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Irène PESTY

SAINTRY SUR SEINE

En résumé

- Assistanat
• Rédaction de courriers, contrats, rapports, mailings, notes, présentations
commerciales,
• Traduction de documents,
• Gestion d’agendas et organisation des déplacements de la direction,
• Filtrage des appels et accueil des visiteurs,
• Classement et archivage,
• Organisation d'évènements,
• Commande de consommables,
• Réponse aux appels d’offres,
• Interface entre commerciaux, clients & fournisseurs,
• Coordination entre les différents services,
• Reporting hebdomadaire et mensuel à la maison mère,
• Organisation des réunions et rédaction des comptes rendus.


- Comptabilité
• Gestion des impayés clients (suivi, relances, précontentieux)
• Suivie de trésorerie, pointage de comptes.
• Déclaration TVA – DEB.
• Comptabilisation factures fournisseurs et règlement des factures.
• Tenue d'échéancier et de plan de trésorerie.
• Relation directe avec l’Expert-comptable,
• Suivi de la banque et préparation des virements,

- Ressources humaines
• Suivi des congés et arrêts maladie,
• Suivi des visites médicales,
• Recrutement de collaborateurs,
• Recueil et traitement des données nécessaires à l’établissement de la paie,
• Traitement des notes de frais,
• Organisation de la formation des collaborateurs,
• Recherche de CV – sourcing - tri de cv.

- Communication
• Relations avec la presse,
• Organisation de salons, déplacements et réunions
• Suivi de l’information et mise à jour d’un annuaire
• Envoi de bus mailing avec société spécialisée

- Import/Export
• Gestion des Achats (France, Europe, Japon) et des Transporteurs,
• Gestion du stock,
• Export sur nos clients en Europe, monde,

- Informatique
• Travail sur gros systèmes IBM 3090/4381 sous VM/CMS, sur AS/400,
Oracle, Crawmator et Movex.

Mes compétences :
Organisation
Industrie
Discrétion
Polyvalence
Service
Gestion
Coordination
Achats
Relationnel

Entreprises

  • Institut de Physique du Globe de Paris - Assistante de Direction

    2014 - maintenant

  • Commissariat à l'Energie Atomique (CEA) - Assistante de direction (mission d'intérim)

    2013 - 2014 - Gestion des agendas sur Outlook,
    - Organisation de déplacements (missions) et de rendez-vous complexes,
    - Organisation de grandes réunions (CGOP, COMOS, audit AERES) avec constitution des dossiers,
    - Secrétariat du Service des Programmes (7 personnes),
    - Recherche dans les Journaux Officiels d’articles pour diffusion,
    - Suivi des congés du service,
    - La gestion des tâches de secrétariat/Assistanat,
    - Binôme avec l’Assistante du directeur du Service.

  • SVR Cosmetic Full Services - Assistante commerciale & administrative

    2012 - 2012 - La préparation et mise en place des supports de présentation des rendez-vous commerciaux (français ou anglais), des fiches techniques.
    - Le suivi de la prospection commerciale, des projets en appel d’offre et des clients. Envoi des échantillons, informations au client. Présentation offres clients.
    - Gestion du CRM sous Salesforce
    - La mise en forme, l’actualisation et l’analyse des tableaux de bords, du budget, de compte d'exploitation,
    - L’organisation des réunions, des groupes de travail et des séminaires,
    - La traduction des documents commerciaux et marketing en anglais,
    - La gestion des tâches de secrétariat

  • VESSEL EUROPE - Assistante Administrative

    2011 - 2012 - Gestion de tout l’aspect administratif avec un rôle centralisateur au
    sein de la société autant avec le Service Commercial qu’avec la
    Direction et le Service Après-vente.
    - Administration des ventes sur la gestion commerciale et saisie comptable
    (écritures, rapprochements bancaires, notes de frais, …) sur la gestion
    comptable SAGE ligne 100,
    - Gestion d’agendas, organisation de l'inauguration des locaux,
    - Interface Clients, facturation, règlement des litiges et relances des
    paiements,
    - Gestion du stock,
    - Gestion des achats (maison mère au Japon, Europe et France),
    - Reporting mensuel à notre société,
    - Interface Fournisseurs avec Gestion du transitaire et des transporteurs.
    - Relations avec la Banque pour le compte Société avec gestion du logiciel
    bancaire (GCMS - Bank of Tokyo).

  • Bollegraaf France - Assistante de Direction

    2006 - 2009 - Gestion de tout l’aspect administratif avec un rôle centralisateur au
    sein de la société autant avec le Service Commercial qu’avec la
    Direction et le Service Après-vente.
    - Administration des ventes sur la gestion commerciale et saisie comptable
    (écritures, rapprochements bancaires, notes de frais, …) sur la gestion
    comptable CEGID,
    - Gestion d’agendas, organisation d’intervention, de déplacements des
    collaborateurs
    - Interface Clients, règlement des litiges et relances des paiements,
    - Gestion de la flotte automobile avec choix des organismes de Location,
    (de la commande à livraison des véhicules) – des assurances (locaux, RC)-
    du social (suivi des visites médicales, suivi Cpam, …).
    - Gestion de la société de maintenance informatique (choix du prestataire,
    suivi de la migration de serveur, …)
    - Gestion de la base de données (CRM),
    - Reporting hebdomadaire et mensuel à notre société mère aux Pays-Bas,
    - Interface Fournisseurs avec Gestion des Achats et des Transporteurs.
    - Activité Marketing avec l’envoi d’invitations pour les salons
    (Pollutec), communication avec les revues spécialisées, envoi de bus
    mailing avec société spécialisée.
    - Relations avec la Banque pour le compte Société avec gestion du logiciel
    bancaire (ETEBAC).

  • Rapid France - Assistante commerciale

    2003 - 2006 - Gestion de 3 commerciaux, 2 agents, et 1 V.R.P,
    - Administration des ventes sur la ligne commerciale et saisie comptable
    écritures, rapprochements bancaires, notes de frais, …) sur la ligne
    comptabilité 100 de Sage,
    - Interface Clients, règlement des litiges et relances des paiements,
    - Export sur nos clients en Europe, Afrique du Nord et Asie,
    - Gestion de la base de données (CRM),
    - Reporting hebdomadaire à notre société mère en Suède,
    - Interface Fournisseurs avec gestion des Achats et des Transporteurs.

  • Crawford Hafa - Assistante commerciale

    1999 - 2002 - Gestion de 5 commerciaux,
    - Administration des ventes sur Oracle puis Crawmator sur AS/400 avec
    commande des pièces aux usines France, Pays-Bas, Danemark, Suède et
    Allemagne,
    - Interface Clients, Règlement des litiges et relances des paiements,
    - Recherche et candidatures aux appels d’offre du BOAMP

  • Adecco - Assistante commerciale

    Villeurbanne 1997 - 1999 - Administration des ventes sur logiciel BIPI sur AS/400,
    - Interface Clients, Règlement des litiges et des demandes d’échantillons,
    - Envoi de documentation produit.

  • AOIP Services - Assistante commerciale

    1995 - 1996 - Gestion de 3 commerciaux,
    - Propositions commerciales et tableaux de bord,
    - Administration des ventes,
    - Interface Clients, relances des paiements,

  • RESEAUDIS - Assistante commerciale

    1991 - 1995 - Gestion de 3 commerciaux, et un technicien.
    - Propositions commerciales et relances avec télémarketing sur clients et
    prospects,
    - Participation au salon Telecom Network,
    - Administration des ventes,
    - Gestion des achats avec négociation des prix.
    - Interface Clients, Règlement des litiges et relances des paiements

  • SLIFAC - Assistante de direction

    1990 - 1991 - Participation à l’élaboration et à la réalisation de cahiers des charges,
    - Suivi des achats et recouvrement des paiements

  • CEGEDIM - Assistante commerciale

    Boulogne-Billancourt 1987 - 1990 - Administration des ventes au sein d'un service abonnement aux revues
    médicales,
    - Définition des cibles et suivi des réalisations,
    - Facturation et suivi des règlements

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