MERLIN LUBUTU RDC
- LOGISTICIEN DE BASE
2008 - 2013
dans mon rôle actuel, j'ai les responsabilités principales de Superviser et gérer les différents secteurs du département logistique notamment (Commande et achats, l'expédition, le stock et le transport ainsi que la gestion du matériel et des équipements de communication. gestion De liaison et voyage, La gestion de Ressources Humaines logistique pour le programme de merlin dans le territoire de lubutu. il faudra veiller à la bonne utilisation et l'application de merlin et donateur exigeait des procédures logistiques et des normes, assurant la fonction de déroulement de l'opération logistique .(maisons, les magasins, les parcs et les bureaux) et la surveillance des travaux de réhabilitation en cours dans le territoire.
Logistique
* Superviser et gérer les différents secteurs du département Logistique notamment (Commande et achats, l'expédition, le stock et le transport ainsi que la gestion du matériel et des équipements de communication, liaison et voyage, immobilisation, installation, Ressources Humaines logistiques, sécurité et communications pour le programme de l'ONG.
* S'assurer que tous les travaux à faire sur les bâtiments par le bailleur se fassent correctement et porter les factures à sa connaissance
* Organiser les mouvements des véhicules et motos et suivre leur entretien et réparation
* Gérer les Approvisionnements et s'assurer que les sorties de stocks, le suivi et le contrôle des stocks soient en place et effectivement utilises, afin d'atteindre les bénéficiaires/utilisateurs d'une manière efficace et rentable.
* Organiser les Inventaires intermittentes trimestrielles et annuelle de Magasin Médical et Non Médical
* Etablir les réquisitions pour les dépenses liées au fonctionnement du bureau et faire les achats des fournitures et consommable du bureau conformément aux procédures en vigueur
* Assurer que les procédures logistiques sont comprises, appliquées et respectées
* Assurer une bonne communication entre la base d'affectation et d'autre base de l'ONG
* Superviser le staff logistique mis à ma disposition et collaborer éventuellement à leur recrutement.
* Identifier les besoins en matériels et équipements des bureaux, assurer le suivi de leur bonne utilisation et effectuer l'inventaire mensuel
* S'assurer du respect du code de conduite par les chauffeurs et communiquer tous les dossiers d'accident à la hiérarchie pour suivi
* Gérer et renforcer les compétences et les performances de l'équipe logistique, en s'assurant que les calendriers des évaluations de personnel sont respectés
* Traquer le mouvement des biens qui quittent la base du logisticien pour d'autres bases
* S'assurer que le personnel a tous les équipements nécessaires pour l'accomplissement de leurs taches
* Assurer la gestion des bâtiments, leur entretien, les réparations éventuelles et nettoyage
* S'occuper des formalités a l'aéroport pour les arrives et départ des visiteurs.
* S'assurer que les carnets de bord du véhicule et/ou motos sont régulièrement et correctement remplis et que les taux de consommation et autres indicateurs sont respectés
* Suivre les approvisionnements en carburants à la station et les consommations des véhicules, s'assurer que le véhicule ait toujours des réserves de carburant et soit toujours propre
* Recevoir les rapports hebdomadaires et mensuels du personnel logistique de lubutu et établir les rapports consolides de toutes les activités logistiques à soumettre au logisticien expatrié
* S'assurer que les procédures logistiques sont comprises et appliquées au respect des politiques et procédures logistique de Merlin.
Charrois
* Gérer le staff de l'équipe charroi de Merlin Dans le Territoire de Lubutu en collaboration avec le logisticien expatrié.
* Veiller à ce que des équipements de communication appropriés et opérationnelles soient installés dans les véhicules de Merlin afin de satisfaire aux exigences en matière de fonctionnement et de sécurité.
* Veiller à ce que tous les véhicules contiennent les documents de bord nécessaires et à ce que tous les documents soient maintenus à jour (y compris les attestations d'assurance)
* S'assurer du respect du code de conduite par les chauffeurs et communiquer tous les dossiers d'accident à la hiérarchie pour suivi
* S'assurer que les autos, motos et générateurs soient utilisés et maintenus conformément aux politiques et procédures de Merlin et des manuels des fabricants, s'assurer également que les personnes qui font ce travail aient préalablement la qualification et la compétence nécessaire
* Veiller à ce que les carburants consommés par les engins roulants ainsi que les générateurs soient de bonne qualité
* Approuver les formulaires de ravitaillement des véhicules en carburant.
* S'assurer que le charroi automobile de Merlin dans le Territoire de Lubutu est en parfait état de marche d'une façon permanente afin de répondre spontanément aux besoins de Transport des programmes.
* S'assurer que l'expédition et la réception des biens sur terrain se fassent de manière à éviter les pertes et en respectant les procédures
* Coordonner et faire le suivi de la gestion des équipements de la Base et en collaboration avec le responsable logistique des autres bases de Merlin
* Préparer les commandes des pièces de rechange des véhicules en collaboration avec le chef charroi et le logisticien expatrié
* Négocier les devis des réparations avec des techniciens et s'assurer que les couts opérationnels du charroi automobile de Merlin restent dans les normes.
* Contrôler hebdomadairement les véhicules ainsi que les carnets de bord et consommation de carburant en s'assurant qu'ils respectent le règlement des chauffeurs tel que mis en place
* Suivre et Gérer la planification des mouvements de véhicules et Motos avec le chef de charroi.
* Traiter les contrats de location des véhicules et moto. ;
* Identifier les fournisseurs de service de location des véhicules et moto dans le Territoire de Lubutu
Acquisitions (Achats)
* Assurer que tous les achats sont effectués d'une manière appropriée et transparente selon les procédures de Merlin et celles des bailleurs de fonds et tenir informer la hiérarchie de toute situation non conforme.
* Evaluation des besoins de tous les services de l'ONG ;
* Préparer le plan d'achat selon la ligne budgétaire destinée pour chaque bien et services
* Faire la prospection et évaluation du marché pour l'achat de produits régionaux
* Etudier les dossiers de fournisseurs pour leur agreement
* Etablir un catalogue de prix, local et international. ;
* Coordonner les livraisons des commandes avec le service de liaison de transport et le magasin.
* Lancer et récolter les demandes de cotations (pro forma)
* Préparer le PV des ouvertures des offres ;
* Rédiger les demandes d'achat ou Bon de commande ;
* Organiser les archives des achats ;
* Veiller à l'état de matériels lors de livraison et réception
Magasin
* Veiller à la mise en place des procédures Merlin de gestion de stock dans les magasins Médical et non Médical de Territoire de Lubutu.
* Superviser les inventaires mensuels de Magasin Médical et non Médical de toutes les bases de Territoire de LUBUTU et rédiger un rapport pour la coordination Logistique provinciale
* Améliorer le système d'inventaire existant ;
* Assurer que les fiches de stock soit tenues sur une base régulière et que les procédures d'entrée et de sortie des Médicaments ; matériels du magasin sont respectées
* Effectuer un contrôle interne périodique pour s'assurer du respect des procédures et corriger les irrégularités si possible.
Patrimoine
* Assurer que les différents matériels de Merlin dans le territoire sont en bon état, proposer à la hiérarchie la disposition de tous ceux qui ne sont fonctionnels.
* Assurer la mise à jour d'un fichier électronique de suivi des patrimoines de Merlin dans le territoire de lubutu et tous les documents y afférents.
* Assurer un suivi sur la vie de chaque matériel par rapport à sa date d'acquisition (matériel informatique : 3ans, matériel roulant 4 ans ou 100 000 km, générateur 10 a 18 ans)
* S'assurer que chaque bien de l'ONG possède un numéro de répertoire pour son identification (Numéro Asset)
* Veiller à l'amortissement de patrimoines de l'ONG ;
* Faciliter tous les services internes / externes des mails sont rapides et correctement manipulés
* Gérer tous les appareils de communication (Thuraya, HF, VHF, ) faire le suivi et enregistrer dans le cahier de retrait des appareils de communication : le nom, date de retrait, la destination, le motif, la durée et la signature
Pour l'HF : enregistrer tous les messages entrants et sortants, le transmettre à qui de droit et le faire signer
* Faire le suivi de fonctionnement de réseau Internet en collaboration avec l'IT Manager à Goma ou Kindu
Operations (Liaison et Transport)
* Assurer les voyages aériens du staff uniquement avec les compagnies autorisées et qui offrent le maximum de sécurité.
* Assister le chargé des Operations dans son plan programmatique des opérations
* Assurer une bonne relation avec les autres ONG et autorités locales
* Organiser les expéditions et réceptions de colis (cargo)
* Préparer les bordereaux d'expédition et de réception ;
* Organiser les réservations de vols s'assurer que le cargo est à l'Aéroport a temps et dans les meilleures conditions.
* Assurer un contact régulier avec les sites pour apporter un soutien rapide en cas de besoin.
* Vérifier si le cargo reçu est conforme aux données du bordereau
* Assurer que les matériels des programmes sont livrés sur terrain dans les délais.
