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OFI Asset Management
- Assistante de Direction Générale
2015 - maintenant
Véritable soutien du Président du Directoire et du Directeur Général, je suis le pilier de l'aspect organisationnel de leur vie professionnelle (et aussi personnelle). Je centralise les nombreuses demandes/questions, par ordre d'importance et d'urgence et assure la liaison avec les collaborateurs ou demandeurs externes. J'étudie les mails, manage les agendas, afin d'optimiser le temps (organisation de conférences visio et audio, étude d'itinéraires et modes de déplacements). Je fais en sorte que les aspects confidentiels le restent et suis force de proposition sur les questions diplomatiques. Je prépare les supports de réunions, ordre du jour, présentations, documents d'aide à la décision, notes internes (à partir de quelques consignes orales), indicateurs d'activité, organisation des déplacements et déjeuners de la Direction Générale, en relation avec le maître d'hôtel et le responsable logistique. Je prépare les Conseils d'Administration en lien avec le service juridique (réalisation des slides, installation de la salle, vérification présences ou absences, plans de table). Propositions de soirées à thème, en fonction des invités. Gestion des saisons d'opéra (préparation des planning, commande des spectacles (recensement des choix des invités -200 par saison) et distribution des places. Traitement des notes de frais et suivi des dépenses carte société. Un environnement très riche et varié, qui exige une compréhension très rapide des besoins et demandes compte tenu du nombre de relations professionnelles et personnelles des Président et du Directeur Général. Une vigilance constante est requise, car la société change fréquemment de forme en fonction des projets et a de grandes ambitions de développement.
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Vilogia Entreprises
- Assistante Direction Commerciale et Générale
Lille
2013 - 2015
Gestion d'agendas complexes et déplacements, organisation de la logistique des réunions (visio conférence France entière). Rédaction des ordres du jours et comptes-rendus des Comités de Direction, suivi budgétaire, engagement des factures, management des services généraux/relations fournisseurs et prestataires, gestion administrative du personnel (recrutement, notes de frais, congés...), organisation des séminaires de 40 à 130 personnes (recherche de sites, création et envoi des invitations, proposition des prestations,surpervision du déroulé), notes de frais
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Urbis Park
- Assistante de Direction commerciale et communication
2013 - 2013
Organisation de deux salons et tenue du stand, gestion d'agendas complexes et déplacements, Constitution des dossiers d'Appels d'Offres, consultation des mails des Directeurs et synthèse, production documentaire, engagement des factures, suivi du budget, notes de frais
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Advanced Building Construction and Design
- Assistante de Direction
2012 - 2012
Gestion d'agendas complexes et déplacements (1 Directeur et deux managers), tri des mails et synthèse, organisation des réunions de chantier et suivi des projets, production documentaires et réponses aux Appels d'Offres, notes de frais, planning des interventions, suivi budget, contexte international
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Guy Hoquet L immobilier
- Assistante commerciale
Gentilly
2011 - 2011
Accueil clients, gestion des rendez-vous de visite, création des textes publicitaires et vitrine, facturation, relations mairies, constitution des dossiers et suivi jusqu'à signature, enregistrement des mandats, production documentaire
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Sanitherm Yvelines
- Assistante de Direction Générale
Vannes
2008 - 2009
Gestion administrative du personnel (constitution dossiers, formations, visites médicales, planning, congés), gestion d'agendas, réponses aux Appels d'Offres Publics, suivi budget, commandes et matériel sur chantier, relations avec les maîtres d'ouvrage et la trésorerie, rapprochements bancaires, courrier départ et arrivée
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Entreprise familiale de peinture d'intérieur
- Assistante de gestion
2006 - 2008
Prospection clientèle, démarches administratives, devis et facturation, relances paiements
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Agence du Lys
- Négociateur en immobilier
2005 - 2006
Prospection téléphonique et en porte à porte, rentrée de mandats, enregistrement des mandats, rédaction textes internet et vitrines, retouches photos, visite des biens, estimations
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UNILOG (SSII)
- Assistante de Direction
1997 - 2004
Gestion administrative du personnel, gestion d'agendas complexes et déplacements, relation et contrats prestataires et fournisseurs, vérification budget, production documentaire, organisation des séminaires salariés, prise en charge des services généraux
