Mairie de Toulouse
- Secrétaire d'Elu
Toulouse
2016 - maintenant
Etre secrétaire d'Elu, c'est apporter une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Mes missions principales sont :
- gérer l'agenda, prendre les rendez-vous en fonction des priorités, organiser les déplacements de l'Elu,
- rappeler les informations importantes et transmettre les messages,
- organiser et planifier les réunions (préparation des dossiers et suivi),
- prendre des notes et mettre en forme,
- rédiger des comptes-rendus de réunions,
- saisir les documents,
- gérer le courrier/courriel de l'Elu
- organiser l'enregistrement, le classement, l'archivage, et la sécurisation des données (support papier et électronique),
- préparer et suivre les dossiers ainsi que l'activité de l'Elu dans le cadre de sa délégation,
- accueillir, renseigner (en adaptant son discours) et orienter les interlocuteurs dans le cadre des relations de l'Elu avec la population, les services internes, les autres secrétariats et organismes ou administrations extérieurs,
- commandes diverses : économat, imprimerie, etc,
- commandes nécessitant la validation du questeur (équipements du bureau, autres, etc),
- demandes et déclarations incidents informatique et téléphonique : changement de matériel, droits accordés aux collègues, ou saisonniers, en remplacement sur le poste,
- remplacements secrétariats d'élus : téléphone, télécopie, messagerie, réception et traitement du courrier en fonction de la demande de l'Elu concerné.
Connaissances de base des institutions (compétences et domaines d'interventions des Collectivités, de l'Etat, d'organismes divers et administrations/services),
Maitrise des logiciels bureautique, des techniques de recherche et transmission d'informations (Writer, Calc, Outlook, Internet, Intranet, etc).
Techniques de secrétariat.
Qualités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe.
Connaissance des circuits et procédures administratives, procédures internes au service.
Connaissance des règles d'archivage et de sécurisation des données (papier et électronique).
Connaissance du domaine de délégation de l'Elu.
Gestion du stress.
Garant de l'image de l'Elu et de la Collectivité.
