes ou les responsables techniques de projets
- indexer les documents dans la base de données en respectant les exigences de chaque contrat
- notifier en interne les personnes intéressées par ces documents
- diffuser aux fournisseurs les documents commentés par nos spécialistes
- assurer la diffusion de la documentation au client
Etant donné la complexité des projets et le nombre de documents générés (entre 1000 et 4000), un plan peut être révisé 7 ou 8 fois, multipliant ainsi les échanges avec les fournisseurs. Afin de respecter les délais, j'effectuais la relance des échéances documentaires aussi bien côté fournisseurs que côté spécialistes en interne, et ce en étroite collaboration avec le responsable technique du projet pour équilibrer au mieux le flux documentaire.
Lorsque l'ensemble des documents étaient approuvés, je constituais les différents dossiers projets :
- les dossiers chantier destinés aux monteurs et démarreurs présents sur site
- le dossier client qui a pour but de clôturer le projet
- le dossier interne dédié au service archivage d'Air Liquide.
Après chaque phase importante de projet, je capitalisais et participais à l'évolution de la méthodologie de la maîtrise documentaire.
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Association UFC Que Choisir
- Responsable du service documentation
2009 - 2009
- dépouillement des revues
- catalogage et indexation
- refonte du thésaurus
- accueil du public et des juristes
- veille documentaire
- création du site web sous Joomla
- intégration du catalogue PMB
- formation des bénévoles
- gestion de l'hébergement
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PMB Services
- Formateur & rédacteur technique
2008 - 2009
De mars 2008 à juillet 2009, j'ai travaillé pour le compte de PMB Services. Cette société développe le logiciel libre PMB, solution de gestion documentaire. Les principaux clients étant les bibliothèques et les réseaux de centre de documentation.
PMB Services s'occupant de tout (de la migration des données à l'assistance téléphonique), mes compétences ont largement dépassée le cadre de la gestion documentaire.
Formation
En intégrant le pôle Formation, j'ai su mener rapidement un projet dans son ensemble.
Tout contrat commençait par une phase d'audit. J'ai donc appris à connaître les besoins client, à analyser les structures en place voire à conseiller en bibliothéconomie et en gestion documentaire. Chaque point était suivi d'une synthèse et d'un rapport validé à la fois par le client et PMB Services.
Après l'étude des besoins client, j'assurais la formation, de 14 à 140 heures de formation suivant le contrat et la taille de la structure. Les participants étaient pour leurs parts aussi bien bénévoles que professionnels.
Rédaction
En parallèle de la formation, j'avais pour tâche d'enrichir la documentation du logiciel. J'ai donc élaboré des guides pratiques, des tutoriaux ainsi que des exercices interactifs. Le tout mis à disposition sur une plateforme d'aide en ligne destinés aux clients. L'objectif étant d'ouvrir un accès spécifique aux clients ayant bénéficiés d'une formation sur le logiciel.
Support technique
La plupart des formations assurées dans de petites structures nécessitaient une configuration complète du service informatique de l'établissement. Grâce au soutien de l'équipe technique de PMB, j'ai appris à paramétrer un réseau, puis à configurer les ordinateurs en fonction des besoins et des contraintes du client (intranet, accès à distance, poste de consultation).
Clients
Les principaux dossiers dont j'étais en charge sont les suivants : le service documentation du pôle géologie de la société AREVA, la CNIL, le comité d'entreprise de la RATP, le centre de gestion de l'ONISEP, le réseau de communauté de communes de Remiremont, la Maison de la nouvelle Calédonie, et plusieurs agences nationales telles que l'ANESM et l'APIJ.
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Université Montpellier III
- Chargé de cours et de coordination
2007 - 2008
De Juin 2007 à Février 2008, j'ai occupé le poste de chargé de cours et de coordination au sein de l'université Montpellier III (antenne de Béziers).
Chargé de cours
Mes heures d'enseignement portaient sur l'étude et la pratique de logiciels documentaires libres de droit. J'ai opté pour l'enseignement du langage HTML et CSS, ainsi que pour celui des logiciels PMB, MediaWiki et Greenstone. L'objectif étant que tout étudiant aborde l'ensemble des étapes d'une gestion documentaire (de la mise en place d'un système à l'archivage).
Ces unités d'études dispensées en France m'ont permis d'enseigner à l'étranger, notamment à la faculté Externado de Bogota (Colombie). Afin de promouvoir cette discipline en Amérique du Sud, j'ai apporté mes connaissances à plusieurs professionnels évoluant dans le monde du journalisme, de la culture et de la communication. Je suis revenu sur des fondamentaux tels que la bureautique, mais aussi sur l'utilisation des réseaux documentaires.
Chargé de communication
Outre ces heures d'enseignements, deux collègues et moi-même étions en charge de la coordination de la licence et des master pro gestion documentaire. Nous nous partagions la gestion des plannings des étudiants et des intervenants, l'organisation de diverses interventions et des conférences, sans oublier les partenariats et la supervision de projets tels que les stages à l'étranger.
Nous avons également participé à la mise place d'une plate forme d' e-learning destinés aux étudiants optant pour un enseignement à distance, et ce aussi bien en France qu'à l'étranger (Bogota, Montevideo, Madrid). Nous mettions ainsi les cours en ligne, préparions des exercices interactifs et des QCM et assurions le suivi de la foire aux questions ainsi que les listes de diffusion.
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Tribunal administratif de Montevideo
- Documentaliste
2007 - 2007
A l'issu de mon cursus universitaire, j'ai obtenu une place de stagiaire au sein du tribunal administratif de Montevideo. Muni d'une base de données gérée sous Word, j'ai migré l'ensemble de leurs données documentaires sous le logiciel PMB. Le tout ayant pour objectif de gérer les prêts des documents administratifs ainsi que la diffusion des notes en internes.
En parallèle, j'ai donné quelques cours pratiques sur le logiciel PMB au sein de la faculté del CLAEH – le public étant un groupe d'étudiants inscrits en licence professionnelle option gestion documentaire. Cet enseignement m'a permis d'entrer dans un groupe de réflexion constitué de plusieurs professionnels défendant les causes du logiciel libre et de la gestion documentaire interactive.
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Coordination régionale de l'Université Catholique de Bretagne
- Assistant documentaliste
2006 - 2006
La coordination régionale de l'Université Catholique de Bretagne avait décidé de migrer l'ensemble des bases de données Superdoc et BCDI vers la solution PMB. Pour que cette transition se déroule dans les meilleures conditions, il fallait rédiger un guide de catalogage avant toute mise en production. C'est donc à ce moment là que j'ai été contacté par le réseau des documentalistes.
En poste dans le collège Saint-Yves de Tréguier, j'ai commencé par rencontrer plusieurs documentalistes volontaires. Ces réunions m'ont permis de cerner les besoins de chacun et d'en dégager un fil conducteur. Ce travail s'est ponctué par une présentation officiel du guide devant l'ensemble des documentalistes volontaires. Après quelques modifications, ce dernier a été mis en ligne sur le cite de la coordination régionale.
