Mes compétences :
Autonomie professionnelle
Base de données
Travail en équipe
Bureautique
Rigueur
Organisation du travail
Secrétaire polyvalente
Entreprises
Agence d'Etudes Urbaines de la Région Nantaise (AURAN)
- Assistante administrative et documentaire
2004 - maintenantGestion de la Documentation :
- Gestion du fonds documentaire (commander des ouvrages, répondre et anticiper les besoins de l'équipe, suivi des arrivées des ouvrages, alerte auprès de l'équipe)
- Gestion des abonnements (abonnements, réabonnements, résiliation, suivi des arrivées des abonnements, alerte auprès de l'équipe)
- Veille informative quotidienne et professionnelle et revues de presse
- Recherche documentaire, élaboration de dossiers thématiques et mise à jour
- Articulation des archives (récupération de documentation, études, issues du traitement des archives)
- Suivi et réponse aux demandes de renseignements.
- Archivage et classement du fonds documentaire
Assistanat :
- Gestion d'agenda
- Accueil physique et téléphonique (6-7 lignes)
- Saisie, rédaction et mise en page de courriers, notes et ordres du jour. (Word)
- Organisation des réunions interne et externe tel que des séminaires et conférences ( envoi invitation, gestion des inscriptions en ligne, organisation de réunion préparatoire)
- Organisation des déplacements et des inscriptions de l'équipe ( réservation billets et hôtels),
- Organisation du traitement des candidatures, enregistrement et réponse.
- Suivi des stocks de fournitures, recensement des besoins en fourniture de l'équipe et vérification des livraisons,
- Organisation et préparation des Assemblées générales et Conseils d'administration (rétroplanning, envoi des invitations, réservation de la salle, constitution des dossier de séance, préparation de la relance, feuille émargement, accueil des participants, comptabilisation des présences pour le quorum, recensement des besoins en matériel ...)
- Utilisation et résolution des problèmes de matériels de reprographie,
- Classement et archivage
- Préparation de dossier pour des rendez-vous.
Communication :
- Gestion de la diffusion de nos publications (mailing papier (Word/ Excel) et numérique (MailChimp))
- Gestion et mise à jour de notre base contacts (Excel, filemaker pro)
- Alimentation et mise à jour du site internet,
- Organisation du planning pour préparer les mises en ligne et diffusion des publications,
- Gestion des stocks de publications
- Participation aux réunions communication,
