Devinne HÉLÈNE

En résumé

Entreprises

• OLYMPUS - Assistante de Direction

  RUNGIS Cedex 2008 - maintenant à Olympus EMEA - Département Ventes et Marketing
  Tenue de l'agenda et de la boite mail du directeur du service, organisation des meetings/trainings pour les collaborateurs et clients EMEA, préparation des voyages des ingénieurs, traitement des NDF, mise en place et suivi de tableaux de bord, suivi des absences, travail administratif sur le CRM Européen, intégration administrative des collaborateurs venant de l'étranger, validation mensuel du compte de dépenses du service... ;

• Olympus - Assistante de Direction Bilingue

  RUNGIS Cedex 2008 - maintenant - Tenue de l’agenda du Directeur de Division et des plannings collectifs de l’équipe
  - Gestion de la boite emails de la Direction et filtrage des appels téléphonique avec discrétion adaptée aux échanges
  - Organisation des réunions avec prise en charge des participants
  - Organisation du séminaire de fin d’année fiscale et force de proposition pour les événements de team-building du personnel
  - Mise en place des sessions de formations des clients avec accueil sur site
  - Réalisation des notes de frais de la direction et traitement de notes de l’équipe
  - Rapport mensuel des dépenses (frais, voyages, téléphones) de la division par collaborateur et type de dépense
  - Préparation et suivi des déplacements professionnels du personnel de la division (planification des voyages, suivi des demandes de visa)
  - Suivi des besoins en équipement de l’équipe : matériel de bureau et électronique
  (PC, licences de software)
  - Assistance administrative pour les collaborateurs étrangers
  - Suivi de dossiers administratifs (contrats de distribution en Europe, litiges)
  - Suivi des absences (congés, maladie, formation)
  
  Interlocutrice privilégiée interservices :
  
  Marketing : Support à l’organisation de salon par la gestion de commande
  Gestion des documents MarCom (fiches techniques, brochures)
  Comptabilité : Validation du compte de dépenses du service
  Vérification des factures / avoirs
  Logistique : Coordination pour la mise en place de nouveaux processus
  R. Humaines : Intégration des nouveaux collaborateurs et des expatriés
  Points réguliers concernant les congés, les règles internes
  S. Généraux : Transmission des informations d’ordre général d’entreprise, des processus de fonctionnement et de remboursements
  Missions spécifiques :
  - Gestion de la location de matériel de la région EMEA
  - Gestion du parc de matériel de démonstration sur la région EMEA
  - Création d’un nouvel outil pour l’enregistrement des produits dans le CRM
  - Préparation d’un audit qualité

• OLYMPUS - Assistante de Direction

  RUNGIS Cedex 2004 - 2008 Traitement des tableaux de bord de la Division, suivi des dossiers de litiges, travail administratif et de secrétariat, organisation de séminaires,... ;

• Groupement des Mousquetaires - Assistante de Direction

  Vert-le-Grand 2003 - 2004 Validation des notes de frais, frappe de rapport/CR, gestion de l'installation des nouveaux collaborateurs, réalisation de présentations, organisation des réunions, des déplacements, filtrage téléphonique, suivi des factures, traitement des NDF, ...

• FACOM - Secrétaire de Direction

  Morangis 2002 - 2002

• FACOM - Assistante Logistique

  Morangis 2001 - 2001

Formations

• Burton Upon Trent College (Burton Upon Trent)

  Burton Upon Trent 2003 - 2003 Pitman Elementary Exam

• Eurodeal Institut

  Evry 1999 - 2001 BTS ASSISTANTE DE DIRECTION

• Eurodeal Institut

  Evry 1999 - 2001 BTS
  
  (études en alternance - centre de formation / entreprise)

• Lycée Marcel Pagnol

  Athis Mons 1997 - 1998 BAC Sciences Médico-sociales

Réseau

• Anne LECA

• Benoit OSTIZ

• Jérôme HUAU

• Philippe HENNINOT

• Sabrina HADJI

• Sophie CARDOSO ALVES MAIA

• Stéphane LAGARDE

• Stephanie ZARKA