PARIS CALLING
- Assistante de Direction
PARIS
2011 - maintenant
CDI Assistante de Direction, Secteurs des Cosmétiques et du Luxe
Gestion financière :
* Reporting mensuel et suivi du budget des différents projets de l'agence (calcul du CA, marges commerciales),
* Elaboration des devis clients et facturation des prestations, suivi des projets et des budgets,
* Gestion des bons de commande, relance des impayés, règlement des factures fournisseurs, gestion des litiges,
* Suivi et mise à jour de la base de données clients, fournisseurs et prospects,
* Relation avec la banque : rédaction des ordres de virement étranger, traitement des oppositions bancaires.
Gestion du personnel :
* Support au recrutement de stagiaires pour le pôle commercial (recherche d'écoles, rédaction et publication d'annonces, suivi des contrats, relation écoles), gestion et suivi des contrats des intérimaires,
* Gestion administrative des entrées et sorties des salariés,
* Relation avec le cabinet d'expert comptable : élaboration des contrats des stagiaires, traitement des notes de frais, transmissions des éléments variables de paie, visites médicales,
* Mise en place et suivi des formations internes.
Gestion de projets :
* Réalisation de projets maquettes pour les clients Guerlain et Kérastase : collaboration avec les maquettistes, suivi des budgets,
* Organisation d'événements : vernissage, séminaires, repas annuel.
Services généraux :
* Gestion du parc informatique (25 postes) : contrat de leasing, collaboration avec l'ingénieur en informatique pour la résolution de problèmes, achat du matériel (accessoires, consommables) ;
* Gestion des contrats des prestataires (assurances, coursiers, électricité, entretien, sécurité incendie, parking, véhicules de société),
* Gestion du local : prise en charge et suivi des différents travaux de l'agence, organisation de l'espace de travail, organisation du déménagement (gestion de la logistique, état des lieux d'entrée et de sortie),
* Responsable des achats : commandes de fournitures, éléments de décoration. Confection des cartes de visites, de badges d'entrée et de clés.
