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URGO
- Assistante de Direction trilingue (anglais/italien)
Paris
2017 - 2020
Directement rattachée :
- Au Directeur Général du groupe (de juillet 2017 à fin décembre 2019) - membre du Board
- Au Directeur des Opérations internationales du groupe (de juillet 2017 à octobre 2018)
- Au Directeur Général de la Finance, de l'Industrie et de la Qualité du groupe (de juillet 2019 à ce jour) - membre du Board
Missions d'Assistanat de Direction :
- Interface entre l'ensemble des collaborateurs du groupe et les personnes externes à l'entreprise
- Gestion des agendas mouvants et complexes des Directeurs
- Organisation de l'agenda annuel des instances du Groupe
- Organisation au quotidien de réunions internes et externes, en physique, visio ou call
- Organisation des déplacements des directeurs et de leur(s) N-1 en France et à l'Etranger et gestion des demandes de Visas
- Gestion des notes de frais
- Réponse aux appels téléphoniques (avec filtrage)
- Gestion du courrier interne et externe du site
- Rédaction de notes d’informations, de courriers divers ou de présentations
- Suivi de divers documents en attente de signature
- Commande des fournitures courantes et suivi du budget
Missions transverses :
- Organisation d'évènements et séminaires avec recherche de prestataires, brief aux agences, choix du projet et suivi du budget
- Gestion et organisation du séminaire annuel de récompense des meilleurs vendeurs internationaux du groupe et encadrement de l'ensemble du groupe (80 à 90 personnes, 18 nationalités différentes) en France et en Europe pendant 1 semaine.
- Organisation de divers événements internes ou externes (cérémonie de remise d'insigne à l'ordre du mérite, séminaires annuels, soirées diverses).
- Participation à la préparation des cours de l’académie d’entreprise (1 session par an)…
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Logicor Gestion
- Assistante de Direction bilingue
2017 - 2017
Assistanat du Directeur Général :
- Gestion d'agenda mouvant
- Organisation de réunions, conf-call, visio-conférences
- Gestion de notes de frais
- Organisation et gestion de déplacements, de séminaires
- Gestion administrative
- Mise à jour de contacts
Soutien au quotidien des membres de l'équipe
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Sorbonne Universités
- Assistante de Direction et d'Equipe
2015 - 2016
Assister l'ensemble de l'équipe de Sorbonne Universités en assumant à la fois le secrétariat du président de SU mais aussi le soutien de l'ensemble de l'équipe (20 personnes).
Mission de secrétariat du Président, du Directeur Général et d'équipe :
- Accueil téléphonique et physique,
- Gestion de la messagerie du Président,
- Gestion de l'agenda du Directeur Général,
- Gestion des communications officielles (gestion du courrier entrant et sortant, mise à signature, rédaction de courriers/mails, préparation des envois, classement/archivage, etc)
- Organisation et suivi des réunions,
- Rédaction de comptes rendus de réunions Codir,
- Gestion du planning de l'équipe (congés, maladie,...),
- Tenue et actualisation des fichiers (annuaires, listings...).
Soutien logistique :
- Suivi des contrats de prestations,
- Appui à l'organisation d'évènements spécifiques (déjeuners, réunions, évènements),
- Réservation et gestion de salles de réunions,
- Gestion des fournitures,
- Gestion des services généraux.
Autre :
- Élaboration et mise en place de processus organisationnels.
- Assistance au responsable RH : convocation et organisation d'entretiens, envoi de réponses aux candidatures, attribution des Tickets restaurants et distribution des fiches de paye.
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TRIBU
- Assistante Polyvalente
2015 - 2015
Tribu est un Bureau d'Etudes HQE - développement Durable
Missions de secrétariat :
- Accueil téléphonique, traitement du courrier (postal et électronique)
- Gestion de la logistique : outils bureautiques (photocopieur, imprimante), commandes de fournitures et de services.
- Soutien à l'activité de l'équipe : rédaction de courriers, mise en forme de documents (powerpoint), participation à certaines réunions,...
- Organisation logistique de réunions et d’évènements : réservation de salles, préparation de dossiers, réservation de billets de trains.
Mission de Comptabilité / Gestion :
- Suivi et préparation de la comptabilité : enregistrement factures, notes de frais, paiements.
- Travail en collaboration avec le cabinet comptable pour la réalisation des fiches de paie, des déclarations diverses.
- Gestion des plannings, des absences et congés maladie.
Mission de gestion des appels d'Offres :
- Lecture et résumé des appels d'offres puis préparation des dossiers de candidatures
- Suivi des offres
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DK AUDIO SYSTEM
- Assistante Polyvalente
2014 - 2014
Missions de secrétariat :
- Filtrage téléphonique
- Gestion de planning et d'agenda
- Réservation de voyages
- Commandes de fournitures courantes
- Classement et archivage
Missions commerciales :
- Administration des ventes
- Suivi des dossiers clients
- Mise à jour des actualités et des nouveaux produits sur le site internet et les réseaux sociaux de l'entreprise
Missions de Comptabilité / Gestion et RH
- Contrôle des factures et saisie des notes de frais
- Envoie de la TVA pour déclaration mensuelle
- Déclaration Unique d'Embauche pour les intermittents
- Création de n° d'objet
Autre :
- Élaboration et mise en place de processus organisationnels
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Comptoir des Voyages
- Conseillere commerciale / assistante de production
2005 - 2013
Accueil de la clientèle, conseil et vente par téléphone, Internet ou directement à l’agence. Construction de voyages "à la carte" en Italie et États-Unis.
Réservation des prestations terrestres auprès des fournisseurs italiens et américains (hôtels, locations de voiture, transferts…).
Proposition d’alternatives, préparation des carnets de voyage.
Contrôle des factures fournisseurs.
Négociation des contrats annuels auprès des fournisseurs italiens et américains.
Aide à la production (mise en place de nouveaux produits et calcul de voyages à la carte « packagés »).
Mise en ligne des produits sur le site Internet.
Formation continue et accompagnement des nouveaux collègues sur les techniques et l'organisation de l'équipe.
Gestion de plannings.
Rédaction de comptes rendus de réunions et de voyages de formation.
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CIT Evasion
- Représentante T.O. en hôtel club (Sicile)
2004 - 2004
Accueil et transfert de la clientèle française et belge à l’hôtel international Citta Del Mare,
Réunion d’informations,
Vente d’excursions et assistance aux clients durant leur séjour
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JV Voyages
- Agent de comptoir
2003 - 2004
Accueil de la clientèle, conseil et vente de vols secs, forfaits et voyages à la carte
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CIT Evasion
- Agent de réservation T.O.
2003 - 2003
Accueil et vente par téléphone de forfaits brochures, prestations terrestres avec ou sans transport (train, vol régulier, charter) et voyages à la carte
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Marmara / Etapes Nouvelles
- Agent de réservation T.O.
2002 - 2002
Accueil et vente par téléphone de forfaits et de vols secs
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Brinks - aéroport de Nantes
- Agent de sûreté aéroportuaire
2001 - 2002
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Delarte
- Barmaid
RENNES
2000 - 2001
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France Arno
- Responsable adjointe de magasin
2000 - 2000
Vente,
Gestion du personnel,
Gestion des stocks,
Comptabilité, Facturation,
Remplacement de gérant,
Inventaires
