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Covance
- Sr. Administrative Assistant
Princeton
2016 - 2017
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Covance
- Client Coordinator Specialist
Princeton
2014 - 2016
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Covance
- Administrative Assistant
Princeton
2014 - 2014
Inside the Global Data Service and Global Project Management:
- Provide day to day administrative support to executives, line and staff managers.
- Scree and respond to incoming calls, emails and other highly sensitive communications.
- Coordinate activities between departments and outside parties.
- Arrange and oversee all administrative and logistical aspects of the department meetings.
- Manage, plan and organize executives calendars.
- Prepare, edit and distribute letters, memos, meeting minutes.
- Organize duty trips.
- Research and compile data.
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CERN
- Assistante Administrative
Geneva 23
2011 - 2013
CERN (Centre d’Etudes et de Recherche Nucléaire) – CH 1211 Genève – www.cern.ch
- Responsable du pôle voyages officiels et remboursements des frais scolaires pour une partie du département (environ 500 personnes et plus de 200 voyages par mois) :
-- Accueil et conseils aux voyageurs, organisation, commande des billets, paiement des factures et des frais d’inscription aux conférences, location de voitures, réservation d’hôtels, élaboration des dossiers pour les demandes de Visa, remboursement des dépenses au retour des voyageurs.
-- Pointage des justificatifs de paiements pour les frais scolaires, saisie des données et calcul avant transmission au service financier.
- Responsable de 3 salles de conférences : gestion des clés, du planning, du matériel et de l’équipement.
- Responsable de l’économat et de l’équipement de bureau pour plus de 120 personnes.
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CERN
- Assistante Aministrative
Geneva 23
2001 - 2010
CERN, pour l’expérience ATLAS qui compte plus de 3000 collaborateurs à travers le monde : étroite collaboration avec tous les membres d’ATLAS, et plus particulièrement avec les 5 membres du Management.
Au quotidien :
- Téléphone, courriers, emails, tenue des agendas, mise à jour des bases de données.
- Organisation de plus de 300 voyages officiels et conférences par an, calcul et paiement des frais divers, gestion des salles de conférences et des plannings des visites (caverne ATLAS et Centre Visiteurs) avec plus de 2000 visiteurs par mois, incluant des VIP.
- Gestion de l’espace et attribution des bureaux : environ 300 personnes sur le site du CERN et plus d’une dizaine de bâtiments à gérer.
- Contact technique pour la zone «Point 1» : Aide à l’installation des membres ATLAS sur le site : planification, distribution et modification de l’espace, organisation des réseaux téléphoniques, informatiques et de la distribution du courrier, gestion de l’économat et des clés, du service nettoyage, de la logistique et des transports des fournitures…
- Gestion du parc imprimantes, copieurs, scanners : 30 machines dispatchées dans divers bâtiments.
- Appels d’offres et études de marché auprès de fournisseurs extérieurs avec tenue des budgets alloués, respects des règles de sécurité et des calendriers.
- Participation active aux grands évènements du CERN, tels que les open-days, inaugurations, accueils de VIP (Chefs d’états, Ministres, journalistes, producteurs) dans le respect du protocole et de la sécurité.
Réalisations ponctuelles :
- Gestion immobilière : recherche d’appartements, gestion des contrats loyers/eaux/électricité/assurances.
- En 2008, sur ma propre initiative : organisation d’une grande Tombola, avec recherche de sponsors (800 invités, 75 lots distribués dont 5 voyages à destination libre en Europe).
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CMUDD - Grenoble
- Secrétaire Médicale
1998 - 2000
- Service de Médecine Interne et Néphrologie-Hémodialyse (3 Médecins Néphrologues) : Gestion des admissions/départs des patients, rédaction des comptes-rendus d’hospitalisation et suivi aux médecins traitants, prise de rendez-vous, commande des transports V.S.L. et ambulances, organisation des symposiums, gestion des plannings pour les séances de dialyse…
- Service Rééducation (3 Médecins Neurologues) : Rédaction des courriers et des rapports médicaux, accueil téléphonique, gestion des rendez-vous, transmission des dossiers, archivage.
- Service Social (4 Assistantes Sociales) : Accueil des patients et de leur famille, nombreux contacts avec la sécurité sociale pour sollicitation d’allocations handicapés, et d’éducation spéciale.
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ESVE (Ecole Supérieure de Vente et d'exportation) - Paris
- Assistante de direction
1994 - 1998
- Assistanat classique et pédagogique : Distribution des salles, organisation des plannings (étudiants, professeurs, surveillants), contrôle des heures d’intervention du corps professoral, émission des chèques, conventions de stages, inscription des étudiants aux examens (B.T.S et Masters), facturation, édition et production des diplômes…
- Missions particulières : Elaboration des dossiers «Reconnaissance par l’Etat» et «Homologation des diplômes E.S.V.E.» avec de nombreux contacts avec le Ministère de l’Education, organisation complète des examens écrits-oraux de la Fédération Européenne Des Ecoles en 1996 (Paris III), organisation des journées «Remise des diplômes» : location de salles sur les Champs Elysées, traiteurs, convocation des médias, invitation des chefs d’entreprise…
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ECOTEC (Direction Générale des écoles Tunon) - Paris
- Assistante et Secrétaire Pédagogique
1993 - 1994
Remplacement pour un congé parental.
- Etude statistique sur l’origine géographique des étudiants et sur l’insertion dans la vie active des diplômés.
- Préparation et envoi confidentiel des sujets d’examens et concours, au niveau national, puis étude et statistique des résultats.
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JESEL & WIDEMAN – GROUPE THION (négoce de combustibles)
- Responsable du Service accueil (2 hôtesses) et du standard
1991 - 1993
800 appels par jour, 300 postes : reports et transferts des appels, réception et expédition du courrier.
Confidentiellement : Surveillance télé-vidéo, contrôle des rondes des veilleurs de nuit et du système d’alarme de l’immeuble (6 étages, 250 bureaux), sauvegarde des appels téléphoniques, et contrôle des horaires des employés par badges magnétiques…
