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Institut Pasteur
- Assistant de Direction
Paris
2020 - maintenant
Mission d'intérim
affectée au Centre National de Référencement des virus des infections respiratoires ( dont la grippe ) :
Assistanat d'une directrice de Département de Virologie et de 2 directeurs adjoints du CNR
Gestion de données
Interface avec les médias, les hôpitaux, CHU et professionnels de santé et le CNR
Veille réglementaire et informationnelle
Sens de la confidentialité
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Institut Pasteur
- ASSISTANTE DE DIRECTION
Paris
2019 - 2019
* Assister personnellement la Pr Anne Dejean dans la gestion de son unité Bi-Appartenante
INSERM et Institut Pasteur.
* Assister 4 équipes réparties au sein de 2 unités, divisée sur 2 départements, soit 27
Collaborateurs, 4 Directeurs de Recherche et 2 Chefs d'unité.
* Être l'interface entre les chefs d'unités et les différents interlocuteurs et organismes partenaires ou d'affiliation : Académies des Sciences et de Médecine, les délégations régionales et sièges du CNRS et de l'INSERM (renseignements, appels, rendez-vous).
* Mettre à jour régulièrement les bases de données et répertoire des contacts.
* Etre le relais de l'information au sein des unités. Prioriser les informations.
* Mettre à jour les divers supports de communications ( Site web, Wikipédia, Tableaux d'affichage interne, Agenda des séminaires et conférences, lab. meetings,...)
* Instruire et suivre des dossiers complexes (RH, financier, trésorerie, ...).
* Gérer des projets. Rédiger les comptes rendus et suivre les actions à mener.
* Participer à l'organisation d'évènements (retraites du département, séminaires, conférences, Lab' meeting et réunions).
* Organiser, planifier et coordonner les missions et les déplacements.
* Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs et alimenter les bases de données.
* Répondre aux appels à projets.
* Suivre et gérer les subventions, grants et dotations liées à mes fonctions
* Réceptionner les factures et procéder aux validations internes des commandes relatives aux 4 laboratoires et aux 2 entités, en lien avec la gestion financière.
* Réaliser et suivre les demandes de recrutement.
* Accueillir des visiteurs et les nouveaux entrants (en anglais et français).
* Gérer les communications écrites entrantes et sortantes.
* Filtrer les communications téléphoniques.
* Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, en vérifier la conformité.
* Gérer la documentation, le classement et l'archivage
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IWIPS
- OFFICE MANAGER
2018 - 2019
* Veiller à l'entretien et à l'excellente présentation des locaux ( gestion commerciale des locations de salle). Effectuer les réservations, préparer et installer les salles.
* Gestion des commandes ( économat, fournitures consommables, goodies) , des interventions et de la réception des commandes.
* Chercher l'information, classer, archiver.
* Accueillir physiquement ( clients, prospects, fournisseurs, prestataires, partenaires).
* Organiser les réceptions ( petit déjeuner, pauses gourmandes, déjeuner, cocktail et dîner).
* Gérer les communications externes ( accueil téléphonique, traitement de mails).
* Maintenir les partenariats avec d'autres entreprises et être l'administratrice des fournisseurs et prestataires.
* Suivre la comptabilité de gestion ( factures, bon de commande, contrat d'intervention, édition de devis) en lien avec la comptabilité et la direction.
* Soutenir et déléguer l'équipe en fonction du flux de la charge de travail.
* Gestion des évaluations et des plateformes de tests auprès de nos partenaires et clients.
* Gérer des agendas complexes et mouvants ( roulement des équipes, plannings d'ouverture, prise de rdv).
* Assister les directeurs dans leurs professorat en université.
Coraline Méheux
GESTION D'OUTILS :
Graphisme
Collaboratif
Numérique
Gestion de planning
PERSONNALITÉ :
Créative
Pro-active
Sens pratique
Polyvalence
Responsable
Observatrice
Adaptable
Communicante
Leadership
LANGUES :
Niveau opérationnel
LSF : Niveau A2
Anglais : Niveau B2
CONTACTEZ-MOI
07 68 84 24 78
meheuxcoraline@gmail.com
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Auchan Supermarché Louvres
- Assistante de direction - Office Manager
2018 - 2018
Mettre en place des actions et des process afin de faire gagner en efficience l’entreprise.
Participer à la communication orale et écrite, interne et externe du magasin.
Être l’interface entre le siège, les collaborateurs, les prestataires, les fournisseurs et la direction.
Gestion administrative;
Traitement des courriers, mails et appels internes et externes.
Rédactions des écritures courantes.
Gestion d'agendas.
Gestion des ressources humaines ;
Prendre en charge l’intendance, l’administration du personnel, et l’administratif quotidien.
Créer et mettre à jour les dossiers du personnel.
Organisation logistique des recrutements.
Rédaction d'offres, pré-filtre aux candidatures reçues, DPAE et édition de contrat...
Intégration des nouveaux collaborateurs.
Interface entre le siège et les collaborateurs si besoin.
Support à a comptabilité de gestion du magasin ;
Suivre la facturation et les incidents de traitement de la comptabilité en lien avec le siège et les entreprises concernées.
Support commercial ;
Réaliser des devis, répondre à des appels d’offre.
Gestion de projet ;
Gérer et suivre des dossiers spécifiques ( Dossier TMS avec la CRAMIF, Aménagement intérieur du futur magasin avec Immochan, Opération commerciale, etc…).
Gestion de la vie de l'entreprise et bien -être des collaborateurs ;
Veiller à l’application de la législation sociale.
Gérer les rendez-vous, les plannings du responsable et des collaborateurs.
Préparer, organiser et intervenir sur les réunions. Rédiger les comptes rendus.
Gestion des interventions techniques et informatiques.
Gestion des commandes et stocks de fournitures du magasin, économat et EPI.
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Mairie de Champigny sur Marne
- DIRECTRICE DE SEJOURS VACANCES
2016 - 2017
* Savoir concevoir et mettre en œuvre un projet.
* Repérer et prospecter les services proposés sur un territoire.
* Assurer le respect et l'application de la loi, des normes et des réglementations en rigueur.
* Gérer la partie recrutement du personnel, administrative et budgétaire.
* Planifier, préparer, conduire, animer des réunions et des plannings.
* Communiquer en interne et externe avec les familles et mes supérieurs.
* Gérer le blog destiné aux familles.
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Divers secteurs et publics
- ÉDUCATRICE DE JEUNES ENFANTS
2010 - 2017
* Concevoir et mettre en œuvre des projets, sorties et activités.
* Rédiger des écrits administratifs et pédagogiques. Tenir à jour des notes de frais.
* Accueillir et Accompagner. Assurer la continuité de direction.
* Mettre en place des supports, assurer la bonne diffusion et la confidentialité des informations.
* Faire l'interface entre les acteurs internes et externes à la structure. Encadrer et Manager des équipes.
* Mettre en place et maintenir des partenariats.
* Gérer les conflits, urgences et crises. Faire de la médiation.
* Gérer les commandes et les stocks et des agendas complexes et mouvants.
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Divers organismes et secteurs
- ANIMATRICE
2009 - 2014
* Planifier, organiser et encadrer des évènements, sorties et assemblées.
* Alimenter, animer et réguler une web-radio.
* Initier, rédiger, suivre et mettre en place des projets ( Chantiers éducatif, BAFA, Permis,...)
* Trouver des partenaires financiers, culturels et sportifs.
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Particuliers
- AUXILLIAIRE PARENTALE
2004 - 2010
* Prendre les communications, filtrer les appels.
* Transmettre des informations sur le déroulé de la journée.
* Travailler en triangularité.
