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Consulat Général de Belgique
- Assistante de direction / Gestion RH et compta
2010 - maintenant
Assistante de direction du Consul général: gestion du planning, réservation de voyages de service, note de frais, etc.
Mise en place et relais du service comptabilité suite à la fermeture du Consulat de Nice et de l'ouverture du Consulat Général à Marseille.
Gestion RH : DUE, cotisations sociales trimestrielles, fiches de paies, fin de contrat, etc.
Gestion comptabilité : règlement factures, imputations budgétaires et gestion des différentes enveloppes budgétaires accordées par le Département, traitement des recettes consulaires, demande de remboursement de la TVA, demande d'autorisation de paiement aux services concernés (dont régularisation de dépenses), etc.
Gestion "mobilier et immobilier" de la Chancellerie et des résidences des chefs de poste : baux et loyers, factures y afférant, états de debours, appel d'offres pour les différents prestataires de service, inventaire biannuels, etc.
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Trophos
- Assistante de direction bilingue anglais
Marseille
2009 - 2009
Remplacement de l'assistante de direction pendant ses vacances.
Assistanat direct du président et de ses collaborateurs.
Gestion des déplacements de tous les collaborateurs et des clients de la société (Congrès, conférences, visites clients en France et à l'étranger).
Secrétariat général (courrier, filtrage des appels, commande de fournitures, etc.).
Traduction des Press release (anglais->français).
Établissement des notes de frais, rapprochement bancaire CB.
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Mazars SA
- Assistante de direction bilingue anglais
Paris La Défense
2008 - 2009
Gestion générale du secrétariat (courriers, rédaction rapports, conception de documents, commande de fournitures, reliure des dossiers comptables, etc.).
Gestion du service marketing-communication régional PACA (organisation de petit-déjeuner et Victoires des Autodidactes).
Aide au service informatique (installation poste, imprimante, aide ponctuelle sur dysfonctionnement informatique).
Gestion des relances de factures (avant le passage au contentieux).
Assistance et contrôle d'un dossier d'Audit de la société Renault avec les experts comptables.
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Constructa Promotion
- Assistante de direction bilingue anglais
Paris
2008 - 2008
Mise en place complète de l'organisation du classement et de l'archivage du projet SAS SUEDE (projet de construction de 3 tours en IGH à la Joliette, plus gros projet privé de tours d'habitation en France depuis 20 ans).
Gestion de l'agenda du directeur de projet (prise de rendez-vous, réunions, déplacements -France ou étranger- et ce en contact permanent avec la Direction Générale, le PDG, la Direction Financière et la Direction de la Communication).
Assistance aux comités de pilotage hebdomadaires et rédaction des comptes-rendus.
Conception et mise en forme de documents (dont les supports d'animation de réunions en anglais ou français).
Aide au service informatique (installation poste, imprimante, aide ponctuelle sur dysfonctionnement informatique).
Suivi et règlements des chantiers (vérification des factures et règlements de celles-ci aux entrepreneurs).
Assistanat classique dont filtrage des appels (anglais et français) et gestion du courrier.
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Algoé SA
- Assistante de production
2006 - 2008
Conception et mise en forme de documents (supports d'animation, rapports d'études, illustrations cartographiques, reporting de projet, plannings et autres documents de gestion de projet).
Montage des dossiers de réponse aux appels d'offres des marchés publics (candidatures et propositions).
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Olivier Dain Perspectives
- Assistante de direction bilingue anglais
2005 - 2006
Suivi des commandes des fournitures pour la construction des villas de luxes (de la prise des commandes, au choix du transporteur jusqu'à leur réception).
Règlements fournisseurs (tant européens qu'américains).
Assistance rendez-vous clients américains (interprète).
Suivi des chantiers : rédaction mails et courriers aux clients, comptes-rendus des réunions de chantier hebdomadaires, convocations aux réunions de chantier, procès-verbaux de réception des travaux, plannings des travaux, marchés aux entrepreneurs.
Règlement des factures des entrepreneurs : vérification de l'exactitude du montant (avec assurances travaux), demande de fonds aux clients, rédaction des chèques, enregistrement des règlements.
Assistanat courant.
Gestion du stock des fournitures bureautiques.
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Sibarth Property Management
- Assistante de direction bilingue anglais
2004 - 2005
Rédaction des courriers et mails aux propriétaires (dont les appels de fonds).
Gestion des comptes propriétaires (10 villas individuelles de 3 à 5 chambres).
Suivi des commandes faites par et/ou pour les propriétaires pour leurs résidences secondaires en gestion.
Règlements fournisseurs et prestataires de services (en national et international).
Suivi et règlements des chantiers de rénovation.
Organisation complète des séjours des propriétaires dont des demandes particulières diverses et d'exception (réservation journée bateau, restaurants, séances massages à domicile, déplacement en charters privés, shopping list pour l'arrivée, etc.).
Saisie informatique après traduction pour les propriétaires des heures passées dans les villas par la personne en charge de leur maintenance.
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Sibarth
- Assistante bilingue anglais
2002 - 2004
Organisation des séjours des clients, demandes spéciales diverses (réservation journée bateau, restaurants, séances massages, etc.).
Saisie informatique (facturation aux clients et aux prestataires de services).
Rédaction des courriers et mails aux propriétaires et aux clients.
Gestion des comptes propriétaires.
Aide au service informatique (installation poste, imprimante, aide ponctuelle sur dysfonctionnement informatique, aide à la création et mise en place d'un nouveau logiciel de réservation KLEO).
Accueil téléphonique et physique des clients et propriétaires.
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Carat Bijouterie
- Assistante de direction bilingue anglais
2000 - 2001
Assistanat courant (prise de rdv, accueil téléphonique et filtrage des appels, gestion du courrier)
Suivi des commandes de bijoux et montres (fournisseurs européens et américains) de la prise de commande, au choix du transporteur jusqu'à la réception à l'aéroport ou au port (+ passage aux Droits de Quai)
Gestion des stocks et inventaire bi-annuel
Rapprochement bancaire
Règlements fournisseurs
Rédaction des courriers et des mails
Parallèlement aux 2 bijouteries de Saint-Barth : Secrétariat courant et social d'une petite société de vêtements pour enfants en Guadeloupe (vérification journalière de la caisse, gestion sociale du personnel, gestion des litiges sur les retards de livraison des marchandises, etc.)
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Cégétel Services - SFR
- Chargée de clientèle
1999 - 2000
Réception des appels clients : gestion des demandes diverses (explication fonctionnement appareil, facturation) et particulières : 6 mois au service rétention (résiliation contrat) - 86% de taux de rétention.
Aide ponctuel du responsable plateau (reprise appel téléphonique des litiges clients).
