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Edith VAYSSE

EAUBONNE

En résumé

En recherche active

Une expérience d'assistanat de plus de 30 ans qui s’est déroulée dans le secteur de la santé, principalement dans l’Industrie Pharmaceutique.

Dans l’assistanat, j’ai pu développer la gestion d’agendas complexes et l’organisation de réunions et d’évènements plus larges. Je gère des déplacements à l’étranger ainsi que la rédaction et le suivi des notes de frais. J’assiste dans l’élaboration et la mise à jour d’un budget. Je dispose de capacités rédactionnelles tant en Français qu’en Anglais.
Dans la coordination de qualité, j'assure l’accueil des nouveaux employés, je les informe sur les bases de données et autres applications informatiques nécessaires pour la gestion de leurs formations. Je fais tout le suivi de la formation interne aux procédures de l’entreprise et supervise l’équipe d’opérateurs de saisie. J’aide à déterminer les besoins des collaborateurs. Je suis le contact principal du département et je diffuse une information claire et précise dans le respect des délais impartis.
En tant qu’office manager, j’assure un soutien administratif de la société tant au niveau des services généraux, comptabilité simple, suivi commercial et gestion RH. Je participe à l’écriture des procédures internes administratives pour la mise en place d’un système qualité.

Ma disponibilité est immédiate.

Spécialisations : Rigoureuse, organisée, autonome, prise d’initiative, gestion des priorités, maîtrise des techniques de secrétariat et gestion administrative, esprit d’équipe, sens de la confidentialité

Logiciels et outils informatiques maîtrisés : Word, Excel, PowerPoint, Visio, CRM (Microsoft Dynamics, SugarCRM), MS Project, logiciel comptable (CISCO), bases de données de formation (SUMTOTAL), messageries électroniques, bibliographie (EndNote)

Anglais : bilingue

Mes compétences :
Sens de la confidentialité
Gestion des priorités
Organisée
Word
Excel
Powerpoint
Rigoureuse

Entreprises

  • PHYSIP - Assistante de Direction

    2012 - 2014 OFFICE MANAGER
    Gestion du Secrétariat Général (agendas, suivi des échéances, organisation et gestion des déplacements, notes de frais, saisie de comptes rendus)
    Services généraux (locaux, assurance, banque, fournisseurs, …)
    Gestion dossiers administratifs: enregistrement, vérification pièces demandées, suivi
    Gestion du personnel (congés, ticket restaurants, médecine du travail)
    Comptabilité : saisie des écritures mensuelles, suivi et gestion des tableaux financiers et reporting budgétaire
    Assistanat commercial : gestion de la base de données clients, suivi facturation
  • Pfizer (anciennement Wyeth Research) - Assistante de Direction/Coordinatrice Qualité

    2006 - 2012 gestion et organisation des plannings de formation, organisation des voyages, réalisation et suivi des notes de frais/factures, coordination des réunions de stratégie (préparation des ordres du jour, rédaction des compte-rendu, suivi des actions/décisions), préparation de la documentation officielle pour les audits internes et inspections ministérielles, coordination des questions/réponses sur la formation interne, accueil des nouveaux employés, mise à jour de la page web du département, gestion d’activité de la base de données de formation : management d’une équipe de 3 personnes basées en Inde, gestion de la messagerie électronique internationale
  • Pfizer (anciennement Wyeth Research) - Assistante de Formation

    2002 - 2006 mise en place de la stratégie de la base de données de formation (saisie et contrôle de qualité des données), coordination des agendas des formateurs, organisation de voyages, réalisation et suivi des notes de frais, réservation de salles de formation (internes ou externe), préparation des rapports mensuels d’activité
  • Pfizer (anciennement Wyeth Research) - Assistante du Vice-Président des Affaires Cliniques

    1991 - 2002 création du secrétariat, mise en place de procédures internes et de documents, gestion de rendez-vous et réunions, réservation de voyages et hôtels (du Vice-Président et de ses visiteurs internationaux), gestion financière du département : préparation et suivi des budgets voyages et congrès, mise à jour du suivi financier des contrats consultants
  • Pfizer (anciennement Wyeth Research) - Secrétaire de Direction - Etudes de Phase IV

    1989 - 1991 création et mise en place du secrétariat, mise en place et suivi des études cliniques de phase IV (organisation des réunions de lancement), tenue d’agenda, préparation des voyages/congrès, réalisation et suivi des notes de frais
  • SYNTHELABO - Secrétaire de Direction

    1986 - 1989 Tenue d’agenda du Directeur du Département, organisation des voyages, réalisation et suivi des notes de frais, organisation des réunions européennes (agenda, invitation, réservations d’hôtel, salles de réunions), planning des congrès (aide et frappe des articles), gestion administrative des dossiers de pharmacovigilance, participation à la création et mise en place d’un système informatique de recueil de données des effets indésirables, préparation et frappe des dossiers d’AMM (Autorisation de Mise sur le Marché d’un médicament)
  • MK2 - Secrétaire

    Paris 1983 - 1986 Lecture des scenarios et préparation des fiches de lecture, préparation des dossiers administratifs pour la sortie des films (enregistrement, censure, presse), préparation de devis, organisation des projections privées pour la presse et des avant-première (invitations, suivi des réponses)

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