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ENGIE
- Assistante de Direction bilingue français / anglais du Directeur R&T Monde, Membre du COMEX
COURBEVOIE
2015 - 2016
Intérimaire dans le cadre du "projet d'Entreprise", de la COP21, du Forum Economique Mondial de Davos...:
Assurer l'assistanat personnel et privé du Directeur, être facilitatrice de son quotidien.
Être l'interlocutrice privilégiée DRT pour les sociétés du groupe, des prestataires de service, des Ministères et Ambassades.
Gérer un agenda particulièrement complexe et mouvant.
Organiser les déplacements en voiture, train ou avion (Europe, USA, Amérique du Sud, Asie...).
Organiser les réunions : fixer les dates, réserver les salles, prévoir les vidéo conférences et les conférences téléphoniques et tous matériels nécessaires, commander les collations, les plateaux repas, commander les badges et accès parking pour les visiteurs, les accueillir.
Organiser les petits-déjeuners, les déjeuners ou les dîners.
Traiter les notes de frais, les rapprocher des relevés bancaires.
(liste non exhaustive et évolutive)
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Valeo
- Assistante trilingue du Senior VP, Directeur R&D, Product Marketing et PI
Paris
2015 - 2015
Intérimaire au siège parisien d’une organisation complexe, au service du Senior Vice-President R&D, Product Marketing et PI :
Prendre en charge l’organisation quotidienne et logistique de son emploi du temps et superviser le travail d’une Senior Assistant.
Gérer un agenda particulièrement complexe et chargé (prendre les rendez-vous, organiser les réunions internes ou externes, les déplacements dans le monde entier et ce, jusqu’à fin décembre 2015).
Prêter main forte pour la convention internationale de début 2015 (200 personnes du groupe sur 2 jours).
Traiter les notes de frais sous SAP.
Etre l’interface avec les filiales mondiales du groupe pour collecter, coordonner et diffuser les informations.
Utiliser MS Office mais aussi Gmail (et l'univers Google).
Passer les commandes sous SAP (après mise en concurrence des fournisseurs), les réceptionner, en valider les factures.
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Airbus Defence & Space
- Assistante trilingue allemand du VP allemand Head of Ariane 5 programme
2014 - 2014
CDD pour un remplacement congé maternité au Mureaux (78) :
Assurer la transition entre l'ancien et le nouveau Vice-Président (tous deux de nationalité allemande) du programme Ariane 5.
Organiser des réunions (vidéo conférences), des évènements internes et externes (célébration des tirs réussis) ainsi que des "workshops".
Assister aux retransmissions des tirs Ariane 5 depuis le site des Mureaux en tant qu'invitée puis invitée VIP (en "base arrière").
Assister aux réunions en anglais.
Gérer l’agenda particulièrement évolutif.
Optimiser la logistique des déplacements et voyages en France et à l'étranger.
Gérer les mails, le courrier et le téléphone en anglais, français et allemand.
Collaborer avec des équipes situées sur plusieurs sites en France, en Europe et en Guyane française.
Être en contacts avec les entités d'Airbus Defence & Space - Space systems, les industriels et les clients (Arianespace, ESA...).
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RENK
- Assistante de Direction trilingue du Président allemand
2006 - 2012
France - filiale MAN - Défense - Effectifs : 70 puis 44 en France - St Ouen l'Aumône (95)
Assistanat Classique de Haut niveau. Langues de travail : anglais et allemand. Aide ponctuelle à d'autres Directeurs (DAF/DRH, Directeur Recherche et Développement).
Interlocuteur privilégié des personnalités politiques françaises et étrangères.
Constituer des dossiers d'intelligence économique sur des personnes que le CEO pouvait être amené à rencontrer.
Réaliser des présentations PowerPoint particulièrement soignées.
Collecter et suivre tous les contrats clients (en France et à l'international) SESM / RENK France puis renseigner en Anglais le "Contract Center" du Groupe MAN à l'aide de ces contrats.
Organiser des voyages complexes à travers le monde en assurant la sécurité des voyageurs (CEO, clients avérés ou potentiels...).
Prendre en charge l'organisation de réceptions et d'évènements.
Mettre en page et vérifier la traduction des documentations technico-commerciales dans les langues étrangères. Gérer le stock des documentations.
Choisir et commander des cadeaux pour les Clients étrangers. Gérer le stock de ces cadeaux.
Organiser et animer pour le personnel un week-end "Teambuilding" sur Munich à l'occasion des 125 ans d'existence de RENK AG à Augsbourg.
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Fujitsu Siemens Computers
- Assistante de Direction trilingue du Directeur Général
ROISSY EN FRANCE
2005 - 2005
Intérim
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DYRUP France
- Responsable Administration Commerciale Export Groupe
2001 - 2004
DYRUP France ex. XYLOCHIMIE - Traitement et décoration des bois - Effectifs : 210 en France - Rueil Buzenval (92)
Interlocutrice privilégiée des Clients du Groupe DYRUP. Chiffre d'Affaires activité 2.500.000 €. Langues de travail : anglais et allemand.
Recruter deux personnes pour le service Export reste du monde.
Vérifier les prix de revient, calculer des nouveaux tarifs et les diffuser (200 articles en 2001 - 700 articles à fin 2003).
Négocier des incoterms avec les Clients (ex-works au lieu de DDU).
Restaurer la communication et la confiance avec les clients en suivant de près la qualité des produits, les commandes, les expéditions/livraisons, les reliquats... environ 850 grosses commandes par an (activité saisonnière).
Créer et développer des outils de suivi (tableaux de bord sous EXCEL notamment).
Etablir des statistiques et des reportings mensuels pour la Direction Générale.
Participer au lancement des nouveaux produits sur les marchés Export (en coopération avec les Clients, le Marketing, les Achats, les usines...)
Faire modifier les designs suivant l'évolution de la Législation des marchés.
Approuver les renouvellements de marchés (éliminer les produits à rotation lente) suivant les prévisions de vente sur BPCS (ERP) et Business Object.
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XYLOCHIMIE
- Assistante de Direction / Facility Manager
1992 - 2001
DYRUP - Traitement et décoration des bois - Effectifs : 210 en France - Neuilly sur Seine (92)
pour le Directeur Administratif & Financier : chargée de
l'Administration Générale (Secrétariat Général et Services Généraux)
Assister le Directeur Administratif et Financier dans ses missions et objectifs (ponctuellement le Directeur Général). L'accompagner dans certains de ses rendez-vous.
Mettre en place le secrétariat de la DAF.
Assister aux réunions et en faire le compte-rendu en français ou en anglais.
Traduire de français en anglais et réciproquement.
Assister le DAF dans le cadre du rachat des sociétés VERALINE, DIP BATTLEY, DECAPEX.
Assurer le Secrétariat Général de 3 sociétés (XYLOCHIMIE / DIP BATTLEY et DECAPEX) jusqu'ici sous-traité à un cabinet d'avocats : Conseils d'Administration et Assemblées.
Sélectionner le logiciel de trésorerie (SYBEL), le paramétrer. Remplacer le Trésorier / Credit Manager durant ses absences.
Identifier, déclarer et suivre les litiges Clients assurés (montants des litiges supérieurs aux franchises). Etre l'interface entre le Commercial et l'Assureur, le Commercial et les Avocats.
Office Manager du site de Neuilly sur Seine (4 personnes sous mes ordres dont 3 recrutées par mes soins).
Préparer et contrôler le budget des Services Généraux de la Société.
Suivre, négocier, dénoncer les contrats des Services Généraux.
Etudier un déménagement de la société ; renégocier le bail 3 / 6 / 9 ans sur Neuilly sur Seine avec agrandissement des surfaces.
Négocier et organiser des travaux, des déménagements, des fermetures de site (Rennes, Toulouse, Lyon...).
Organiser le télétravail pour certains commerciaux de province.
Optimiser les surfaces de bureaux avec l'aide d'une architecte.
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TEROSON France
- Attachée de Direction trilingue / Trésorière
1990 - 1992
TEROSON - filiale GRACE puis HENKEL - Colles et adhésifs - Effectifs : 160 -
Asnières-sur-Seine (92)
Assister le Dirigeant (Anglais) et le DG dans leurs missions et objectifs. Assistanat personnel du Dirigeant (Anglais).
Assister les PDG, DG et DRH dans le cadre de la fusion BLACKSON / TEROSON puis dans le cadre du rachat par HENKEL à Düsseldorf.
Utiliser l'anglais et l'allemand comme langues de travail.
Préparer et contrôler le budget de la masse salariale pour les sites d'Asnières sur Seine (92) et de Chambly (60).
Recruter les intérimaires en vue de CDD ou CDI, les tester en anglais et en allemand.
Manager le personnel de l'accueil.
Assurer la trésorerie sur logiciel LION GTI (télétransmissions par 5 banques) : équilibrer les soldes journaliers, négocier les conditions de banque.
Assurer l'organisation des Conseils d'Administration et des Assemblées.
Rédiger et constituer des dossiers confidentiels en français et en anglais.
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TEROSON
- Acheteur produits
1987 - 1990
TEROSON - filiale GRACE puis HENKEL - Colles et adhésifs - Effectifs : 160 -
Chambly (60)
Manager l'Assistante Achats chargée des tâches administratives.
Rechercher et sélectionner (avec l'aide du laboratoire) les fournisseurs.
Négocier qualité, délai, sécurité, prix.
Etablir les prix de revient. Préparer le budget Achats de mon activité.
Mener des Audits Qualité chez les fournisseurs les plus importants sous l'autorité de la Responsable des Achats.
Gérer les stocks des composants et injecter les commandes sur informatique (ERP : CAELUS). Réceptionner les livraisons informatiquement.
Traiter et résoudre les litiges (manquants, avariés...) avec l'aide du Directeur de l'usine.
Participer aux inventaires annuels.
Assister aux réunions d'usine (organisées par le Directeur) et en établir le compte-rendu.
Rechercher (les) et collaborer avec les agences de publicité pour la création de plaquettes publicitaires, d'étiquettes produits...
Mettre à jour les consignes d'hygiène et de sécurité sur les marquages (en français, anglais ou allemand).
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SIEMENS
- Assistante bilingue allemand du Responsable Service Etudes & Logiciels
Saint-Denis
1984 - 1987
Division Energie & Automatisation :
Créer, organiser et assurer le secrétariat du service nouvellement créé et en pleine expansion.
Utiliser l'allemand (parfois l'anglais) comme langue de travail.
Assister le Chef de Service au quotidien pour les tâches classiques.
Initier les assistantes de la Division Energie Automatisation au fonctionnement du PC Lisa (APPLE).
Être habilitée Secret Défense.
