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IR SECRETARIAT
- GERANTE
2013 - maintenant
Avec 15 ans d'expérience en assistanat de direction et 5 ans en tant que Responsable d'opérations immobilières, Ingrid Ribot, Secrétaire Indépendante propose, pour les particuliers et les professionnels (y compris les professions libérales), des services :
- de secrétariat courant et privé,
- de secrétariat technique
- d’assistance commerciale
- de gestion administrative
- de communication.
www.ir-secretariat-grenoble.com
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Agence immobilière
- Assistante de Direction
Birkhadem, Alger
2011 - 2013
- Gestion de l'agenda du responsable
- Préparation des réunions
- Gestion du quotidien de l'agence (courriers, commandes de fournitures de bureau, accueil des clients et fournisseurs, ...)
- Gestion de la vitrine de location et mise à jour des sites et annonces et des listes de location,
- Orientation des clients sur les types de biens en location,
- Création et suivi de tableaux de bord, documents types, etc...
- Préparation des dossiers locataires avec saisie des mandats et baux.
- Gérance locative : Régularisation des charges, avis d'échéance, suivi des attestions assurances et contrat de maintenance, suivi des réglements clients et paiement des fournisseurs,...
Logiciels utilisés : LoginSpace, Connect Immo
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LOC BTP
- Responsable Administrative et Commerciale
2010 - 2011
- Gestion des locations, de la facturation et de la relation client,
- Gestion et optimisation de la trésorerie, définition et suivi du plan de trésorerie,
Gestion des achats, sous-locations et règlement fournisseurs.
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PEARL IMMO
- Chargée d'opérations immobilières
2005 - 2010
- Prospecter le marché (terrains à bâtir et biens immobiliers, …), étudier la faisabilité et la rentabilité des projets,
- Etablir les budgets prévisionnels, les montages juridiques et financiers et suivre les procédures administratives (certificat d’urbanisme, permis de construire,…),
- Effectuer les procédures d’acquisition du terrain,
- Déterminer les commandes de travaux (maîtrise, ingénierie,…) et sélectionner les entreprises, architectes et maitres d’œuvre, …),
- Planifier les études et interventions techniques préalables au démarrage des travaux (sondage des sols, dépollution, fouilles archéologiques, ….),
- Participer aux appels d’offres, au dépouillage, à la conception du tableau comparatif des offres, choix des entreprises…),
- Organiser la mobilisation des financements et suivre les appels de fonds au fur et à mesure de l’avancement des travaux,
- Mettre en œuvre les actions de promotion commerciale immobilière,
- Présenter les biens immobiliers aux clients et les informer sur les modalités d’acquisition,
- Contractualiser la vente du bien immobilier et constituer le dossier d’acquisition (plan de financement, contrat de réservation, acte de vente, …),
- Superviser la réalisation technique des programmes immobiliers et hôteliers et réceptionner les ouvrages (livraison client, levées des réserves, ….),
- Établir l’état d’avancement des travaux (validation des situations de travaux et des décomptes globaux et définitifs, règlements, …) et effectuer le suivi des garanties (décennale, biennale, garantie de parfait achèvement, …),
- Définir et suivre le budget des programmes et de la structure,
- Effectuer la gestion locative et administrative des logements (visite, état des lieux, chiffrage des travaux, établissement des baux, recouvrement des loyers et charges, déclenchement des procédures en cas d’impayés,….),
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Projets réalisés jusqu’à la livraison :
- Construction de 2 résidences d’habitation (98 logements)
- Construction d’un hôtel de 121 unités
- Budget global : 45 M€
Projets réalisés jusqu’à la réception des appels d’offres (obtention des PC)
- Construction de 3 projets hôteliers représentant un total de 288 unités
- Construction d’une résidence d’habitation de 28 logements
- Budget global : 130 M€
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HERVE MATERIAUX
- Assistante de direction commerciale
2004 - 2005
- Gestion des grands comptes
- Relation Armateurs : (négociation tarifaire, commandes…)
- Mise en place du logiciel EBP gestion commercial et formation au personnel (saisie des données, création des codes produits, création des masques de document (facture, devis, BL…)
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PLASTURGIE CENTRE EST
- Assistante de Direction et Chargée de mission en RH
2001 - 2004
GROUPEMENT PATRONAL
Assistante de direction :
- Gestion de l’agenda du directeur et suivi de celui des permanents
- Organisation et rédaction des comptes-rendus de réunion
- Suivi et négociation des dossiers Fournisseurs : Assurances, véhicules, téléphones, fournitures de bureau …
- Gestion du personnel (13 personnes) : contrats de travail, gestion des absences, RTT, préparation des paies, soldes de tout compte, recrutement des stagiaires et apprentis
- Etablissement et Suivi du budget général annuel
- Cotisations/subventions (appels de cotisation, suivi des règlements, relances)
- Coordinatrice comptable (cabinet extérieur)
- Chef de projet pour la création du site internet
- Responsable du parc informatique et des interventions nécessaires au bon fonctionnement du réseau et de la base de données Ez-sales
Chargée de mission en ressources humaines :
- Gestion de la candidathèque et aide au recrutement (offres et demandes d’emploi)
- Création et promotion des guides méthodologiques : recrutement, entretien de progrès et d’évaluation
- Visite en entreprise (350 adhérents)
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DINAC SA - GROUPE GERGONNE GPI
- Assistante de la Direction Commerciale
1996 - 2001
Assistante Commerciale : Sept 1996 à Sept 1997 – La Mure
- Région Bourgogne, Champagne Ardennes, Lorraine, Franche-Comté, Charente et Aquitaine (5 commerciaux – 900 clients)
- Etablissement des devis, saisie et suivi des commandes
- Relance règlements
Assistante de la direction des ventes : de Sept 1997 à mai 1999 – La Mure
- Secrétariat (gestion agenda, courriers…)
- Suivi des 18 représentants (CA, objectifs, calcul des commissions, gestion des absences, contrat de travail,…)
- Gestion des centrales d’achats (conditions de vente, RFA, commandes, avoirs, livraisons, …)
Assistante de la direction commerciales : de juin 1999 à juillet 2001 - Oyonnax
- Secrétariat (gestion agenda, courriers, tableaux de bords…)
- Mise en place du service commerciale « grande distribution » commun aux deux sociétés du groupe (formation des assistantes commerciales)
- Préparation des tarifs
- Préparation des réunions commerciales avec rédaction des comptes-rendus de réunion.
- Préparation et participation au salon BATIMAT.
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Schneider Electric
- Assistante en alternance Responsable Marketing
Rueil Malmaison
1994 - 1996
Usine J / Service Après vente / Substitution : *
- Secrétariat du directeur (agenda, courriers, classement…)
- Suivi, vérification et modification du classeur Qualité (certification AFAQ)
- Mise en place du show room de l’unité
- Organisation d’une journée de présentation de l’unité à une centaine de personne (invitation, relance, préparation des documents de présentation, accueil…)
- Obtention BAC PRO en bureautique
