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Hogan & Hartson
- Office Manager
2004 - maintenant
Office Manager
- Gérer l’ouverture du bureau de Paris et de Genève.
- Gérer le déménagement du bureau de Paris dans ses nouveaux locaux : rechercher l’espace, aider dans la négociation du bail, diriger les travaux de réaménagement, choisir le mobilier et l’équipement dans le respect des temps et du budget.
Ressources humaines
- Embaucher le personnel (préparer les contrats de travail et tout autre document administratif afférant), négocier les salaires, encadrer les postes et les procédures de façon à permettre l’adéquation aux nécessités évolutives d’un cabinet en expansion.
- Conduire les entretiens de fin d’année, gérer la procédure d’évaluation des salariés et de revalorisation annuelle des salaires.
- Développer et mettre en œuvre le plan de formation pour les salariés en accord avec les besoins repérés lors des entretiens d’évaluation et de leurs souhaits d’évolution au sein du cabinet.
Direction financière
- Encadrer le comptable et le responsable de la facturation.
- Contrôler les salaires, les factures et les notes de frais. Analyser les comptes chaque mois avec un œil sur le budget et présenter les résultats à l’associé gérant.
- Contrôler la facturation mensuelle avec un œil sur le budget et présenter les résultats à l’associé gérant.
- Manager la mise en place du système informatique comptable Elite.
Services généraux
- Encadrer le responsable des services généraux.
- Réviser les contrats avec les fournisseurs visant à améliorer les services et réduire les coûts du cabinet. Analyser les rapports d’utilisation des téléphones, photocopieuses/fax/scanner, taxi, courrier, etc.
- Organiser les réceptions les plus importantes en assurant que le concept de l’événement soit bien traduit dans la réalité et les budgets approuvés par l’associé gérant, et par la direction aux Etats Unis.
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Orrick, Herrington & Sutcliffe
- Liaison Manager/ Office Manager
2002 - 2004
Projets spéciaux
- Travailler à l’ouverture du bureau de Paris et de Milan, coordonnant le support informatique, établissant les contrats avec les fournisseurs, et les sous-traitants, adaptant les procédures internes au modèle américain et veillant à leur mise en place auprès des avocats et du staff.
- Optimiser le contrôle et l’approbation des dépenses. Repéré et récupéré 75000€ de doubles paiements de matériel informatique.
- Gérer toute procédure touchant aux problématiques de gestion du risque (saisie du temps travaillé préalable à l’ouverture des dossiers et à l’engagement du client ; veille sur les déclarations pour le consentement au traitement des données à caractère personnel pour le respect de la directive européenne sur la confidentialité et le contrat avec la CNIL ; adéquation des procédures de classement, archivage et stockage des documents.).
- Analyser les activités de facturation des débours entre bureaux et le pourcentage de débours facturables et non.
Gestion quotidienne
- Manager le secrétariat (une vingtaine sur Paris, une dizaine sur Milan), leur congés, remplacements, heures supplémentaires, organisation des remplacements. Supervision de leur besoins de formation (cours d’anglais, informatique, procédures internes).
- Veiller au respect des normes de sécurités et hygiène des locaux. Organiser la visite médicale de tous les salariés de Paris chaque année.
- Piloter le recrutement du personnel intérimaire du cabinet de Paris et de Milan. Réduit les coûts du staff temporaire de 60%.
- Revoir les contrats et les factures des prestataires de service (taxi, téléphones portables, papeterie, hôtels, courriers, photocopieuses, fax, imprimantes, agences de voyage, traducteurs spécialisés, personnel intérimaire etc.).
- Assurer l’adéquation de tout matériel marketing (papier à entête, factures, brochures, matériel de papeterie etc.) aux directives du marketing américain. Organisé événements de marketing tel que le MIPIM à Cannes.
- Gérer l’accueil des avocats provenant d’autres bureaux, des stagiaires, de la clientèle internationale et du nouveau staff.
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Lazare Kaplan International
- Consultante
2001 - 2001
- Aider le PDG dans le développement du business en Italie, en fournissant la médiation nécessaire entre le top management américain et une base très sélectionnée de distributeurs potentiels.
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L'Oreal
- Product Manager
PARIS
2000 - 2000
- Gérer la marque Plenitude, composée par une trentaine de produits, avec une distribution pluri-canal sur le territoire italien.
- Développer et exécuter avec succès le plan marketing pour le lancement de 10 nouveaux produits.
- Diriger tous les aspects de la recherche de marché (base de données Nelsen et Secodip, concept et concept use tests, suivis) et relative analyse (segmentation et positionnement, étude sur le marché et le profil des consommateurs). Elaborer les synthèses de la performance commerciale et les comptes d'exploitation prévisionnels pour la force de vente, la logistique et le top management.
- Contribuer au renouvellement du packaging de toute la ligne.
- Gérer toutes les activités de communication (publicité sur presse/TV, argumentaires, fiches produit, brochures, PLV, vitrines, événements spéciaux) co-ordinant plusieurs agences publicitaires (McCann-Erickson, Publicis, etc.). Participer à la production d’un plan média de €8 millions.
- Représenter la marque dans quelques négociations avec des chaînes sélectives de distribution, dans les salons spécialisés (Cosmoprof) et dans les conférences avec la presse.
- Animer une équipe sur la marque pour la production, la traduction et le contrôle des décors.
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Campari International
- Intern
1999 - 1999
- Créer une base de données en Access pour une analyse globale du positionnement de prix et développer des initiatives stratégiques pour le conseil d’administration.
- Analysé le marché des spiritueux sur Internet, et commencé la distribution d’un produit du portefeuille Campari chez un distributeur virtuel aux Etats Unis.
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Hospal Cobe Renal
- Assistante marketing
1997 - 1998
- Créer une nouvelle étude du marché de la dialyse anglais avec relative base de données en Access, et analyser régulièrement le suivi de la performance commerciale et la compétition.
- Examiner les tendances du marché européen et présenter régulièrement au PDG de la filiale anglaise.
- Améliorer le système de suivi commercial. Etudier les écarts entre les données commerciales et ceux de la comptabilité en relation avec la gestion du stock des distributeurs.
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Universita' Statale di Milano
- Chef de communication
1996 - 1997
- Développer un programme de communication alignée avec les stratégies européennes.
- Négocier des conditions spéciales pour les étudiants étrangers et les professeurs en visite.
- Trouver de nombreux sponsors pour des partenariats et initiatives promotionnelles.
- Organiser des événements culturaux et sociaux.
