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Mairie de Chevreuse
- Assistante de direction - Bibliothèque de Chevreuse - Section Jeunesse
2016 - maintenant
• Animations : approche du livre en crèche, lectures aux élèves de maternelle et primaire ; temps d'activités péri-scolaires (TAP) sur le thème "Autour de la bibliothèque" ; expositions interactives ; heure du conte 3 à 6 ans ;
• Accueil et conseils de lecture ; missions classiques de la gestion des livres (de la réception à la mise en rayon) ;
• Réseaux sociaux : création de flyers, prises de photos et mise en ligne portail bibliothèque et Facebook ;
• Utilisation du logiciel de gestion Biblix
• Intégration d'un comité de lecture.
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ADESSADOMICILE Fédération
- Assistante de direction
2013 - 2016
en charge de la Gestion administrative du Personnel - Encadrement d'une secrétaire polyvalente :
* Gestion de l'agenda très complexe et mouvant du Directeur général,
* Organisation de ses déplacements, contacts avec les cabinets ministériels et partenaires, préparation des projets de réponse aux courriers des adhérents, mise à jour de la base de données,
* Suivi des réunions statutaires, relecture / mise en forme des notes des pôles, rédaction des comptes-rendus, préparation des dossiers des représentations extérieures du Directeur général,
* Gestion administrative du personnel : préparation paie, distribution chèques déjeuner, rédaction contrats de travail, contacts agence d'intérim, suivi réunions délégation du personnel, planning congés et visites médicales, mise en œuvre de la procédure de pointage sur Excel puis avec le logiciel Horoquartz,
* Interventions au titre des services généraux, négociation de contrats.
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ADESSADOMICILE (75)
- Assistante de direction en charge de la gestion administrative du personnel
2013 - 2016
Assistante du Directeur général et du Président fédéral :
- suivi des réunions statutaires, préparation des dossiers des représentations extérieures du Directeur général ;
- gestion administrative du personnel : préparation de la paie, rédaction des contrats de travail, gestion des chèques déjeuner, absences/congés et visites médicales, contacts avec l'agence d'intérim, suivi des réunions de délégation du personnel et organisation des élections de celles-ci. Mise en œuvre de la procédure de badgeage.
Nombreuses autres missions avec la collaboration et l'encadrement d'une secrétaire : au titre des services généraux (négociations de contrats, fournitures, contacts prestataires informatiques ...), organisation des déplacements, relations avec les cabinets ministériels, mise à jour de la base de données ...
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SIGIDURS
- Assistante de direction
2007 - 2012
SIGIDURS (95) - Syndicat mixte de Gestion et d'Incinération des Déchets Urbains de la Région de Sarcelles
- Assistante de direction - Encadrement de 2 agents en charge l'un de dossiers administratifs, l'autre du gardiennage et de l'entretien du bâtiment ainsi que du parc de véhicules ;
* préparation des dossiers des réunions statutaires ;
* rédaction des Powerpoint et comptes-rendus de réunions ;
* coordination de l'agenda de Monsieur le Président (mairie / Sénat / SIGIDURS) ;
* participation à la réunion de direction, rédaction du relevé de décisions ;
* relations traiteurs : repas des vœux, comités de pilotages, inauguration de site ;
* Mise en place de l'archivage en conformité avec la législation ;
* Responsable des Moyens internes : gestions technique et budgétaire des activités de gardiennage, d'entretien, de sécurité du bâtiment et du parc de véhicules (demandes d'engagement, suivi et visas des factures, établissement et suivi du budget annuel, évaluations et notations) ; gestion du parc imprimantes, photocopieurs, téléphonie.
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SIGIDURS
- Assistante de direction
2007 - 2012
SIGIDURS (95) - Syndicat mixte de Gestion et d'Incinération des Déchets Urbains de la Région de Sarcelles - Assistante de direction - Encadrement de deux personnes
* Préparation des dossiers des Bureaux et Comités syndicaux avec mise en œuvre d'une charte graphique, présentation Powerpoint et rédaction du compte-rendu, pour les Comités syndicaux ;
* Coordination de l'agenda de Monsieur le Président (mairie / Sénat / SIGIDURS) ;
* Participation à la réunion de direction, rédaction du relevé de décisions
* Relations traiteurs
* Etude et mise en place de l'archivage normalisé
* Responsable des Moyens internes : gestions technique et budgétaire des activités de gardiennage, d'entretien, de sécurité du bâtiment et du parc de véhicules (demandes d'engagement, suivi et visas des factures, établissement et suivi du budget annuel, évaluations et notations) ; gestion du parc imprimantes, photocopieurs, téléphonie.
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MAIRIE DE HOUILLES
- Assistante de direction
2004 - 2007
Cabinet de Monsieur Le Maire et Conseiller général (en binôme) :
* Interface élus / Ovillois : accueil des administrés pour les rendez-vous avec M. le Maire, ses adjoints et conseillers, suivi de ces demandes ; rédaction de notes et projets de courriers pour le Directeur de Cabinet ; relecture des parapheurs avant mise à signature ;
* Gestion de l'agenda de M. le Maire en collaboration avec le Conseil départemental des Yvelines ;
* Manifestations relevant du Cabinet (15 à 2 000 invités) : gestion des plannings ; organisation et animation de réunions de travail avec les services techniques, contacts imprimeurs et Monnaie de Paris, accueil des invités ;
* Référente Maîtrise de gestion pour le Cabinet ;
* Tenue de la régie d'avance du Cabinet en lien avec la Trésorerie principale ; suivi des fichiers des personnalités.
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Mairie de Houilles - 30 000 habitants
- Assistante de direction
2004 - 2007
au Cabinet de Monsieur Le Maire et Conseiller général (en binôme)
* Interface élus / Ovillois : accueil des administrés pour prises de rendez-vous avec M. le Maire, ses adjoints ou conseillers ; enregistrement / suivi de ces demandes ; rédaction de notes et projets de courriers pour le Directeur de Cabinet ; relecture des parapheurs avant mise à signature ;
* Gestion de l'agenda de M. le Maire en collaboration avec le Conseil général des Yvelines ;
* Manifestations relevant du Cabinet (15 à 2 000 invités) : mise en place des plannings ; organisation et animation de réunions de travail avec les services techniques, contacts imprimeurs et Monnaie de Paris, accueil des invités ;
* Référente de la Maîtrise de gestion pour le Cabinet du Maire ;
* Tenue de la régie d'avance du Cabinet en lien avec la Trésorerie principale ; suivi des fichiers des personnalités.
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ASHLAND France
- Assistante logistique & Administration des Ventes
2003 - 2003
* Accueil téléphonique des clients - Relations avec les commerciaux, transporteurs et magasiniers ;
* Communication en anglais : plate-forme logistique et services de production basés à Rotterdam ;
* Facturation, suivis de dossiers confiés par la Direction générale.
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ASHLAND France
- Assistante logistique & Administration des Ventes
2003 - 2003
* Accueil téléphonique des clients - Relations avec les commerciaux, transporteurs et magasiniers ;
* Communication en anglais : plateforme logistique et services de production basés à Rotterdam ;
* Facturation, suivis de dossiers confiés par la Direction générale.
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Union des Industries Métallurgiques
- Assistante de direction & Secrétaire de rédaction revue ACTUALITE ECONOMIQUE
1998 - 2001
* Gestion des abonnements : de la prospection à la facturation, règlement des litiges, tableaux de bord mensuels ;
* Relecture des textes, contrôle de la charte graphique, délivrance du Bon à tirer ;
* Interface imprimeurs / routeur ;
* Etudes de dossiers à thématiques socio-économique et rédaction de synthèses d'ouvrages ministériels
* Suivi de l'ouvrage annuel « Année Economique et sociale » : de la collecte des manuscrits à la diffusion ;
* Organisation des sessions de formation des nouveaux juristes des structures territoriales.
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Union des Industries Métallurgiques
- Assistante de direction & Secrétaire de rédaction revue ACTUALITE ECONOMIQUE
1998 - 2001
* Gestion des abonnements : de la prospection à la facturation, règlement des litiges, tableaux de bord mensuels ;
* Relecture des textes, contrôle de la charte graphique, délivrance du Bon à tirer ;
* Interface imprimeurs / routeur ;
* Etudes de dossiers à thématiques socio-économique et rédaction de synthèses d'ouvrages ministériels
* Suivi de l'ouvrage annuel « Année Economique et sociale » : de la collecte des manuscrits à la diffusion ;
* Organisation des sessions de formation des nouveaux juristes des structures territoriales.
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Union des Industries Métallurgiques
- Assistante de direction & Responsable service Fichier
1988 - 1997
: UIMM - Assistante de direction - Responsable service Fichier - Encadrement d'une personne
* Cotisations : suivi des rentrées de cotisations, interface délégués régionaux, tableaux de bord mensuels, relances ;
* Assistance non juridique auprès des adhérents / Prospection d'adhérents non métallurgie ;
* Fichier : rédaction du cahier des charges en vue du changement de serveur, coordination des informations à mettre
à jour, gestion de la codification de la base de données
* Etudes de dossiers financiers pour la Direction générale, création d'organigrammes
* Gestion de l'Annuaire UIMM ; création de divers dépliants relatifs aux publications.
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Union des Industries Métallurgiques
- Assistante de direction
1988 - 1997
Responsable service Fichier - Encadrement d'une personne
* Cotisations : suivi des rentrées, interface délégués régionaux, tableaux de bord mensuels, relances ;
* Assistance non juridique auprès des adhérents / Prospection d'adhérents non métallurgie ;
* Fichier : rédaction du cahier des charges en vue du changement de serveur, coordination mises à jour des informations ; gestion de la codification de la base de données ;
* Etudes de dossiers financiers pour la Direction générale ;
* Gestion de l'Annuaire UIMM ; création de divers dépliants relatifs aux publications.
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Fédération du Commerce et de la Distribution
- Assistante juridique
1984 - 1988
: Syndicat des Maisons d'Alimentation à Succursales (75)
(Actuelle F C D -
Assistante juridique au sein du Service Juridique et Social
* Renseignements téléphoniques sur l'application de la Convention Collective Nationale ;
* Activités courantes de secrétariat.
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FCD - Fédération du Commerce et de la Distribution
- Assistante juridique
1984 - 1988
Service Juridique et Social
* Renseignements téléphoniques sur l'application de la Convention Collective Nationale ;
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Union des Industries Métallurgiques
- Secrétaire
1981 - 1984
Secrétaire au Secrétariat général
* Gestion de l'ensemble des publications et relations Imprimeurs en phase avec un planning mensuel ;
* Contrôle et analyse du courrier « Arrivé » ;
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UNION DES INDUSTRIES METALLURGIQUES & MINIERES (UIMM - Paris)
- Secrétaire de direction/Secrétaire de rédaction
1981 - 1984
1981 à 1982 : Organisation des réunions statutaires ; enregistrement du courrier Arrivé ;
1982 à 1984 : Gestion des publications (de l'interface rédacteurs jusqu'à la distribution par les routeurs) ;
