CALASYS
- ASSISTANTE DE DIRECTION
RILLIEUX-LA-PAPE
2014 - 2023
Gestion pluridisciplinaire :
- administrative :
Tenue du standard téléphonique et de l'accueil, gestion du courrier, des emails, des correspondances, élaboration de formulaires, présentations et fiches références, diffusion CR et notes de services ou d'informations.
Optimisation des processus, établissement des procédures de gestion.
Suivi du parc et de le flotte de véhicules.
Classement et archivage.
Rangement suivi de l'entretien des locaux.
- commerciale et bancaire :
Suivi du CA et des encours, préparation et mise à jour du plan de trésorerie, gestion des banques, suivi des retenues de garanties et des cautions bancaires, calcul des révisions.
Préparation des réponses aux appels d'offres, mise à jour des documents légaux.
Gestion des commandes clients, avenants et OS ou FTM, marchés et suivi des chantiers.
Préparation du dossier de qualification QUALIFELEC.
- comptable :
Supervision comptable durant 5 ans pour la comptabilité générale : contrôle de gestion et participation au bilan, échanges avec expert comptable.
Rapprochement comptabilité analytique et générale.
Comptabilité clients : établissement des situations de travaux, facturation, préparation des DGD, suivi des encaissements et des relances.
Comptabilité fournisseurs : contrôle des factures, imputation des factures et règlements en comptabilité analytique, préparation des règlements, suivi des échéanciers, comparatif et choix des prestataires, optimisation des coûts de fonctionnement, gestion des achats et de la sous-traitance.
- sociale et fiscale :
Elections délégués au CSE, formalités embauche et départ salariés, suivi des absences, visites médicales, subrogations, notes de frais, gestion des variables de paie, suivi des formations et habilitations, suivi des déclarations de cotisations et des paiements.
- juridique :
Gestion plan de sauvegarde et continuation, suivi rapports CAC et AG.
RUBIN-VARREON
- ASSISTANTE DE GESTION, CADRE, EN CDI
2008 - 2013
Administratives : tenue du standard téléphonique et accueil physique, gestion du courrier, des agendas, des mails et des fax, des fournitures de bureau, rédaction de courriers, élaboration et mise en forme de documents de synthèse, classement et archivage.
Comptables : établissement des déclarations de TVA et suivi, participation au bilan, saisie des écritures comptables, rapprochement bancaire, lettrage et suivi des comptes, facturation clients, transfert des factures en comptabilité, gestion des encaissements clients et des relances, contrôle et saisie des factures fournisseurs, élaboration et suivi des règlements fournisseurs et échéanciers.
Sociales et fiscales : accueil et intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des formalités d'embauche et départ du personnel, suivi des absences, des congés, des RTT, des visites médicales, des enquêtes dares, établissement des subrogations, suivi des portabilités mutuelle/prévoyance, gestion des éléments de paie, gestion des notes de frais, suivi des heures, des déplacements des collaborateurs, suivi des comptes tiers, émission des règlements.
Commerciales : aide ponctuelle aux collaborateurs (mise en forme et vérification de la syntaxe de documents notamment CCTP, bordereaux d’envoi…), gestion des situations de travaux, des états d’acomptes pour validation auprès des architectes, analyse des offres, liées à la consultation entreprises (DPGF), suivi du Chiffre d’Affaires et de la trésorerie, reporting, gestion des propositions d’honoraires et contrats, cessions des nouveaux marchés à un organisme de financement, et suivi des règlements affectés, établissement des appels d’offres publics et privés et suivi des candidatures, participation à la création d’un site internet, gestion de la maintenance et mise à jour.
