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Julie FELIX

Paris Cedex 19

En résumé

Diplômée d’Ecoles d’Arts, j’ai tout d’abord débuté dans la vie active en tant que graphiste/Illustratrice.

Très vite j’ai souhaité créer ma société en qualité d’artiste peintre/illustratrice mais la vie économique d’un jeune artiste n’étant pas pérenne, j’ai pris la décision de me reconvertir dans le domaine de l’Assistanat de Direction pour lequel je suis repartie vers les bancs de l'école.

Avec plus de 15 ans d'expérience en tant qu’Assistante de Direction Senior pour le compte de divers grands patrons d’entreprises privées ou d’association, j'occupe à présent le poste d'Office Manager au sein de la Direction Générale de la filiale immobilière du Groupe Pierre & Vacances-Center Parcs et ai la chance également d'intervenir en qualité de "Chief Happyness Officer" auprès de mes collaborateurs.

En perpétuelle recherche d'évolution professionnelle, je suis convaincue qu'il ne faut pas seulement s'attacher au cursus parfois stéréotypé par les intitulés de poste, mais bien s'attarder sur la complexité humaine, ses compétences et ses réalisations. Dans l'ère digital qui est le nôtre, c'est là LE réel atout pour mener à bien les managements de projets ou humains auxquels j'espère être confrontée et challengée dans un futur proche.

Mes compétences :
Pack Office
Créativité
Professionnalisme
Patience
Discrétion
Windows
Relationnel
Mac OS X
Autonomie
Droit social
Veille juridique et législative
Droit du travail
Organisation d'évènements
Coordination de projets
Négociation commerciale
Gestion événementielle
Gestion de projet
Organisation

Entreprises

  • Groupe Pierre & Vacances Center Parcs - Office Manager

    Paris Cedex 19 2016 - maintenant • Responsable du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau.
    • Interface et contact privilégié de la majorité des demandes externes et internes.
    • Interface et porte-parole entre les membres de la Direction et les collaborateurs de la société - Médiateur premier niveau en cas de conflits
    • Elaboration et suivi du projet mis en œuvre : PVCI Happyyyy !!! Le bien-être au travail
    • Assistanat classique du Président (agenda, évènements, réunions/Comités, etc.)
    • Gestion des services généraux de PVCI et pour certains aspects, en lien avec ceux du Groupe PVCP (flotte des véhicules de fonction, gestion des stocks, lignes mobiles, parc informatique, intendances des bureaux, etc.)
    • RH : intégration et sortie des effectifs, création de profil, création des D.A.R, suivi des congés, NDFs
    • Juridique : mise en place de contrats en lien avec ou sans la DGA et/ou la Direction juridique (Adhésions ANACOFI, contrats agents commerciaux, vérifications juridiques diverses)
    • Comptabilité : création fournisseur, facturation, approbation, rapprochements bancaires (outil SAP/GASPAR)
    • SAV divers des dossiers propriétaires et clients du Groupe PVCP

  • / - Année sabbatique suite à la naissance de ma fille

    2014 - 2016

  • FEDALIM / FNCG / ANMF - Assistante de Direction du Délégué Général - Assistante aux affaires juridiques et sociales

    2013 - 2014 FEDALIM / FNCG / ANMF
    • Rédaction des circulaires sociales
    • SVP auprès des adhérents des trois organisations professionnelles
    • Organisation logistique des commissions paritaires, patronales, des CPNE et des commissions de validation des accords

    Autre : Formation sur la CCNIC (Convention Collective Nationale des Industries

    FEDALIM
    • Organisation logistique des Assemblées Générales/Conseils d'Administration
    • Préparation des notes de séances
    • Mise en ligne des circulaires
    • Création de revues de presse
    • Prise de notes en réunions
    • Rédaction de comptes rendus
    • Gestion des déplacements
    • Organisations des déjeuners

  • CODEXA - Assistante de direction polyvalente

    Levallois-Perret 2011 - 2013 Administratif / secrétariat classique :
    • Accueil des intervenants extérieurs
    • Standard – Filtrage des appels
    • Frappe de documents – Saisie informatique
    • Création/Mise en forme de documents de présentation (ex : Powerpoint)
    • Organisation de déplacements externes (réservation hôtel, billets de train)
    • Gestion des stocks (Monoprix, Office dépôt)
    • Gestion du courrier entrant et sortant
    • Publipostage (déménagement, etc.)
    • Mise à jour de la BDD contact Outlook
    • Archivage/Classement

    Comptabilité :
    • Facturation ventes – Relance factures impayées
    • Suivi et relance des bons de commandes
    • Paiement des factures achats (virements, chèques, TIP)
    • Préparation des éléments comptables mensuels (du 1er au 5 de chaque mois) et annuels (TVA, le 19 de chaque mois)
    • Suivi des Cotisations / Impôts (IS : acompte annuel) / Taxes / Charges sociales (trimestriel)
    • Suivi et pointage des comptes bancaires sociétés - etc. (2 fois/semaine)
    • Commande de chéquiers
    • Encaissements chèques

    Commercial :
    • Tri, préparation et envoi des appels d’offres
    • Établissement de devis
    • Relationnel clientèle concernant la logistique des réunions
    • Participation aux réunions de cadrage avec les clients

    Ressources Humaines :
    • Chargée de recherche profil Bac +4/5
    • Organisation des sessions de recrutement (mise en place des tests de recrutement sur place et sur l’extranet –mise en conditions des candidats)
    • Gestion des dossiers du personnel (Mutuelle entreprise, congés, tickets restaurant, arrêts maladie, médecine du travail, etc.)
    • Mise à jour du registre du personnel
    • Établissement des contrats de travail – Déclaration DUE – Suivi des entrées/sorties
    • Préparation des éléments de salaires
    • Gestion des frais du personnel
    • Gestion des factures « indépendants »

    Production :
    • Récupération mensuelle et annuelle des dates de réunions
    • Préparation logistique des réunions
    • Récupération des informations/documents nouveaux clients
    • Scan de dossiers préparatoires aux réunions
    • Suivi des demandes post-réunions (déclarations, liste d’émargement, etc.)
    • Pré-validation et mise à jour des fiches client
    • Création des dossiers Extranet sur 6 mois pour les clients sur audio
    • Création des comptes Extranet Clients/rédacteurs
    • Création et envoi des fiches missions aux rédacteurs
    • Gestion du fichier BD Suivi Missions
    • Mise à jour des entrées et sorties du matériel audio sur la BDD Liste rédacteurs
    • Gestion du planning en collaboration avec les relecteurs en l’absence du gestionnaire de planning
    • Création et mise à jour des glossaires (1 fois par an, en général en août)
    • Relance des réunions sur enregistrements

  • Manpower Professional - Assistante

    Nanterre cedex 2010 - 2010 • Accueil des clients et candidats
    • Standard / Filtrage des appels
    • Prise de RDV
    • Mise en forme de documents de présentations
    • Mise en place d’outils de travail / documents types
    • Création de présentation PowerPoint
    • Organisation de déplacements externes
    • Gestion des stocks fournitures
    • Gestion du courrier
    • Saisie informatique

  • ULTEAM - Assistante de Direction

    2004 - 2010 • Standard / Filtrage des appels
    • Facturation
    • Gestion des agendas
    • Gestion des congés
    • Saisie informatique
    • Tenue des comptes sociétés
    • Archivage/Classement
    • Création de présentation PowerPoint
    • Suivi des dossiers du personnel (mutuelle, retraite, tickets restaurant…)
    • Etablissement des contrats d’embauche (DUE, médecine du travail…)
    • Suivi des formations inter et intra entreprise
    • Prospection et tenue des dossiers fournisseurs
    • Organisation de réunions
    • Gestion des stocks

  • FOTOVISTA - Assistante Base de Données

    2003 - 2004 • Suivi des entrées produits et des stocks
    • Interface avec le pôle « traduction Europe »
    • Interface avec le SAV

Formations

Annuaire des membres :