SFEIR
- Assistante de Direction
NEUILLY SUR SEINE
2008 - 2012
Secrétariat de direction
• Secrétariat PDG (Téléphone, courrier, gestion agenda, réservations restaurants, voyages….)
• Tri courrier entrant, dispatching et affranchissement du courrier
• Organisation des déplacements (réservation train, hôtel etc…)
• Accueil des visiteurs, réception des appels téléphoniques et transmission des messages
• Gestion des stocks de fourniture et consommables informatiques
• Gestion des plannings de réservation : salles de réunion et d’entretien
• Mise à jour des listes téléphoniques
• Note de frais diverses
• Préparation des manifestations (Séminaires, réunions plénières, Business Review…)
• Organisation des déménagements et aménagements des locaux
• Relation fournisseur (machines à café, bonbonne d’eau, ménage, photocopieuses, machine à affranchir…)
Secrétariat commercial
• Rédaction, enregistrement, suivi et transmission des contrats clients
• Réponse aux appels d’offre (partie administrative)
• Mise en forme des CV des collaborateurs ou candidats pour les 6 commerciaux
Communication interne
• Élaboration de la Newsletter mensuelle en collaboration avec la responsable communication et des principaux dirigeants de la société (articles de presse, actualité des projets et évènements divers)
• Mise à jour du livret d’accueil de la société
Ressources humaines
• Établissement de courriers collaborateurs (contrats, avenants, titularisations, arrêts période d'essai, attestations, etc.)
• Classement des documents dans les DUP (Dossiers Uniques du Personnel)
• Envoi des réponses négatives par mail aux candidats
• Participation au processus de formation des salariés (recherche d’organisme, prise de contact, inscription des salariés)
• DUE, remise des badges, poste de travail
• Suivi des dossiers mutuelle/prévoyance
• Commande, gestion et envoi des titres restaurants
• Gestion des congés collaborateurs (saisie et transmission au service paie)
• Gestion des visites médicales
