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Bloomoon
- Assistante de direction
PARIS
2017 - 2018
- Administratif :
o Assurer les relations, le suivi administratif et les règlements fournisseurs
o Réception et traitement des courriers
o Suivi des NDA, bons de commande et contrats
o Classement
o Rédaction et mise en forme de documents
- Facturation/Recouvrement :
o Facturation clients
o Relance clients
- Ressources Humaines :
o Gestion administrative du personnel (mutuelle, prévoyance, visites médicales, absences,
maladies et congés)
o Traitement et paiement des notes de frais
o Préparation et transmission des éléments variables de paie au cabinet comptable
o Paiement des salaires
o Procédures d’entrée et sortie
o Suivi des formations
- Logistique :
o Organisation des déplacements
o Organisation de petit déjeuner, séminaires...
o Approvisionnement des fournitures, etc...
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EHPAD Résidence Dolcea Les Ambassadeurs Nation
- Assistante polyvalente
2017 - 2017
Accueillir toute personne, de façon conviviale et personnalisée
Garantir la traçabilité et la transmission des appels et visites
Assurer les fonctions de secrétariat général :
- Participer à la facturation Résident,
- Réceptionner les chèques,
- Préparer et envoyer les documentations,
- Remettre le courrier aux résidents ou aux personnes désignées,
- Aider les résidents qui le souhaitent à des démarches administratives simples,
- Compléter le registre des entrées des résidents,
- Assurer la frappe de courriers,
- Participer aux classements des documents administratifs,
- Assurer la frappe de documents tels que les menus, le programme d'animation, le journal de la résidence.
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Sykio
- Assistante polyvalente
NEUILLY PLAISANCE
2016 - 2017
- Suivi administratif,
- Suivi de l'avancement des dossiers administratifs engagés,
- Suivi Ressources Humaines,
- Suivi clients (traitement des demandes et réclamations, traitement des fermetures de comptes et recouvrement), etc…
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Pôle Emploi
- Assistante
Paris
2015 - 2016
- Accueil physique et téléphonique,
- Préparation des déplacements des experts internationaux : établissement des ordres de mission, réservation des billets de train et/ou d'avion, hébergement, saisie des frais de déplacements professionnels, gestion des demandes de visa,
- Accueil de délégations étrangères : réservation de salle, commande de prestations diverses, assistance auprès de la personne en charge de l'accueil de ces personnes,
- Gestion financière du Département : établissement de bons de commande, paiement de factures des différents prestataires de la Direction,
- Interim de l'assistante de Direction pendant ses absences : traitement du courrier, réception des appels téléphoniques, relation direct avec la Directrice
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Hôpital Mère Enfant de l'Est Parisien - Association Estrelia
- Assistante de Direction
2011 - 2015
- Accueil téléphonique et physique,
- Préparation et organisation de réunion,
- Rédaction de compte-rendu de réunion et du courrier,
- Saisie du planning de salles de réunion et de formation,
- Création de profils et gestion de badges d'accès, admissions et sorties administratives de patients,
- Expédition de colis et courriers spéciaux,
- Rédaction d'attestations diverses,
- Saisie des éléments variables de paie,
- Organisation des rendez-vous avec la médecine du travail,
- Vérification et règlement des notes de frais et des factures,
- Commande de fournitures et mobilier,
- Vérification de la conformité des livraisons,
- Création du manuel qualité et de la gazette qualité mensuelle,
- Archivage, etc...
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FORMAPOSTE Ile de France
- Assistante pédagogique
Montreuil
2010 - 2011
- Accueil téléphonique et physique,
- Mise à jour des outils de suivi pédagogique,
- Interface avec La Poste pour les convocations aux tests de recrutement,
- Surveillance de sessions de recrutement des apprentis (tests écrits et oraux) et aide à la correction des tests,
- Envoi des courriers de réponses aux candidats,
- Mise à jour des plannings des apprentis, suivi des absences, etc...
- Etude et suivi des dossiers de candidature,
- Suivi des absences et retards des apprentis,
- Interface avec les partenaires et les prestataires pédagogiques et institutionnels,
- Remontée des informations utiles au coordonnateur courrier/colis et à la Responsable pédagogique,
- Arrêts de financement de permis de conduire, etc...
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SCP Bersay & Associés
- Assistante facturation
2007 - 2010
- Accueil téléphonique et physique des clients,
- Facturation et rédaction des relevés descriptifs en anglais ou en français,
- Relances écrites et téléphoniques en anglais ou en français,
- Relation avec les prestataires,
- Suivi du chiffre d'affaires et de la rentabilité des avocats, etc...
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Query Informatique
- Assistante polyvalente
Colombes
2007 - 2007
- Accueil téléphonique et physique,
- Rédaction et gestion de courriers, mails et télécopies,
- Réservation de transports pour les déplacements commerciaux et le Responsable technique,
- Aide à l’organisation d’événements prospectifs,
- Gestion des dossiers clients (traitement des commandes, établissement des contrats, envoi des clés/codes d’utilisation…),
- Interlocutrice auprès des éditeurs étrangers (commande des logiciels et demande des nouvelles versions pour les clients…),
- Préparation et mise à jour des plaquettes de présentation des logiciels,
- Mise à jour des différents tarifs de logiciels,
- Préparation et envoi de mailing,
- Préparation des dossiers pour les nouveaux salariés (D.U.E., demande d’extrait de casier judiciaire, affiliation mutuelle et prévoyance),
- Constitution du dossier de solde de tout compte (attestation A.S.S.E.D.I.C., reçu solde de tout compte…),
- Rédaction d'attestation de salaire pour arrêts maladie,
- Préparation des éléments de salaire…
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Inserm
- Gestionnaire
PARIS 13
2006 - 2007
- Accueil physique des agents et visiteurs,
- Mise à jour de tableaux,
- Envoi et réception du courrier,
- Enregistrement du courrier,
- Création de dossiers administratifs, déclaration unique d'embauche,
- Archivage,
- Classement, etc...
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Collège Coopératif de Paris - Groupe SOS
- Secrétaire de Direction
2005 - 2006
- Gestion du stock de fournitures de bureau,
- Accueil téléphonique et physique des partenaires et étudiants,
- Inscriptions universitaires des étudiants,
- Commande de tickets restaurants,
- Gestion des agendas et plannings d’utilisation de salles (de formation / de réunion),
- Suivi des formations sur site et sur catalogue,
- Actualisation des conventions (structures, intervenants),
- Mise en place des conventions et des échéanciers des étudiants,
- Installation des salles de formation,
- Préparation des notes de frais,
- Tenue de la caisse,
- Règlements,
- Facturation,
- Encaissement des règlements structures et étudiants, etc...
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Equipe Emploi Insertion du 10ème - Association Olga Spitzer
- Agent administratif principal
2004 - 2005
- Gestion des agendas,
- Rédaction de compte-rendu de réunion,
- Création de documents de communication,
- Contact avec les partenaires du réseau et orientation éventuelle des personnes,
- Encadrement du public sur le poste informatique
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Equipe Emploi Insertion du 19ème - Projets 19
- Agent d'accueil et de médiation
2003 - 2004
- Accueil téléphonique et physique des usagers,
- Etablissement des fiches premiers contacts,
- Gestion des agendas des conseillers et chargés de mission,
- Traitement du courrier entrant et sortant,
- Gestion du stock de fournitures de bureau,
- Règlement des fournitures,
- Création de documents de communication (affichettes, notes de service, etc…),
- Mise à jour quotidienne des panneaux d’information concernant les formations, offres d’emploi – complément de recherche sur internet,
- Contact avec les partenaires du réseau et orientation éventuelle des personnes,
- Encadrement du public sur postes informatiques lors d’ateliers de recherche d’emploi,
- Classement
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Fantastic Accessoires
- Assistante de Direction
2002 - 2003
- Elaboration de devis/bons de commande/factures/avoirs/bons de livraison,
- Gestion du stock de marchandises et de fournitures de bureau,
- Préparation et conseil en show-room/en salons professionnels en français, en anglais et en espagnol,
- Contact direct avec la presse spécialisée,
- Mise en page de catalogues,
- Création de documents de communication (affichettes, notes de service, etc…),
- Traitement du courrier entrant et sortant,
- Règlement des fournitures,
- Classement, etc...
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Dafka
- Assistante de Gestion
2000 - 2001
- Accueil physique et téléphonique,
- Préparation des notes de frais,
- Saisie comptable,
- Déclaration de T.V.A. (mensuelle et annuelle),
- Tenue de la trésorerie,
- Rapprochement bancaire,
- Facturation, etc...
