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Baxter SAS
- Executive Assistant
Direction générale | Guyancourt (78280)
2024 - maintenant
Assistanat du Business Unit Director HST France/BeNeLux, & Président « BAXTER France » :
Priorisation d’agenda, meetings, déplacements, organisation de séminaires et teambuilding, mise en forme de présentations
Assistance administrative sur la fonction « Présidence »
Prise de note & compte-rendu de CODIR
Soutien administratif et confidentiel aux membres du comité exécutif
Assistante équipe BUH (5 personnes) : déplacement, hôtels, etc…
Préparation & participation active aux réunions
Interface avec cabinet avocat pour les formations RGPD : organisation et suivi des sessions
Soutien au service Marketing (coordination logistique pour événement/salon)
Gestion/Commandes des déjeuners plateaux repas, dîners événementiels, cocktails déjeunatoires,
Emission et réception des PO sur COUPA
Suivi du règlement des factures prestataires
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Finance | Paris La Défense
2019 - 2024
Assistanat de deux associés en M&A (meetings, déplacements, visas, note de frais), coordination avec le Risk Management pour l'acceptation des missions et alerte sur les particularités liées aux contexte des missions, facturation, suivi et relance et des créances, reporting financier, mise en forme de documents, saisie opportunités Business...
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Taj - Société d'Avocats, membre de Deloitte Touche Tohmatsu Limited
- Assistante de Direction & Gestion
Neuilly sur Seine
2015 - 2019
Assistanat classique : (organisation de réunions, voyages, saisie des temps, gestion des notes de frais, classement électronique et papier, gestion des accès archivage électronique, Mise en page de la documentation (feuille de styles), Mise en page de documents et présentations divers, etc…
Assistanat de Gestion : Emission des notes d’honoraires, Préparation des encours, passage des bonis et malis, Reporting des comptes de l’Associé
Assistanat de Projet : Coordination et suivi de planification entretiens avec le client, tableau de suivi.
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Subsea 7
- Assistante Bilingue Appel d'offres
SURESNES
2015 - 2015
Gestion administrative du service Tendering : commande de fournitures, notes de frais, gestion des déménagements et nouveaux arrivants, classement et archivage, etc....
Assistante de 2 Managers : gestion des agendas mouvants, organisations de meeting et visio conference, prise des messages, frappe et mise en forme de documents en français et en anglais, déplacements internationaux, saisie des temps
Organisation des Tender Board, interface avec les autres assistantes de Managers du CODIR, compilation des documents d'appels d'offres, montage des offres, wording, interface service Reprographie....
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Subsea 7
- Agent de TRANSIT & Transit Coordinator
SURESNES
2013 - 2015
* Utilisation des Incoterms
* Suivi des commandes dans SAP ;
* Gestion des expéditions aériennes et maritimes ;
* Préparation des documents douaniers d'export et d'import (factures, DGD, EXA) ;
* Gestion DEB (Déclaration d'Echanges de Biens)
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Subsea 7
- Assistante de Direction Service
SURESNES
2002 - 2013
* Organisation administrative du Département : Préparation & organisation des réunions, sourcing, négociations et achats de prestations, saisie des commandes, validation facturation, interface avec service Comptabilité, suivi notes de frais) ;
* Etablissement de Grilles tarifaires, Reporting coûts ;
* Suivi des dossiers de référencement Prestataires (60 -70 prestataires référencés)
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Subsea 7
- Assistante Projets techniques
SURESNES
2000 - 2002
* Mise en forme de documents techniques ;
* Préparation d'événements pour les sous- traitants ;
* Assistanat du Directeur de projet
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SUBSEA7
- Assistante de Direction Achats & Négociation de Prestations Techniques
SURESNES
1997 - 2013
Assistanat du chef de service (agenda, prise d'appel, organisation de meetings, préparation des documents pour les meetings, suivi des tableaux de bord, saisie et mise en forme de documents en français et anglais)
Organisation administrative du service
Lancement des Appels d'Offres
Négociation et Achat de Prestations
Evaluation des Fournisseurs
Pré validation des factures
Reporting
Création des commandes dans SAP
Gestion des Notes de Frais
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Traitants
- Assistante de direction
Commercial | Nanterre
1997 - 1999
* Secrétariat d'un Manager au sein du département
Gestion des Sous-Traitants ;
* Préparation des contrats d'Assistance Technique en français et en anglais ;
* Prévalidation des factures
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Michelin
- Assistante Achats
FERRAND
1997 - 1997
Lancement des Appels d'Offres pour panneaux publicitaires
Suivi des négociations
Gestion des Achats dans SAP
Interface avec le service Communication/Publicité pour l'approvisionnement de la caravane pendant le Tour de France
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geo
- Assistante Logistique & stage
1996 - 1996
* Suivi des listings approvisionnements et chargements de camions ;
* Préparation des reportings de commandes ;
* Suivi planning des livraisons de la Grande Distribution
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Unisys
- Assistante de Direction & stage
Blue Bell, PA
1996 - 1996
* Secrétariat du Manager Communication Europe (voyage, mise en forme et frappe de document, traduction, prise de messages) ;
* Traduction d'un appel d'offre
